Kuinka ottaa kaikki irti tiedolla johtamisesta tilitoimistossa?

Julkaisimme aikaisemmin blogikirjoituksen tilitoimiston tiedolla johtamisesta, ja tämä kirjoitus on jatko-osa siihen. Jos et ole vielä lukenut edellistä artikkelia, kannattaa tutustua siihen. Kuten edellisessä kirjoituksessamme totesimme, tilitoimistot ovat harvinaisen hyvässä asemassa tiedolla johtamisen näkökulmasta. Tilitoimistoissa normaali työskentely kerryttää jatkuvasti arvokasta tietoa, jota voi hyödyntää monella tavalla.

Tässä artikkelissa pohdimme:

• miten tilitoimistoa voisi johtaa, jotta tiedosta saadaan paras mahdollinen hyöty irti
• minkälainen kulttuuri tukee tiedon hyödyntämistä
• minkälaista osaamista vaaditaan, kun tietoa halutaan hyödyntää.

Tiedolla johtaminen ei ole perinteistä johtamista

Sana ”johtaminen” saattaa aiheuttaa tiedolla johtamisesta puhuttaessa väärinymmärryksiä, jotka on tärkeää korjata heti alkuun. Perinteinen esimiehen ja alaisen välillä tapahtuva johtaminen on vain yksi asetelma, jossa voidaan johtaa tiedon avulla. Tietoa voi ja kannattaa hyödyntää myös monissa muissa tilanteissa. Jokaisen pitää työelämässä johtaa itseään, ja monissa yrityksissä henkilöstön roolit saattavat olla hyvinkin itsenäisiä. Tilitoimisto on tästä hyvä esimerkki, sillä yksittäinen kirjanpitäjä saattaa työskennellä täysin itsenäisesti omien nimettyjen asiakkuuksiensa parissa. Asiakkuuksista puheen ollen, niitäkin voidaan johtaa, kuten myös monia muita asioita, esimerkiksi myyntiä, markkinointia tai palvelutuotantoa.

Oli asetelma minkälainen tahansa, tiedolla johtaminen ei ole pelkkää mittarin valintaa, tavoitetason asettamista ja sen toteutumisen seuraamista. Olennaista on hahmottaa jo etukäteen, millaisiin päätöksiin tiedolla on tarkoitus vaikuttaa tai millaisiin toimenpiteisiin voidaan ryhtyä. Valitettavasti tyypillistä on, että yrityksessä kerätään monipuolisesti erilaista tietoa ja sen perusteella muodostetaan useita mittareita, jotka on mahdollisesti myös tuotu koko henkilöstön nähtäville, mutta prosessi pysähtyy siihen. On ajateltu ehkä, että kun mittarit ovat kaikkien nähtävillä, ne ohjaavat jotenkin automaattisesti asioita ja henkilöstön käyttäytymistä oikeaan suuntaan. Pienessä mittakaavassa tätä saattaa tapahtuakin, mutta todelliset hyödyt saadaan vasta, kun polku mietitään loppuun asti ja viedään käytäntöön.

Tiedolla johtamisessa määrä ei korvaa laatua. Itse asiassa pitämällä seurattavan tiedon määrä kohtuullisen vähäisenä saatetaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä, kun ihmisiä ei rasiteta valtavalla tietotulvalla. Muutamat perusteellisesti mietityt tiedon hyödyntämistavat saattavat tuoda yksinkertaisuudessaan isot hyödyt. Esimerkiksi jos jokin kerätty tieto on jalostettu seurattavaksi mittariksi, voidaan etukäteen määritellä, missä tilanteessa mittaria seurataan ja kuka sen tekee. Lisäksi voidaan määritellä, miten toimitaan, jos mittari saavuttaa tai laskee alle jonkin tietyn tason. Tällä tavoin mittarin seurannalla on selkeä tarkoitus.

Kulttuuri ratkaisevassa asemassa

Jotta tiedolla johtamisesta saisi mahdollisimman paljon irti, sen tulee olla osa organisaatiokulttuuria ja erilaisia toimintatapoja. On tärkeää, että tietyt mittarit tai seurattavat asiat kulkevat koko ajan mukana työntekijöiden arjessa esimerkikiksi osana kokouskäytäntöjä tai oman tekemisen kuukausikelloa. Jokaisen työntekijän tulisi tuntea yhteiset mittarit ja niiden tulkinta käytännössä. Tiedolla johtamisen kulttuurin jalkauttaminen vaatii paljon toistoa ja opettelua – kun tarpeeksi sinnikkäästi jatkaa, niin jossain vaiheessa siitä muodostuu itsestään selvä tapa toimia.

