Miksi kirjallinen sopimus? 10 syytä miksi suullinen sopiminen ei aina kannata

Vaikka sopimusten teossa voi noudattaa muotovapautta, on selvää, että kirjallinen sopimus on useimmiten parhain tapa sopia asioista. Se on myös aikasempaa helpompaa, sillä voit laatia ja allekirjoittaa sopimuksen sähköisesti. Tässä kirjoituksessa kerron miksi kirjallinen sopimus on parempi kuin suullinen.

1. Turvaat selustasi – vähennät riitojen mahdollisuutta

Suulliset sopimukset voivat tekohetkellä vaikuttaa helpolta vaihtoehdolta. Tosiasiassa niihin liittyy kuitenkin riskejä, jotka saattavat tulla ilmi vasta pitkänkin ajan päästä. Tällaisia riskejä ovat sopimuksen olemassaoloa, sopimukseen sisällytettyjä ehtoja tai näiden ehtojen tulkintaa koskevat ristiriidat. Suulliseen sopimukseen, kun on hankala palata tarkastamaan, mistä on sovittu ja mistä ei.

Seurauksena on tyypillisesti turhauttava “sana sanaa vastaan” -tilanne, jonka ratkaisemiseksi joudutaan käymään pitkiä ja vaikeita neuvotteluja. Kirjallinen sopimus myös suojaa sopijapuolia inhimillisten unohduksen sattuessa.

2. Sopimuksen sisältö on selvä

Kirjallisesta sopimuksesta käy nopealla silmäyksellä ilmi sopimuksen sisältö. Jos sopimusosapuolten lisäksi muidenkin tulee tietää sopimuksen sisällöstä, on sopimus silloin paikallaan laatia kirjallisena.

Kirjallinen sopimus toimii myös selkeänä laskutusperusteena ja todisteena siitä, mitä jonkin myydyn tai ostetun tavaran tai palvelun osalta on sovittu.

3. Laki saattaa edellyttää kirjallista sopimusta

Vaikka sopimus on mahdollisuus laatia osapuolten haluamalla tavalla, laki saattaa osissa tapauksissa tulla väliin, ja vaatia kirjallisen muodon.

Kirjallisuusvaatimus koskee esimerkiksi osakeyhtiön perustamissopimusta, avioehtoa sekä kiinteistön kauppakirjaa. Näihin sopimuksiin liittyy lisäksi muita muotovaatimuksia. Myös esimerkiksi kuitit ja velkakirjat ovat aina kirjallisia.

4. Voit joustaa tarpeen tullen lainsäädännössä asetetuista oletussäännöistä

Lainsäädännössä on runsaasti sääntöjä, joista voidaan poiketa osapuolten välisellä sopimuksella.

Esimerkiksi työsopimuksen irtisanomisajat määräytyvät suoraan lainsäädännön perusteella, elleivät osapuolet sovi näistä erikseen keskinäisellä sopimuksella.

5. Kirjallinen sopimus on huolitellumpi

Suullinen sopimus solmitaan yleensä nopeasti ja vaihtelevissa olosuhteissa. Kirjallisen sopimuksen myötä sopimisesta tulee läpinäkyvämpää, kun osapuolet voivat rauhassa tutustua alustaviin sopimusehtoihin ja tarvittaessa kysyä myös muiden mielipidettä niistä.

Tämä ei kuitenkaan tee sopimisesta ollenkaan sen hankalampaa, kun molemmat osapuolet ovat hyväksyneet sopimuksen ehdon, voi sen allekirjoittaa sähköisesti.

6. Antaa ammattimaisemman kuvan

Kirjallisten sopimusten ansiosta yrityksesi liiketoiminta on uskottavampaa niin asiakkaiden kuin yhteistyökumppaneidenkin silmissä. Laatimalla sopimuksesi kirjallisesti osoitat sopimuskumppanillesi, että hoidat hallintosi ja liiketoimintasi ammattimaisesti sekä läpinäkyvästi.

7. Helppo hallita

Eri tahojen kanssa tehtyjen suullisten sopimusten hallinta on vaikeaa ja kuormittavaa. Liiketoiminnan kasvaessa sopimusten ja henkilöstön määrä lisääntyy, jolloin suullisten sopimusten käyttäminen muodostuu käytännössä mahdottomaksi. Siksi kirjallinen sopimuskäytäntö kannattaa omaksua jo toiminnan alusta alkaen.

Kirjallisten sopimusten sähköinen arkistointi on suositeltavaa. Näin säästyt paperikopioiden säilyttämiseltä, mapittamiselta ja epäluotettavalta sähköpostisäilytykseltä. Sähköinen arkistointi myös takaa, että löydät tarvitsemasi dokumentit aina helposti.

8. Sopimukset vaikuttavat yrityksesi arvoon

Yrityksen arvonmääritys tulee yleensä ajankohtaiseksi yrityksen myynti- ja ostotilanteissa sekä sukupolvenvaihdosten yhteydessä. Kirjallisilla sopimuksilla on merkitystä yrityksen arvoon ja siihen, millainen kokonaiskuva yrityksestä saadaan.

Esimerkiksi yrityskauppaan liittyvässä kaupan kohteen tarkastuksessa ostajalle annetaan pääsy myytävän yrityksen asiakirjoihin. Kirjallisten sopimusten puuttuminen voi pahimmillaan olla este yrityskaupan toteutumiselle.

9. Asiointi viranomaisten kanssa helpottuu

Kirjallisesti tehdyt sopimukset helpottavat asiointia eri viranomaisten – kuten Verohallinnon, kanssa. Usein viranomaiset (samoin kuin esim. pankit) vaativat kirjallista dokumentaatiota, vaikka lainsäädännössä sitä ei edellytettäisikään. On paljon helpompaa hoitaa asiakirjat alusta asti kuntoon kuin ryhtyä laatimaan niitä jälkikäteen.

10. Kuluttajasopimusten riski pienentyy

Kuluttajille annetaan lainsäädännössä erityistä suojaa. Jos kirjallista sopimusta ei ole tehty, joutuu elinkeinonharjoittajana kantamaan riskin epäselvyyksistä. Kirjallisten sopimusten avulla pienennetään myös kuluttajasopimusten riskejä sekä parannetaan asemaa mahdollisten riitojen varalta.

Apua kirjallisen sopimuksen tekemiseen?

Jos kirjallisen sopimuksen aikaansaaminen tuntuu hankalalta, ota käyttöösi Sopimuskone. Sopimuskone on sopimisenpalvelu, josta löydät satoja aina ajantasaisia ja juristien laatimia sopimussisältöjä suomen, ruotsin ja englannin kielellä. Palvelusta löytyy myös sähköinen allekirjoitus, automaattinen arkisto sekä tietopalvelutuotteita.

Voit siirtyä tekemään ilmaisen sopimuksen Sopimuskoneessa heti täältä.

Lue myös:

Blogissa: Tee parempia sopimuksia

Sähköiset allekirjoituspalvelut esittelyssä – huomioi nämä asiat valintaa tehdessäsi

• Yrityksille

Roope Rytkönen

Haluan auttaa asiakkaita liiketoiminnan kehityksessä ja tuloksen parantamisessa. Kun haluat keskustella lisäarvoa tuottavista ratkaisuista taloushallinnon prosesseihin, kuten laskurahoituksesta tai sopimustenhallinnasta, laita viestiä roope.rytkonen@finago.com.