Tilinpäätöskiireet: 6 käytännön keinoa helpottaa tilinpäätösaikaa

Tilinpäätösaika on tunnetusti kirjanpitäjien ja muidenkin taloushallinnon ammattilaisten osalta vuoden kiireisintä aikaa. Kiireisin ajanjakso ajoittuu pääosin helmi-huhtikuulle, myös tammi- ja toukokuu voivat tilanteesta riippuen olla kiireistä aikaa.

Tilinpäätöskiireitä voidaan kuitenkin vähentää ennakoivalla suunnittelulla, kuukausittaisilla täsmäytyksillä, sopivalla tilikauden päättymisajankohdalla sekä digitaalisilla taloushallinnon työkaluilla.

Miten tilinpäätöskiireitä voi vähentää?

• Jaa tilikausien päättymisiä tasaisemmin vuoden eri kuukausille.
• Tee täsmäytykset ja jaksotukset kuukausittain.
• Tallenna puuttuvat tositteet/kuitit heti.
• Hyödynnä tilikauden aikaisia tilintarkastuksia.
• Suunnittele tilinpäätösten aikataulut asiakkaiden kanssa etukäteen.
• Käytä digitaalista taloushallinnon ohjelmistoa rutiinien automatisointiin.

Tilikausien päättäminen tasaisesti pitkin vuotta

Jotta kevät ei olisi tilitoimistoissa pelkkää kiirettä ja selviytymistä, suosittelen jakamaan asiakasyritysten tilikausien päättämiset tasaisesti pitkin vuotta eikä kaikkia kalenterivuoden loppuun. Vaikka tilikauden valitseminen on ehdottomasti yrityksen itse päätettävä, niin tilitoimiston asiantuntevalla neuvonnalla ja ohjaamisella voidaan aidosti vaikuttaa ja kertoa yrityksen johdolle sekä omistajille, että tilikauden päättymisen ajankohdalla on väliä. Osa ei välttämättä ole ikinä edes ajatellut, että tilikausi voisi päättyä johonkin muuhun ajankohtaan kuin kalenterivuoden loppuun.

Tilikauden päättyminen 31.12. on useimmille yrityksille jopa erittäin huono ajankohta. Useissa yrityksissä toiminta on täydessä vauhdissa ja tämä aiheuttaa muun muassa paljon myyntien ja ostojen jaksottamista eri tilikausille. Myöskin yrittäjien ja yrityksen johdon jaksamisen kannalta olisi tärkeämpää, että joulun välipäivät voisi käyttää akkujen lataamiseen ja rentoutumiseen eikä yrityksen tilinpäätöksen suunnitteluun tai tilikauden viimeisten tapahtumien kiireellä tekemiseen.

Miten tilikauden päättäminen kannattaa määritellä?

Kun pohditaan ja kartoitetaan, mikä olisi sopivin hetki tilikauden päättämiselle asiakasyrityksessä, niin ensin olisi tärkeää löytää yrityksen vuoden kierron ns. luonnollinen katko.

Luonnollinen katko tarkoittaa esimerkiksi sitä hetkeä, kun yrityksessä on mahdollisimman vähän töitä kesken tai yrityksen varasto on pienimmillään. Useilla asiantuntijaorganisaatioilla tämä voisi olla esimerkiksi kesällä eli tilikausi voisi päättyä kesä-, heinä- tai elokuuhun. Rakennusalalla tai muissa säästä riippuvaisilla aloilla kesä taas on vuoden kiireisintä aikaa, jolloin tilikausi voisi päättyä loppusyksystä tai alkukeväästä, esimerkiksi lokakuun loppuun tai maaliskuun loppuun. Lisäksi tilitoimistojen oma tilikausi kannattaisi laittaa päättymään syksylle, kun kiirettä on luonnollisesti vähemmän. Tilintarkastajat myös pääosin pitävät siitä, että töitä on syksyllä, ja parhaimmillaan tilintarkastuksen voi saada edullisemmin syksylle kuin keväälle. Ainakin tilintarkastuksien valmistuminen on syksyllä nopeampaa kuin keväällä.

Kun tilikausi päätetään asiakasyrityksen luonnollisen sesongin mukaan, niin tämä helpottaa myös tilitoimiston työtä. Tällöin keskeneräisiä töitä on mahdollisimman vähän ja varastot ovat pienimmillään. Myös avoimet ja siirtyvät myyntisaamiset sekä ostovelat ovat pienempiä kuin jossain muussa kohdassa vuotta.

Esimerkkejä eri toimialojen sopivista tilikausista

Todennäköistä kuitenkin on, että vaikka kuinka neuvotaan ja ohjataan, niin silti joulukuun loppu on kaikkein suosituin tilikauden päättymisen ajankohta. Mutta, jos tilikausia voidaan jaksottaa edes hieman pois vuoden lopusta, niin se keventää kevään työkuormaa.

