Visma Sign vai Procountorin Allekirjoitus? Hinta ja ominaisuudet tarkastelussa

Pienyritysten, yhdistysten ja taloyhtiöiden tarpeet sähköiseen allekirjoittamiseen voivat olla hyvinkin satunnaisia ja vaihtelevia. Sähköisten allekirjoituspalveluiden hinnoittelumallit ja ominaisuudet eroavat toisistaan, joten vertailu kannattaa. Tässä artikkelissa vertailemme Procountorin Allekirjoitus-palvelumme hintaa ja ominaisuuksia Visma Signiin.

Procountorin Allekirjoitus vs. Visma Sign: hinnat vertailussa

Allekirjoitus-palvelussa ei ole kuukausimaksua, vaan sähköisistä allekirjoituksista veloitetaan 1,50 euroa kappaleelta. 

Visma Sign puolestaan ostetaan kuukausi- tai vuositilauksena, ja valittu paketti sisältää joko 72 (Basic), 240 (Professional) tai 600 (Business) allekirjoitusta vuodessa. Ylimenevät allekirjoitukset maksavat 1,50 euroa kappaleelta. Kummassakaan palvelussa ei ole avausmaksua.

Taulukossa Visma Signin hinnat on esitetty vuositilausmallilla, joka on kuukausitilausta edullisempi vaihtoehto. Vertailun hinnat on kerätty keväällä 2024. Ajantasaiset hinnastot kannattaa varmistaa palveluiden verkkosivuilta. Hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa.

Allekirjoituskutsun lähettäminen tekstiviestitse maksaa Allekirjoitus-palvelussa 0,20 euroa. Visma Signissa hinta on 0,18 euroa. Toiminto on vapaavalintainen, ja kuluja syntyy vain, jos sitä käytetään.

Konserneille ja enemmän allekirjoituksia tarvitseville yrityksille suunnattua Visma Sign Enterprise -pakettia ei ole huomioitu vertailussa. Paketti sisältää vähintään 1200 allekirjoitusta vuodessa, ja sen hinta räätälöidään erikseen.

Millaisille yrityksille ja organisaatioille Allekirjoitus ja Visma Sign sopivat?

Allekirjoitus sopii erityisen hyvin sellaisille yrityksille, yhdistyksille tai asunto-osakeyhtiöille, joiden allekirjoitustarpeet ovat kappalemääräisesti suhteellisen pieniä tai satunnaisia. Allekirjoituksen ehdoton vahvuus on myös se, että sinne saa rajattoman määrän käyttäjiä, vaikka allekirjoitusvolyymi ei olisi mitenkään erityisen suuri. 

Visma Signin paketeista puolestaan löytyy vaihtoehtoja niin yksinyrittäjille kuin isoille konserneille, mutta kuukausi- tai vuosihinta on aina vakio allekirjoitusten todellisesta määrästä riippumatta.

Pelkästään hintaa vertailemalla Allekirjoitus on halvempi, jos allekirjoituksia on vuosittain alle 240 kappaletta. Yli 520 allekirjoituksella Visma Sign on edullisempi. Hintaa tärkeämpää on kuitenkin määrittää, kuinka paljon sähköiselle allekirjoituspalvelulle tulee olemaan käyttöä ja kuinka kattavia toimintoja yritys tarvitsee.

Muutamia poimintoja palveluiden ominaisuuksista

Perustoiminnoiltaan Allekirjoitus ja Visma Sign ovat hyvinkin samankaltaisia. Allekirjoitus-palveluun yritys voi lisätä rajattoman määrän käyttäjiä. Visma Signissa käyttäjämäärä on 1, 5 tai 15 paketista riippuen. Enterprise-vaihtoehdossa määrää ei ole rajattu.

Kummassakin palvelussa sähköisen allekirjoituksen voi tehdä vahvalla tunnistautumisella Suomessa, Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa sekä Visma Signilla myös Hollannissa.

Usein käytetyistä toiminnallisuuksista esimerkiksi arkisto sekä automaattisten tai manuaalisten allekirjoitusmuistutusten lähettäminen sisältyvät molempiin palveluihin. Visma Signilla on muutamia arkistointiin ja sopimustenhallintaan liittyviä ominaisuuksia, jotka puuttuvat Allekirjoituksesta:

• Tallenna omia hakunäkymiä (kuuluu kaikkiin paketteihin).
• Määritä sopimuksen voimassaoloaika ja päivämäärät (kuuluu Visma Sign Professional-pakettiin ja sitä isompiin paketteihin).
• Laajennettu hakutoiminto sopimuksen tiedoilla (kuuluu Visma Sign Professional -pakettiin ja sitä isompiin paketteihin).

