Jussi Räsänen / 27.12.2022

Verkkolaskutus pähkinänkuoressa

Verkkolasku tarkoittaa sähköistä laskua, joka välittyy vastaanottajalle digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa.

Myyntilaskujen lähettäminen ja ostolaskujen käsittely ovat taloushallinnon kulmakiviä. Verkkolaskut ovat nykyaikaisin tapa hoitaa sekä laskujen lähetys että vastaanotto.

Procountorin kautta verkkolaskun luomiseen ja lähettämiseen et kuitenkaan tarvitse sen kummempaa teknistä osaamista kuin sähköpostilaskun lähettämiseenkään. Huolehdimme puolestasi kaikista teknisistä asioista ja varmistamme laskun perillemenon.

Lähettämäsi lasku kulkeutuu vastaanottajalle verkkolaskuoperaattorin avulla muutamassa minuutissa. Verkkolaskuoperaattorin voit ajatella ikään kuin sähköisen laskutuksen postitoimistona, joka vastaanottaa laskut ja välittää ne eteenpäin oikealle taholle.

Vuonna 2020 voimaan tulleen verkkolaskulain myötä yrityksillä tulee olla valmius lähettää laskut verkkolaskuina, jos asiakkaanasi on yrityksiä tai Suomen valtio. Laskun vastaanottajan ei tarvitse maksaa muilla tavoin saapuneita laskuja, jos he ovat ilmoittaneet vastaanottavansa laskut verkkolaskuna.

Tämän artikkelin luettuasi sinulla on hyvä ymmärrys siitä, mitä verkkolaskutuksella tarkoitetaan. Mikäli haluat ottaa verkkolaskutuksen käyttöösi, tutustu Procountorin kirjanpito-ohjelmaan.

Mitä on verkkolaskutus?

Yhdelle verkkolaskutus tarkoittaa paperisen laskun vastakohtaa, jolloin esimerkiksi sähköpostin liitteenä olevasta pdf-muotoisesta laskusta saatetaan puhua verkkolaskuna. Toiselle se on yhtä kuin konekielinen taloushallinnon- tai laskutusohjelmasta lähetetty lasku.

Verkkolaskulaki perustuu EU-direktiiviin ja ottaa kantaa verkkolaskun käsitteeseen. Laki määrittelee tarkasti annettavan tiedon muodon ja laskentasäännöt. Lain mukaan verkkolasku on sähköinen lasku, jonka tiedot siirtyvät rakenteisessa XML-muodossa taloushallintojärjestelmästä toiseen ja jonka tiedot on mahdollista lukea automaattisesti vastaanottavaan järjestelmään. 

Sähköinen laskutus toimii niin yritysten välisessä kaupassa kuin kuluttajakaupassakin.

Kuluttajaverkkolasku eli e-lasku on kuluttajan valitsemaan palveluun lähetetty verkkolasku, josta pääsee suoran yhteyden avulla maksamaan laskun verkkopankissa. Usein verkkolaskut lähetetään kuluttajille suoraan omaan verkkopankkiin, jossa maksaminen onnistuu näppärästi. 

Yritysten väliseen verkkolaskutukseen sovelletaan verkkolaskulakia, jonka mukaan yrityksillä on oikeus vaatia laskunsa toiselta yritykseltä sähköisessä muodossa.

Verkkolaskutuksen hyödyt

Verkkolaskutuksen hyödyt, kuvassa nainen katsoo kameraan

Moni yritys on kyllästynyt paperilaskujen käsittelyyn. Kun laskut saapuvat postilaatikkoon paperiversioina, pitää ne käsitellä manuaalisesti: kuvata tai skannata lasku ja kirjoittaa laskulla olevat tiedot. Tämä vie aikaa. Verkkolaskut yleisesti siis vähentävät paperin määrää, manuaalisuutta ja säästävät näin aikaa ja kustannuksia.

Verkkolaskutuksen hyötyjä ovat muun muassa:

  • Nopeus
  • Toimitusvarmuus
  • Säästöt mm. käsittely-, lähetys- ja vastaanottokuluissa
  • Turvallisuus
  • Ympäristöystävällisyys.

Laskuttamisessa virheiden määrä vähenee, kun manuaalisen prosessin tuoma inhimillisten erehdytysten mahdollisuus poistuu. Verkkolaskutukseen siirtyvän yrityksen kuluista karsiutuvat pois paperi- ja postimaksut, samoin paperin käsittelyyn kuulunut manuaalinen työ, skannaus-, arkistointi- ynnä muut kulut. Säästöä syntyy myös vastaanottajan päässä, kun lasku käsitellään. Lasku on nopea ja helppo maksaa ilman monia manuaalisia vaiheita.  

Verkkolaskuttaminen on manuaaliseen verrattuna luotettavampaa, kun yritys voi olla varma laskujen perillemenosta. Verkkolaskutus nopeuttaa laskutuskiertoa, koska lasku on perillä vastaanottajalla saman tien. Sähköiset laskut ovat tietoturvallisia, koska niiden oikeellisuus todentuu automaattisesti. Tämä on sekä laskuttajan että vastaanottajan etu.  

