Kohti modernia budjetointia ja ennustamista

Sähköinen taloushallinto on mullistanut yritysten taloudenpidon totaalisesti viimeisten 20 vuoden aikana.

Mappipinot kirjanpitäjän työpöydällä ovat muisto vain, ja jos moderniin taloushallintoon tottunut kirjanpitäjä matkustaisi ajassa 20 vuotta taaksepäin, ei hän välttämättä tunnistaisi ammattia omakseen.

Sisäisen laskennan, kuten budjetoinnin, ennustamisen ja raportoinnin saralla muutos ei puolestaan ole ollut tähän asti yhtä voimakas. Itse asiassa talousjohtamisen työkalut ovat alkaneet ottaa suuria harppauksia vasta aivan viime vuosina.

Syynä viime vuosien nopeutuneeseen kehitykseen ovat olleet taloushallinnon ohjelmistojen kehittyneet rajapinnat, Finago Networkin kaltainen ekosysteemiajattelu sekä nopeasti muuttuvat markkinat monilla toimialoilla. Muutosnopeus ajaa yrityksiä ohjaamaan toimintaansa kohti ajantasaista tietoa ja ennusteita pelkän mututuntuman sijaan.

Toki asiaa on edistänyt myös yleinen teknologioiden kehitys sekä ihmisten madaltunut kynnys näiden hyödyntämiselle. Yhä useampi onkin alkanut miettiä, onko Excel sittenkään se paras mahdollinen paras mahdollinen budjetointi-, ennuste- ja raportointityökalu.

Mutta ensi alkuun, mitä budjetointi tarkoittaa?

Budjetointi

Budjetointi on talouden suunnitteluprosessi, jossa arvioidaan ja ennustetaan tulevia tuloja ja menoja tietylle ajanjaksolle. Tavoitteena on hallita rahavirtoja, optimoida taloudellista suorituskykyä ja varmistaa, että rahalliset resurssit kohdennetaan strategisesti tärkeisiin kohteisiin. Budjetointi voi tapahtua niin henkilökohtaisella tasolla, yrityksissä kuin julkisessa hallinnossakin.

Budjetointiprosessi käsittää usein seuraavat vaiheet:

• Tulojen arviointi: Ennustetaan saatavat tulot, kuten myyntitulot, palkka, avustukset tai muut tulolähteet.
• Menokohdennukset: Suunnitellaan ja ennakoidaan tulevat menot, kuten raaka-aineet, palkat, vuokrat, markkinointi, kehittäminen ja muut käyttökulut.
• Priorisointi: Asetetaan rahankäytön prioriteetit ja tavoitteet, kuten investoinnit, velkojen maksu tai vararahaston kerryttäminen.
• Resurssien allokaatio: Jaetaan rahalliset resurssit suunnitellusti eri kohteisiin budjettisuunnitelman mukaisesti.
• Seuranta ja vertailu: Verrataan toteutuneita tuloja ja menoja budjetoituihin lukuihin säännöllisesti ja tehdään tarvittaessa muutoksia.
• Korjaavat toimenpiteet: Tehdään muutoksia toimintaan tai budjettiin, jos todellisuus poikkeaa budjetoidusta merkittävästi.

Yritysmaailmassa budjetointi on keskeinen osa talousjohtamista ja strategista suunnittelua. Se auttaa yrityksiä asettamaan taloudellisia tavoitteita, suunnittelemaan tulevia investointeja, valvomaan ja hallitsemaan kustannuksia sekä ennakoimaan ja hallitsemaan mahdollisia taloudellisia riskejä.

Excel vs. moderni budjetointijärjestelmä

Excelissä on kieltämättä omat vahvuutensa. Exceliä osataan käyttää erittäin laajasti ja se on hinnaltaan varsin edullinen. Ja jos aikaa ja osaamista riittää, niin sillä voi tehdä lähes mitä tahansa.

Vastaavasti Excel-taulukoiden kanssa voi myös sattua lähes mitä tahansa ja niillä on taipumus mennä rikki ajan mittaan. Usein kuulemma ihan itsestään, mutta tiedä häntä… Todellinen ongelma lienee se, että Excelillä budjetoidessa kaavat ja tietojen linkitykset ovat jatkuvasti alttiina inhimilliselle virheelle ja ajan kuluessa virheitä sattuu osaavissakin käsissä.

Lisäksi Excel-budjettien toteumaseuranta on hyvin manuaalista. Modernilla budjetointiohjelmistolla seurantaraportit voidaan sen sijaan muodostaa automaattisesti Procountorin API-rajapintaa hyödyntäen.

Kokonaisuudessaan tehokkaampi budjetointi- ja ennusteprosessi

Modernin budjetointijärjestelmän avulla koko budjetointi- ja ennusteprosessista saadaan hallitumpi, ja budjetointityötä voidaan hajauttaa laajasti läpi organisaation mielenrauha säilyttäen.

Modernin budjetointi-, ennuste- ja raportointijärjestelmän keskeisimmät hyödyt perinteiseen Excel-budjetointiin verrattuna ovat muun muassa:

• Integraatiot eivät perinteisesti ole olleet Excel-työkalujen vahvuus, kun puolestaan modernilla budjetointi-, ennuste ja raportointijärjestelmällä manuaaliset tiedonsiirrot voidaan välttää.
• Automatisoitu budjetti- ja ennusteseuranta sekä raportointi: Datan siirtyessä lähdejärjestelmistä, kuten Procountorista, automaattisesti, voidaan budjettiseuranta ja toteumalukujen raportointi automatisoida täysin.
• Mahdollisuus hyödyntää dataa laajasti: Kun tiedonsiirrot ovat automatisoituja ja prosessit ovat vakioituja, voidaan järjestelmään tuoda tietoa laajasti erilaisista tietolähteistä. Esimerkiksi CRM-, HR-, ERP- ja kassajärjestelmät saattavat tuottaa hyödyllistä tietoa.
• Kaikki tieto samassa järjestelmässä: Kaikki päätöksenteon kannalta tärkeä tieto on hyödynnettävissä samassa järjestelmässä.
• Käyttöoikeuksia rajaamalla budjetointi- ja ennustetyötä voidaan hajauttaa organisaatioon hallitusti. Ihmisille voidaan rajata pääsy vain siihen tietoon, mikä heille on merkityksellistä ja mihin heillä on oikeudet.

Kassavirran budjetoinnin ja ennustamisen merkitys korostunut

Yritysten tarve ennustaa kassavirtaa on kasvanut. Kasvanut tarve johtuu varmasti osittain toimintaympäristön epävarmaksi koetusta tilasta, mutta toisaalta tarjolla olevien työkalujen tarjoamista mahdollisuuksista.

Procountorin kaltainen kehittynyt taloushallinnon järjestelmä tarjoaa sellaisenaan mainiot työkalut tulevien viikkojen kassavirran ennustamiseen. Mikäli kassavirran ennustaminen halutaan kuitenkin ulottaa pidemmälle tulevaisuuteen, kuten tuleville kuukausille tai vuosille, voi moderni budjetointi- ja ennustejärjestelmä olla tähän suuri apu.

Finazilla tarjoaa käyttäjälle laajat mahdollisuudet ulottaa budjetoinnin ja ennustamisen tulokseen, taseeseen ja sitä kautta aina kassavirtaan asti.

• Yrityksille

Jari-Pekka Hyyppä

Kirjoittaja toimii talousjohtamisen asiantuntijana ja myyntijohtajana Finazilla Oy:ssä.