Procountor asiakastarina: Moody Monday

Moody Mondayn Kiia Aarnio ja Isa Heinonen ryhtyivät vaatealan yrittäjiksi osittain koronan sanelemasta pakosta, sillä monen muun alalla työskentelevän tavoin he joutuivat lomautetuksi. ”Ajatus omasta liikkeestä oli ollut pinnan alla jo pidempään”, Aarnio kertoo perustamishetkestä, ”mutta silloin päätettiin, että nyt oli oikea hetki”. Yritys perustettiin vuonna 2020, ja keväällä 2021 ensimmäinen myymälä avattiin Helsingin Vallilaan.

Aluksi Moody Mondayn toiminta oli pientä, eikä Aarnio ollut suunnittelut heti toiminnan laajentamista. Pian kuitenkin avautui mahdollisuus avata oma myymälä Kampin kauppakeskukseen. Sittemmin kasvu on vain jatkunut, ja nyt ketjulla on viisi myymälää ja kolmetoista työntekijää omistajakaksikon lisäksi.

Second hand -liikkeen tarinaa värittävät nopea kasvu ja jatkuvasti muuttuvat tilanteet, mutta ainakin yksi asia on ollut vakio alusta asti: taloushallinnon ohjelmisto Procountor. Procountor on ollut yrityksen käytössä kirjanpitäjän suosituksesta heti alusta alkaen, ja vuosia myöhemmin se palvelee yhtä hyvin kuin alussakin.

Kuitit ja laskut kuntoon nopeasti – pelkällä puhelimella

Moody Mondayn pyörittämiseen liittyvä taloushallinto hoituu Aarniolta puhelimella. Aarnio käyttää Procountorin mobiilisovellusta, jonka avulla voi kuvata kuitit sekä käsitellä laskut aina luomisesta hyväksymiseen ja maksamiseen saakka.

Tyypillisenä työpäivänään Aarnio kuvaa kuitit talteen, ja sovelluksen automaattinen tekstintunnistus kirjaa kuitin tiedot, kuten summan, ostetut tuotteet ja ostopäivän, valmiiksi kuitille. Aarnion tehtäväksi jää tallentaa kuitin kuva tietoineen – tämä hoituu alle minuutissa. Tietokonetta ei ole tarve käyttää missään vaiheessa, joskin siihen on aina mahdollisuus, sillä käyttäjätunnukset Procountorin selainversioon ovat tismalleen samat.

”Käytän Procountoria vain puhelimella. Käytän sitä mistä tahansa, esimerkiksi jos käyn ostamassa jotain, laitan kuitit heti sovellukseen talteen. Voin myös hyväksyä siinä laskut. Minun ei käytännössä edes tarvitse mennä koneelle näiden asioiden kanssa”, Aarnio kertoo.

”Käytän Procountoria vain puhelimella. Käytän sitä mistä tahansa, esimerkiksi jos käyn ostamassa jotain, laitan kuitit heti sovellukseen talteen.”

Kiia Aarnio, Moody Monday

Yhteinen ohjelmisto säästää aikaa taloushallinnosta

Procountorin käytön myötä yrityksen taloushallinnon työnjako on selvä: tilitoimisto hoitaa kirjanpidon, ja Aarnion tehtäväksi jää tallentaa sinne kaikki kuitit ajallaan. Kuittien kuvaaminen käy Aarnion mukaan nopeasti, eikä kirjanpidon tehtäviä jää roikkumaan. ”Kirjanpito vie minulta aikaa vain puoli minuuttia päivässä”, Aarnio toteaa. Moody Mondayn toinen omistaja Isa Heinonen puolestaan huolehtii myyntilaskutuksesta. Näin kaikki osapuolet käyttävät samaa ohjelmaa, mutta sen eri toimintoja.

”Kirjanpito vie minulta aikaa vain puoli minuuttia päivässä.”

Kiia Aarnio, Moody Monday

Yhteisen ohjelmiston ansiosta kaikki aineistot ovat yhteisiä, ja kirjanpitäjä saa mm. kuitit heti käyttöönsä ilman, että Aarnion tarvitsisi erikseen toimittaa kuitteja ja niihin liittyviä tietoja kirjanpitäjälleen. Kaikki yrityksen taloustiedot ovat samassa paikassa, eikä aikaa mene ylimääräiseen viestittelyyn ja aineistojen metsästämiseen.

Procountor yllätti helppoudellaan: sujuvaa käyttöä ensimmäisestä päivästä alkaen

Aarnio myöntää suhtautuneensa Procountoriin aluksi jopa varauksella. Uudet järjestelmät saattavat olla hankalia käyttää, eikä niiden käytön opetteluun mielellään käytä aikaa. Procountoria vastaavista taloushallinnon ohjelmistoista Aarniolla ei ollut lainkaan aiempaa kokemusta. Procountor-sovellus yllätti kuitenkin positiivisesti. Käyttöönotto sujui helposti, ja uusi ohjelma auttoi säästämään aikaa taloushallinnosta saman tien. ”En pidä uusista tietokoneohjelmista, mutta siihen nähden Procountor on ollut tosi helppo”, Aarnio kertoo.

Eniten Procountorin käytössä on ilahduttanut sen helppous. Kun sovellusta on helppoa käyttää ja tehtävät hoituvat lisäksi milloin vaan ja missä vaan, hoitaa sillä mielellään yrityksen päivittäiset kirjanpidon tehtävät – vaikka varsinainen taloushallinto ei olisikaan yrittämisen mieluisin osa-alue. ”Procountor säästää paljon aikaa. Se tekee helpoksi sen tavallaan ärsyttävän osan tästä työstä. Taloushallinto on yritykselle välttämätön paha – mutta kun se sujuu näin helposti, niin en näe että lähtisin tätä vaihtamaan”.