Tilikausien hajauttaminen vähentää tilinpäätösruuhkaa

Kun asiakasyritysten tilikaudet päättyvät mahdollisimman tasaisesti ympäri vuoden, niin ei välttämättä edes muodostu erityistä tilinpäätösaikaa eikä näin ollen sen suurempaa kiirettä.

Tilitoimiston työntekijöiden työpanokset on myös huomattavasti helpompia suunnitella, kun työtä on vuoden ympäri suunnilleen saman verran. Eikä niin, että keväällä on todella kiire ja tarvitaan joko ylimääräisiä tekijöitä tai tehdä ylitöitä ja syksyllä sitten töitä on liian vähän.

Omasta kokemuksesta tiedän, että on mahdollista saada jopa yli puolet asiakasyrityksien tilikauden katkoja muuallekin kuin kalenterivuoden loppuun.

Muut vinkit tilinpäätöskiireiden helpottamiseen

Iso merkitys tilinpäätöskiireiden helpottamiseen on töiden suunnittelulla, tilikauden aikaisilla tilintarkastuksilla ja asiakasyritysten kanssa aktiivisesti keskustelemisella.

Keskustele asiakkaiden kanssa hyvissä ajoin

Joillakin asiakkailla on tahtotila saada tilinpäätös mahdollisimman nopeasti valmiiksi ja joillakin taas ei ole niin kiire. Kun tästä on hyvissä ajoin ennen tilinpäätösaikaa keskusteltu asiakkaiden kanssa, niin pystyy omaa työskentelyä suunnittelemaan etukäteen. Esimerkiksi ensin hoidetaan kiireisempien asiakkaiden tilinpäätöstyöt ja muiden sitten näiden jälkeen. Tässä saadaan muutaman kuukauden aikaikkunaan luotua rytmiä tekemiseen, eikä kaikkien tilinpäätösten tarvitse valmistua samaan aikaan, vaikka tilikausi päättyisikin samalla hetkellä.

Hyödynnä tilikauden aikaisia tilintarkastuksia

Tilikauden aikaiset tilintarkastukset helpottavat tilintarkastajien ja myös kirjanpitäjien kevään taakkaa, kun osa tilintarkastuksen töistä on suoritettu jo etukäteen. Tilinpäätöksen laatiminenkin on helpompaa, kun etukäteen on tiedossa tilitarkastajien antamat näkemykset ja näin ollen esimerkiksi liitetietojen laatiminen on selkeämpää. Tilintarkastuksen valmistuminenkin nopeutuu, kun osa tarkistuksesta on jo hoidettu kiireettömämpänä ajankohtana.

Huolehdi kuukausittaisesta kirjanpidosta

Eräs tärkeä asia, jonka toivoisi olevan itsestäänselvyys kaikissa tilitoimistoissa, on se, että kuukausittainen kirjanpito suoritettaisiin mahdollisimman hyvin. Huomioiden täsmäytykset, jaksotukset sekä se, että puuttuvat tositteet pyydetään aktiivisesti jokaiselta kuukaudelta.

Nykyaikaisilla digitaalisilla taloushallinnon ohjelmistoilla on hyvät työkalut jaksottamiseen, täsmäytyserojen selvittämiseen sekä puuttuvien tositteiden toimittamiseen. Myös tase-erittelyjen pitämäinen ajan tasalla kuukausittain on erittäin tärkeää ja tämä on helpointa hoitaa ohjelmistojen tase-erittely -työkaluilla.

Kun jokainen kuukausi hoidetaan mahdollisimman täsmällisesti, jopa ns. tilinpäätöskuntoon, niin sitten itse tilinpäätöskirjausten tekeminen on huomattavasti helpompaa. Sähköisellä kirjanpito-ohjelmalla myös tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laatiminen onnistuu ohjelmassa, jolloin saadaan kirjanpidon luvut suoraan oikein. Tämä helpottaa työntekoa ja pienentää virheiden mahdollisuutta.

Näillä vinkeillä toivon, että tilitoimistot saisivat taklattua tilinpäätöskiireet mahdollisimman vähäisiksi.

Vieraskynä, Oy Jelou Ltd

• Sähköinen taloushallinto
• Tilitoimisto

Niko Koistinen

Niko on KLT- ja TNT -pätevyydet omaava tilitoimistoyrittäjä auktorisoidussa tilitoimistossa nimeltään Oy Jelou Ltd. Jeloun motto ”Inhimillistä talouspalvelua ihmisille”. Asiakkaita tuetaan yksilöllisesti ja tavoitteena on antaa pienimillekin yrityksille oma talousosasto.