Procountor asiakastarina: JHI-Tilit Oy

1. Yhdistysrekisteri aina ajan tasalla

Membook on yhdistysten jäsenrekisterin pitoon, viestintään ja laskutukseen suunniteltu ohjelmisto, jonka voi integroida Procountoriin. Kun jäsenten yhteystiedot ylläpidetään keskitetysti Membookissa, ne ovat aina ajan tasalla eikä päivityksiä tarvitse tehdä esimerkiksi sähköpostilistoihin, laskutukseen tai esimerkiksi jäsenlehden postitusta varten erikseen.

– Näin jäsenrekisterin ylläpidosta tulee huomattavasti helpompaa, sanoo kirjanpitäjä Jaana Inkeroinen.

Inkeroisen omistama JHI-Tilit Oy käyttää Membook–Procountor-integraatiota kolmen yhdistysasiakkaansa kanssa. Vastuut ja roolitus sovitaan kunkin asiakkaan yksilöllisten tarpeiden ja esimerkiksi toiminnan laajuuden mukaan.

Jos yhdistyksen jäsenen osoite tai sähköposti muuttuu, hän voi päivittää muutoksen Membookiin itse. Rekisteriä voi päivittää myös kirjanpitäjä tai yhdistyksen työntekijä riippuen siitä, kuinka Membookin päivitysvastuu on yhdistyksen ja tilitoimiston välillä sovittu. Jos tilitoimisto ylläpitää jäsenrekisteriä, yhdistyksen henkilökunta pääsee katsomaan sitä ja ajamaan ajantasaisia listoja.

2. Yhdistyksen laskutus ja reskontran hallinta helpottuvat

Jäsenmääriltään suurten yhdistysten laskutus voi viedä paljon aikaa, ja siitä voi myös koitua yhdistykselle suuri kuluerä. Tämän Membook muuttaa.

Tavallisissa laskutusohjelmissa jäsenmaksut määritellään jokaiselle jäsenelle käsin, ja jos esimerkiksi opiskelija- tai eläkeläisjäsenille on määritelty alennusmaksuja, on summien määrittely työlästä. Membookissa alennusoikeudet määritellään jäsenen perustietoihin, ja näin laskut lähtevät aina automaattisesti oikeilla summilla.

Membook hoitaa reskontraa, joten kun maksuja suoritetaan, saa yhdistys ajantasaiset listat maksamattomista laskuista. Muistutuslaskut lähtevät Membookin kautta yhdellä napinpainalluksella.

– Laskutus ja reskontran hallinta tulevat itsekseen, mikä helpottaa huomattavasti laskutusta. Näin tilitoimistolta jää rutiinityötä tekemättä, sanoo Jaana Inkeroinen.

– Tässä on puolensa myös asiakkaalle. Jos laskutus on kauhean työlästä, se on myös tilitoimiston puolesta aika hintavaa. Jäsenlaskutus voi olla suuri kuluerä varsinkin pienille yhdistyksille, jotka eivät saa tukia vaan elävät jäsenmaksuilla. Membookin kautta laskutus saadaan toteutettua asiakkaalle kohtuullisin kustannuksin.

3. Jäsenmaksujen laskutus hoituu edullisemmin

Jos jäsenmaksujen laskutus voi tulla kalliiksi, voi hintaa kertyä myös maksusuorituksista.

– Jos jäsenlaskut lähtevät kerran vuodessa ja kirjautuvat muutamalle kuukaudelle, myyntilaskujen määrät nousevat niin suuriksi, että tositeperusteisessa laskutuksessa yhdistykselle tulee ongelmia, summaa Jaana Inkeroinen.

Aikaisemmin Inkeroinen saattoi jakaa yhdistysten jäsenmaksujen eräpäiviä useammalle kuukaudelle, etteivät kaikki laskut lähtisi Procountorista saman kuukauden aikana ja kirjautuisi ylimenevinä tositteina, joista tulisi yhdistykselle ylimääräisiä kuluja. Membookin kanssa ylimenevistä tositteista ei tule ongelmia. Maksusuoritukset kirjautuvat Membookille, joka vuorostaan tilittää maksut asiakkaalle kerran viikossa.

– Membook veloittaa asiakkaalta suoritusten mukaisesti. Mutta yhdistys hyötyy myös pankin kuluissa, kun yhdellä maksulla voi tulla sisään vaikka sata suoritusta ja viitemaksuja tulee näin sisään kappalemääräisesti vähemmän. Laskutus onkin yleensä Membookin suurin hyöty, sanoo Jaana Inkeroinen.

Toistaiseksi Membook ei tue verkkolaskutusta, mutta tässä Procountor ja Membook toimivat hyvin yhteen.

– Laskutan yhden yhdistysasiakkaani henkilöjäsenet Membookista, ja yhteisöjäsenille lähetetään verkkolaskut Procountorista. Jako on ollut järkevä, koska yhteisöjäseniä on vähemmän ja he haluavat verkkolaskun, Inkeroinen sanoo.

– Jos yhdistysten tilitoimistoilla olisi tietoa Membookista, uskoisin, että moni yhdistys ottaisi sen käyttöönsä. Jäsenrekisterin ylläpito on toimivaa ja jäsenrekisterilaskutus, joka aikaisemmin oli tosi työlästä tilitoimistolle, on nyt mielekästä, sanoo Jaana Inkeroinen.

Lue seuraavaksi:

Hoida yhdistyksen kirjanpito Procountorilla