Tilitoimiston tiedolla johtamisessa vain taivas on rajana

Suuret tietomäärät ja niiden aktiivinen hyödyntäminen liiketoiminnassa kuulostavat ehkä tutuilta puhuttaessa IT-yrityksistä, verkkokaupoista tai muista kuluttajille suunnatuista nettipalveluista. Voisiko kuitenkin myös tilitoimistoissa olla mahdollisuuksia hyödyntää tietoa liiketoiminnassa? Meidän mielestämme kyllä voisi, ja itseasiassa hyvinkin merkittävässä mittakaavassa.

Kilpailuetua tiedon avulla

Datan hyödyntämisellä on tärkeä rooli yritysten menestymisessä ja kasvussa. Siihen liittyviä mahdollisuuksia ei ole kuitenkaan vielä viety käytännön tasolle pk-yrityksissä laaja-alaisesti. Esimerkiksi Elisan ja Suomen Yrittäjien teettämässä pk-yritysten digitaalisten työkalujen käyttöä mittaavassa tutkimuksessa kävi ilmi, että vain joka kymmenes yritys hyödyntää big dataa ja analytiikkaa omasta mielestään hyvin (Kauppalehti, 2018).

Datan hyödyntämisen yhteydessä puhutaan usein tiedolla johtamisesta. Sillä tarkoitetaan tiedon hyödyntämistä liiketoiminnassa ja päätöksenteossa. Yleensä tiedolla johtamisen kokonaisuuteen liittyy tekninen osuus, kun ensin kerätään raakadataa eri lähdejärjestelmistä, sitä jalostetaan ja lopuksi visualisoidaan dynaamisiksi raporteiksi. Teknisen osuuden hoitamiseksi on nykyään olemassa useita monipuolisia ja tehokkaita työkaluja myös pk-yritysten saatavilla. Tiedolla johtamisen inhimillinen osuus on huomioiden ja oivallusten tekemistä sekä niiden viemistä käytäntöön päätöksinä ja niihin liittyvinä toimenpiteinä.

Digitalisaatio on luonut valtavasti uusia mahdollisuuksia myös tilitoimistojen tiedolla johtamiseen. Koska eri prosesseista syntyvä data on yleensä valmiiksi sähköisessä muodossa, se saadaan kerättyä, yhdisteltyä ja jalostettua visuaaliseen muotoon. Tiedolla johtaminen mahdollistaa tilitoimistojen prosessien optimoinnin, toiminnan tehostamisen, uudenlaisten palveluiden tarjoamisen asiakkaille sekä liiketoiminnan kehittämisen. Parhaimmillaan se voi luoda huomattavaa kilpailuetua.

Tilitoimiston tietovarat

Tilitoimistojen tietovarat voidaan jakaa esimerkiksi seuraavalla tavalla:

1. Tilitoimiston omista prosesseista kertyvä data (taloushallinnon järjestelmät, toiminnanohjausjärjestelmät, laskutusjärjestelmät, työajanseurannan järjestelmät, CRM-järjestelmät jne.)
2. Asiakkaiden taloushallinnosta kertyvä data (taloushallinnon järjestelmät, toiminnanohjausjärjestelmät jne.)
3. Ulkoisista lähteistä saatavilla oleva data (Verottaja, YTJ, erilaiset www-sivut, some-kanavat jne.).

Tilitoimistojen omista prosesseista syntyy paljon dataa samalla, kun käytetään erilaisia järjestelmiä osana palveluntuotantoa. Tiedolla johtamisen kautta on esimerkiksi mahdollista seurata, onko laskutusasteisiin liittyvät tavoitteet saavutettu tai onko asiakaskohtainen kannattavuus halutulla tasolla. Itse asiassa harvalla muulla palvelutoimialalla on niin paljon valmiina mahdollisuuksia hyödyntää omaan toimintaan liittyvää yksityiskohtaista dataa kuin tilitoimistoilla! Asiakkaista ja heidän talousprosesseistaan kertyy myös todella paljon dataa osana tilitoimiston palveluntuotantoa. Kokoamalla tätä tietoa voidaan esimerkiksi tarkastella tilitoimiston koko asiakasmassaa kerralla ja seurata helposti, tulevatko kaikki viranomaisilmoitukset varmasti lähetettyä tai kuinka laajasti oletustiliöinnit ovat käytössä ostolaskujen käsittelyssä.

Asiakkaisiin liittyvää dataa voidaan hyödyntää myös esimerkiksi tunnistamalla tiettyjen toimialojen ominaispiirteitä ja viemällä kertynyt tieto osaksi palveluiden kehitystä, tuotteistusta ja myyntiä. Asiakkaista kertyvän datan jalostaminen voi tuoda tilitoimistolle uusia mahdollisuuksia esimerkiksi lisämyyntiin lakisääteisten palvelujen rinnalle. Sisäisen datan lisäksi kannattaa suunnata katse myös organisaation ulkopuolelle, sillä sieltä löytyy valtavasti mahdollisuuksia tilitoimiston tiedolla johtamiseen. Pelkästään YTJ:ssä on paljon tietoa, jota voi hyödyntää.