Verkkolaskuina laskunsa lähettänyt yritys pystyy seuraamaan laskutustilannetta ja maksutilannetta helposti ja muodostamaan kokonaiskuvan tilanteesta.

Miten verkkolaskutus toimii käytännössä?

Verkkolaskun lähettäminen ei sinänsä eroa juurikaan paperi- tai sähköpostilaskun lähettämisestä. Kun olet avannut Procountorin ja näppäillyt laskutiedot kuntoon normaaliin tapaan, valitset vain laskun lähetystavaksi verkkolaskun.

Procountor pitää automaattisesti huolen siitä, että lasku on nykyisten verkkolaskustandardien mukainen ja kaikki pakolliset laskumerkinnät on huomioitu.

Sitten tarvitset enää asiakkaasi verkkolaskuosoitteen ja operaattoritunnuksen lähettääksesi laskun perille. Ellet ole saanut osoitetietoja asiakkaaltasi, voit tarkistaa ne kansallisesta verkkolaskuosoitteistosta. Useimmiten ajantasaisin tietolähde on kuitenkin asiakasyritys itse.

Kaikilla Procountorin käyttäjillä on automaattisesti käytössä myös verkkolaskujen vastaanottomahdollisuus.

Verkkolaskulaki – oikeus vaatia laskut verkkolaskuina

Auli iskee silmää kuvassa

EU:n verkkolaskudirektiiviin pohjautuvan lain tavoitteena on vauhdittaa siirtymistä sähköiseen laskutukseen ja yhdenmukaistaa kaupankäyntiä. Sen myötä yrityksillä ja julkishallinnoilla on oikeus vaatia laskut verkkolaskuina.

Isossa kuvassa laki mahdollistaa siis enemmän automatisointia, vähentää virheitä sekä poistaa manuaalisen työn vaiheita.

Yhtenäinen standardi mahdollistaa tehokkaammat taloushallinnon prosessit, kun laskujen tietosisältö kulkee oikein suoraan sähköisessä muodossa. Ja tottahan toki verkkolasku on myös se ekologinen vaihtoehto.

Vuonna 2020 voimaan astunut laki koskee sekä julkishallintoa että yrityksiä. Lain myötä Suomen valtio ottaa vastaan vain verkkolaskuja ja yrityksillä on oikeus vaatia laskut verkkolaskuina.

Lain myötä laskun vastaanottajalla on oikeus jättää laskut maksamatta, jotka tulevat paperisena tai PDF muodossa, jos laskun toimitustavasta on erikseen sovittu tai on pyydetty verkkolaskua. 

Me Procountorissa pidämme huolen siitä, että laskusi täyttävät standardin mukaiset tiedot.

Miten ottaa verkkolaskutus käyttöön?

1. Ota ohjelmisto helposti käyttöösi

Verkkolaskutuksen käyttöönotto onnistuu helposti ottamalla Procountor-ohjelmisto käyttöön. Verkkokaupasta teet tilauksen näppärästi.

2. Avaa yhteydet

Procountorin käyttöönoton yhteydessä yritykselle voidaan avata verkkolaskuoperaattori Apixin verkkolaskutunnukset, jotka liitetään Procountoriin.

3. Hyödynnä verkkolaskuissa Finvoice-muotoa

Hyödynnä verkkolaskujen Finvoice-muotoa – Procountoriin voidaan liittää sekä Apixin että pankkien myöntämät Finvoice-muotoiset verkkolaskuosoitteet.

4. Lähetä laskusi

Myyntilaskutuksessa verkkolaskujen käyttöönotto onnistuu vaivattomasti: sähköisiä laskuja vastaanottaville asiakkaille haetaan sekä tallennetaan verkkolaskuosoitteet ja myyntilaskun lähetystavaksi valitaan verkkolasku. Tämän jälkeen lasku liitetietoineen lähtee sähköisesti nappia painamalla.

5. Ota käyttöön E-laskujen toiminnot

Hyödynnä verkkolaskujen Finvoice-muotoa – Procountoriin voidaan liittää sekä Apixin että pankkien myöntämät Finvoice-muotoiset verkkolaskuosoitteet.

6. Luo toimittajailmoitus

Toimittajailmoituksen avulla voit kätevästi ilmoittaa verkkolaskujen vastaanotto-osoitteesi toimittajille, jotta he voivat jatkossa toimittaa laskut verkkolaskuina suoraan Procountor-ympäristöösi. Lisätietoa toimittajailmoituksesta löydät Procountorin ohjekirjasta.

Procountor Taloushallinto -ohjelmistolla hoidat taloushallinnon täysin sähköisesti

Helpota kirjanpitoa ja siihen liittyviä lakisääteisiä velvoitteita Suomen suosituimmalla kirjanpito-ohjelmalla. Procountorilla hoidat rutiinit yhdessä ohjelmassa helposti ja aikaa säästäen. Joko yksin tai yhdessä kirjanpitäjäsi kanssa.

Jussi Räsänen

Jussi työskentelee Accountor Finagolla markkinoinnin ja myynnin asiantuntijana.