Tiedolla ja mittareilla voidaan saada aikaan jopa negatiivisia vaikutuksia, mikäli kulttuuri ei tue tiedolla johtamista. Esimerkiksi kyttääminen, salailu ja epäoikeudenmukaisuudet ovat jo sinänsä vahingollisia työpaikan yhteishengelle, mutta kaiken lisäksi ne voivat vesittää tiedolla johtamisen ponnistelut. Sen sijaan avoimuus, ennakkoluulottomuus, oikeudenmukaisuus ja objektiviisuus luovat hedelmällisen kasvualustan tiedolla johtamiselle. Viime aikoina puheen aiheena ollut kokeilukulttuuri sekä siihen liittyvä epäonnistumisten hyväksyminen ja niistä oppiminen ovat erinomaisia asioita myös tiedolla johtamisen näkökulmasta.

Yksi houkuttelevimmista tavoitteista tilitoimistolle on luoda tiedon avulla uusia palveluita asiakkaille. Jotta tilitoimiston henkilöstö omaksuu tiedon hyödyntämisen asiakkaiden palvelussa, on hyvä tehdä tiedon hyödyntämisestä arkea tilitoimiston omassa sisäisessä toiminnassa. Tämä on tärkeää tehdä mahdollisimman avoimesti ja yhteisenä ponnistuksena koko tilitoimiston voimin.

Osaaminen kunniaan

Helmikuisessa kirjoituksessamme jaoimme tiedolla johtamisen kahteen osaan: tekniseen ja inhimilliseen.
Teknologinen kehitys on johtanut tilanteeseen, jossa tiedolla johtamisen työkalujen käyttö on lähes kenen tahansa opittavissa. Näitä työkaluja ovat esimerkiksi:

• ohjelmistorobotiikkajärjestelmät ja integraatiot tiedon keräämiseen
• tietokannat ja tietovarastot tiedon säilyttämiseen
• business intelligence (BI) -järjestelmät tiedon jalostamiseen ja visualisointiin.

Näillä työkaluilla on mahdollista automatisoida tiedolla johtamisen tekninen osuus kokonaan tai lähes kokonaan. Hieman enemmän manuaalista käyttöä vaativista työkaluista voidaan mainita myös kaikkien tuntema Excel. Automaatiolla saavutetaan monesti selvästi parempi lopputulos, mutta Exceliäkään ei kannata kokonaan unohtaa.

Vaikka yllä mainittujen työkalujen opettelu on mahdollista, on eri asia, kannattaako siihen käyttää aikaa. Oman kokemuksemme perusteella tilitoimistot saavat parhaan hyödyn keskittymällä tiedolla johtamisen inhimilliseen puoleen. Senkin opettelussa on riittävästi haastetta ja valtavasti potentiaalia saavutettavana. Uskomme, että tilitoimisto voi saada merkittävää kilpailuetua tiedon hyödyntämisen kautta. Tekniseen puoleen tilitoimiston on mahdollista hankkia kumppani, joka auttaa rakentamaan joko räätälöidyn kokonaisuuden tai tarjoaa käytettäväksi valmiin tiedolla johtamisen palvelun. 

Jackbot on Procountoriin integroituva tiedolla johtamisen palvelun

Procountor-käyttäjille on olemassa integraatio Jackbot-palveluun, joka noutaa ja jalostaa tietoa Procountorin datasta, näin löytäen aiheita ja tilanteita, joihin liittyen tilitoimisto voi neuvoa asiakkaitaan. Jackbot on helppokäyttöinen automaattisen datan keräämiseen perustuva palvelun, jolla tilitoimisto pääsee hyödyntämään monipuolisesti tietoa omassa liiketoiminnassaan, mm. muotoilemalla valmiit raportit asiakkaille, tilitoimistojohdolle ja kirjanpitäjille. 

• Johtaminen ja raportointi
• Tilitoimisto

Viimeisimmät:

• Tilinpäätös – mikä se on, milloin se pitää laatia ja miksi?
• Auta asiakastasi muistamaan – Näin edistät saataviesi kotiutumista
• Lomat ja määräaikaiset työsuhteet palkanlaskennassa
• Lomapalkan, lomarahan ja lomakorvauksen laskeminen eri tilanteissa
• Näin positiivinen kassavirta heijastuu asiakkaisiisi – neljä hyötyä
• Automaattinen hiilijalanjälkilaskuri auttaa PK-yrityksiä ilmastotyössä
• Ostolaskujen käsittely – tärkeimmät vinkit ja työkalut

Aiheittain:

• Johtaminen ja raportointi ( 18 )
• Lainsäädäntö ja verotus ( 27 )
• Procountor ( 17 )
• Rahoitus ( 4 )
• Sähköinen taloushallinto ( 22 )
• Tilitoimisto ( 28 )
• Yhdistyksille ( 7 )
• Yrityksille ( 49 )