Lista konkreettisia esimerkkejä tilitoimiston tiedolla johtamisen käyttökohteista:

• kuukausittaisten toimenpiteiden seuraaminen (alv-ilmoitukset, täsmäytykset, kauden sulkeminen jne.) asiakastasolla
• poikkeamien tai virheiden havaitseminen asiakkaan taloushallinnon datasta
• asiakkaan taloushallinnon seuraaminen ja asiakkaan muistuttaminen tarpeen tullen (esim. erääntyneet laskut, toimittamattomat kuitit jne.)
• oman ajankäytön optimointi
• asiakkaan liiketoiminnan parempi ymmärtäminen
• oman toiminnan kannattavuuden seuraaminen
• ulkoisten tietolähteiden (esim. protestilista) seuraaminen ja asiakkaan neuvominen sen perusteella.

Miten päästä alkuun tiedolla johtamisessa?

Miten pääsee alkuun, jos ei ole aikaisemmin hyödyntänyt tiedolla johtamista tilitoimiston arjessa? Tässä vaihtoehtoja:

1. Koska tiedolla johtamisen työkalut ovat nykyään kaikkien saatavilla, on mahdollista lähteä pienellä kynnyksellä kokeilemaan itse. Tämä vaatii tilitoimistolta omaa ajankäyttöä ja osaamista kehitystyöhön esimerkiksi perehtymällä itse markkinoilla oleviin työkaluihin ja hankkimalla tarvittavaa osaamista omaan organisaatioon.

2. Tiedolla johtamisessa voi päästä hieman nopeammin liikkeelle yhteistyössä ulkopuolisen kumppanin kanssa, jolloin tiedolla johtamisen tekninen osuus voidaan ulkoistaa. Tässä kuitenkin tilitoimistolla on tärkeä rooli olla kehityksessä mukana määrittelemässä, mitä dataa kerätään ja miten se jalostetaan esimerkiksi erilaisiksi mittareiksi. Kannattaa aloittaa pienestä hallitusta kokonaisuudesta ja kokeilla käytännössä, miten yhteistyö sujuu.

3. Tiedolla johtamisen ratkaisuja voi myös ostaa valmiina palveluna, jolloin tilitoimisto voi siirtyä suoraan tiedolla johtamisen inhimilliseen osuuteen.

Jos tavoitteena on saada juuri omia toimintamalleja tukeva räätälöity ratkaisu, kannattaa valita vaihtoehto 1 tai 2. Jos löytyy valmiiksi rakennettu palvelu, joka tukee omia toimintamalleja, nopeiten ja helpoiten alkuun pääsee valitsemalla vaihtoehdon 3, joista yksi esimerkki on Procountorista saumattomasti tietoa jalostava Jackbot-ohjelmisto. 

Lue toisesta blogikirjoituksestamme konkreettiset neuvomme siihen, miten hyödyntää tietoa tilitoimiston johtamisessa.

Jackbot noutaa ja jalostaa tiedon tilitoimistollesi

Procountor-käyttäjille on olemassa integraatio Jackbot-palveluun, joka auttaa, Procountorin dataan pohjautuen löytämään aiheita ja tilanteita, joihin liittyen tilitoimisto voi neuvoa ja auttaa asiakasta. Jackbot tarjoaa tilitoimistoille valmiina ratkaisuna helppokäyttöisen automaattiseen datan keräämiseen perustuvan palvelun, jolla tilitoimisto pääsee hyödyntämään monipuolisesti tietoa omassa liiketoiminnassaan.

Jackbotin palvelu tukee koko tilitoimiston henkilöstöä ja myös tilitoimiston asiakkaita ja sen toiminnallisuuksista löytyy automaattiset raportit kirjanpitäjille heidän asiakkaistaan ja sähköpostimuistutukset asiakkaille.

Lähde:

Kauppalehti, 2018. Selvitys: Suomalainen yrityskenttä jakautuu, menestyjät hyödyntävät digitaalisuutta. 

• Johtaminen ja raportointi
• Tilitoimisto

Viimeisimmät:

• Tilinpäätös – mikä se on, milloin se pitää laatia ja miksi?
• Auta asiakastasi muistamaan – Näin edistät saataviesi kotiutumista
• Lomat ja määräaikaiset työsuhteet palkanlaskennassa
• Lomapalkan, lomarahan ja lomakorvauksen laskeminen eri tilanteissa
• Näin positiivinen kassavirta heijastuu asiakkaisiisi – neljä hyötyä
• Automaattinen hiilijalanjälkilaskuri auttaa PK-yrityksiä ilmastotyössä
• Ostolaskujen käsittely – tärkeimmät vinkit ja työkalut

Aiheittain:

• Johtaminen ja raportointi ( 18 )
• Lainsäädäntö ja verotus ( 27 )
• Procountor ( 17 )
• Rahoitus ( 4 )
• Sähköinen taloushallinto ( 22 )
• Tilitoimisto ( 28 )
• Yhdistyksille ( 7 )
• Yrityksille ( 49 )