Tilinpäätöskiireet, kuinka selvitään?

Tilinpäätösaika on tunnetusti kirjanpitäjien ja muidenkin taloushallinnon ammattilaisten osalta vuoden kiireisintä aikaa. Kiireisin ajanjakso ajoittuu pääosin helmi-huhtikuulle, myös tammi- ja toukokuu voivat tilanteesta riippuen olla kiireistä aikaa.

Mitä voitaisiin tehdä, että kevät ei olisi pelkkää kiirettä ja selviytymistä?

Kaikkein merkittävin teko, mitä tilitoimistossa voidaan tehdä, on pyrkiä jakamaan asiakasyritysten tilikausien päättymistä myös muualle kuin kalenterivuoden loppuun. Vaikka tilikauden valitseminen on ehdottomasti yrityksen itse päätettävä, niin tilitoimiston asiantuntevalla neuvonnalla ja ohjaamisella voidaan aidosti vaikuttaa ja kertoa yrityksen johdolle sekä omistajille, että tilikauden päättymisen ajankohdalla on väliä. Osa ei välttämättä ole ikinä edes ajatellut, että tilikausi voisi päättyä johonkin muuhun ajankohtaan kuin kalenterivuoden loppuun.

Tilikauden päättyminen 31.12. on useimmille yrityksille jopa erittäin huono ajankohta. Useissa yrityksissä toiminta on täydessä vauhdissa ja tämä aiheuttaa muun muassa paljon myyntien ja ostojen jaksottamista eri tilikausille. Myöskin yrittäjien ja yrityksen johdon jaksamisen kannalta olisi tärkeämpää, että joulun välipäivät voisi käyttää akkujen lataamiseen ja rentoutumiseen kuin yrityksen tilinpäätöksen suunnitteluun ja tilikauden viimeisten tapahtumien kiireellä tekemiseen.

Luonnollinen katko tarkoittaa esimerkiksi sitä hetkeä, kun yrityksessä on mahdollisimman vähän töitä kesken tai yrityksen varasto on pienimmillään. Useilla asiantuntijaorganisaatioilla tämä voisi olla esimerkiksi kesällä eli tilikausi voisi päättyä kesä-, heinä- tai elokuuhun. Rakennusalalla tai muissa säästä riippuvaisilla aloilla kesä taas on vuoden kiireisintä aikaa, jolloin tilikausi voisi päättyä loppusyksystä tai alkukeväästä, esimerkiksi lokakuun loppuun tai maaliskuun loppuun.

Kun tilikatko on asiakasyrityksen luonnollisessa katkossa, niin tämä helpottaa myös tilitoimiston työtä, sillä silloin on keskeneräisiä töitä mahdollisimman vähän ja varastot ovat pienimillään. Myös avoimet ja siirtyvät myyntisaamiset sekä ostovelat ovat pienempiä kuin jossain muussa kohdassa.

Tilitoimiston työntekijöiden työpanokset ovat myös huomattavasti helpompia suunnitella, kun työtä on vuoden ympäri suunnilleen saman verran. Eikä niin, että keväällä on todella kiire ja tarvitaan joko ylimääräisiä tekijöitä tai tehdä ylitöitä ja syksyllä sitten töitä on liian vähän.

Omasta kokemuksesta tiedän, että on mahdollista saada jopa yli puolet asiakasyrityksien tilikauden katkoja muuallekin kuin kalenterivuoden loppuun. Todennäköistä kuitenkin on, että vaikka kuinka neuvotaan ja ohjataan, niin silti joulukuun loppu on kaikkein suosituin tilikauden päättymisen ajankohta. Mutta siltikin tämä tilikausien päättymisten jakautuminen mahdollisimman paljon helpottaa tilitoimistojen kevättä. Hyvä esimerkki on myös se, että eikös tilitoimistojen oma tilikausi kannattaisi laittaa syksylle, kun on omat työt mahdollisimman vähäisiä? Tilintarkastajat myös pääosin pitävät siitä, että töitä on syksyllä, ja parhaimmillaan tiintarkastuksen voi saada edullisemmin syksylle kuin keväälle. Ainakin tilintarkastuksien valmistuminen on syksyllä nopeampaa kuin keväällä.

Miten muuten tilinpäätöskiireitä voi helpottaa?

Iso merkitys on töiden suunnittelulla, tilikauden aikaisilla tilintarkastuksilla sekä asiakasyritysten kanssa aktiivisesti keskustelemisella. Joillakin asiakkailla on tahtotila saada tilinpäätös mahdollisimman nopeasti valmiiksi ja joillakin taas ei ole niin kiire. Kun tästä on etukäteen ennen tilinpäätösaikaa keskusteltu asiakkaiden kanssa, niin pystyy omaa työskentelyä suunnittelemaan etukäteen niin, että hoitaa alkuun kiireisempien asiakkaiden tilinpäätöstyöt ja muiden sitten näiden jälkeen. Tässä saadaan muutaman kuukauden aikaikkunaan luotua rytmiä tekemiseen, eikä kaikkien tilinpäätösten tarvitse valmistua samaan aikaan, vaikka tilikausi päättyisikin samalla hetkellä.

Tilikauden aikaiset tilintarkastukset helpottavat tilintarkastajien ja myös kirjanpitäjien kevään taakkaa, kun osa tilintarkastuksen töistä on jo suoritettu etukäteen. Tilinpäätöksen laatiminenkin on helpompaa, kun on etukäteen tiedossa tilitarkastajien antamat näkemykset ja näin ollen esimerkiksi liitetietojen laatiminen on selkeämpää. Tilintarkastuksen valmistuminenkin nopeutuu, kun osa tarkistuksesta on jo hoidettu kiireettömämpänä ajankohtana.

Nykyaikaisilla sähköisillä taloushallinnon ohjelmistoilla on hyvät työkalut jaksottamiseen, täsmäytyserojen selvittämiseen sekä puuttuvien tositteiden toimittamiseen. Myös tase-erittelyjen pitämäinen ajan tasalla kuukausittain on erittäin tärkeää ja tämä on helpointa hoitaa ohjelmistojen tase-erittely -työkaluilla. Kun jokainen kuukausi hoidetaan mahdollisimman täsmällisesti, jopa ns. tilinpäätöskuntoon, niin sitten itse tilinpäätöskirjausten tekeminen on huomattavasti helpompaa. Sähköisillä ohjelmistoilla myös tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laatiminen onnistuu suoraan ohjelmassa, jolloin saadaan kirjanpidon luvut suoraan oikein. Tämä helpottaa työntekoa ja pienentää myös virheiden mahdollisuutta.

Mutta useimmilla on nyt tilinpäätöskiireet takana, joten nauttikaa ansaitusta kesälomasta/tauosta! Syksyllä on hyvä palata töihin suunnittelemaan asiakasyritysten kanssa sitä, miten tilinpäätöskiireet saataisiin taklattua tulevaisuudessa mahdollisimman vähäisiksi.

Vieraskynä, Oy Jelou Ltd

• Sähköinen taloushallinto
• Tilitoimisto

Niko Koistinen

Niko on KLT- ja TNT -pätevyydet omaava tilitoimistoyrittäjä auktorisoidussa tilitoimistossa nimeltään Oy Jelou Ltd. Jeloun motto ”Inhimillistä talouspalvelua ihmisille”. Asiakkaita tuetaan yksilöllisesti ja tavoitteena on antaa pienimillekin yrityksille oma talousosasto.