Allekirjoitus on yrityksille ja muille y-tunnuksellisille organisaatioille tarkoitettu palvelu. Visma Signia voi käyttää myös yksityishenkilö, jolloin haluttu määrä allekirjoituksia ostetaan prepaid-pakettina.

Allekirjoitus-tuotteessa on mahdollista lähettää asiakirja esitarkistettavaksi ennen varsinaista allekirjoitusta. Tällöin lokitietoihin jää merkintä, että haluttu henkilö on tarkistanut dokumentin ennen kuin se on allekirjoitettu. 

Erityisen sensitiivisten dokumenttien kohdalla voidaan myös edellyttää vahvaa tunnistautumista jo ennen kuin henkilö saa allekirjoitettavan dokumentin nähtäväkseen. Allekirjoitus-palvelusta löytyvä toiminto on vapaavalintainen, ja sen hinta on 0,25 euroa per todennus.

Tilinpäätös maaliin automaatiolla

Tilitoimistoja varten Allekirjoitus-palveluun on rakennettu oma toiminnallisuus tilinpäätösten allekirjoittamista varten. Allekirjoittavien yrityspäättäjien ja tilintarkastajan tiedot voidaan hakea Bisnodesta rajapinnan kautta automaattisesti y-tunnuksen avulla. 

Myös allekirjoitusjärjestystä varten on rakennettu valmis automaatio. Allekirjoituskutsu lähtee tilintarkastajalle vasta siinä vaiheessa, kun hallituksen jäsenet ovat antaneet omat allekirjoituksensa. Näin tilintarkastajalle lähtevä allekirjoituskutsu ei ehdi vanhenemaan ja allekirjoitusruljanssia ei tarvitse aloittaa alusta.

Allekirjoitus vai Visma Sign? Käyttötarve ratkaisee

Visma Sign voidaan integroida yrityksen muihin järjestelmiin, esimerkiksi CRM:ään, jolloin sopimuksia voi lähettää allekirjoitettavaksi suoraan CRM-järjestelmästä tai muusta ohjelmistosta.

Business- ja Enterprise-paketeissa käyttäjä voi myös luoda verkkosivuille sähköisiä lomakkeita, jotka voi täyttämisen jälkeen allekirjoittaa. Käyttötarkoitus voi olla esimerkiksi tilauslomakkeen tai laina- tai vakuutushakemuksen täyttäminen ja allekirjoittaminen. 

Allekirjoitus-tuotteessa vastaavia ominaisuuksia ei ole. Myös sopimusten hallintaan liittyviä käyttöoikeuksia voidaan Visma Signissa määrittää käyttäjäryhmäkohtaisesti. Allekirjoituspalvelussa oikeudet jaetaan yksittäin käyttäjätasolla.

Ominaisuuksien ja hinnan puolesta Visma Signin edut korostuvat isommilla yrityksillä, joilla on enemmän työntekijöitä ja asiakirjoja sekä monipuolisempia allekirjoitustarpeita. 

Allekirjoitus puolestaan tarjoaa edullisen ratkaisun niille yrityksille ja organisaatioille, joilla tarpeet sähköiseen allekirjoittamiseen ovat satunnaisempia ja jotka eivät siksi halua sitoutua kiinteään kuukausi- tai vuosimaksuun. Yritysten lisäksi Allekirjoitus-palvelua käyttävät paljon myös yhdistykset ja asunto-osakeyhtiöt.

Ota Allekirjoitus käyttöön 2 minuutissa

Ota sähköinen allekirjoituspalvelu nopeasti käyttöön ilman sitoutumista ja kuukausimaksua. Maksat ainoastaan silloin, kun käytät palvelua.

• Sähköinen taloushallinto

Jussi Räsänen

Jussi työskentelee Procountorilla kynäseppona. Otan hyvin mielelläni palautetta ja asiantuntijakommentteja vastaan jussi.rasanen[at]finago.com tai LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/jussi-r%C3%A4s%C3%A4nen-66859a35/