Yrittäjien yleisimmät huolenaiheet sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä

Moni yrittäjä suhtautuu epäröiden sähköisen taloushallinnon käyttöönottoon. Haastattelimme artikkelia varten myyjiämme ja saimme listan tyypillisimmistä syistä, miksi yrittäjä ei ole valmis siirtymään sähköiseen taloushallintoon.

Huolet ovat varmastikin aiheellisia, eivätkä synny tyhjästä. Mutta perustuvatko ne enemmänkin vääriin tietoihin tai ennakkoluuloihin, vai ovatko ne todellakin vedenkestäviä perusteluita? Käsitelläänpä seuraavaksi näitä teemoja vähän tarkemmin.

1. Sähköiseen taloushallintoon siirtymisen kustannukset

Huoli: Sähköisen taloushallinnon käyttöönottoon liittyvät kustannukset voivat tuntua suurilta.

Vastaus: Vaikka alkuinvestointi voi olla etenkin ajallisesti merkittävä, sähköinen taloushallinto vähentää pitkän aikavälin operatiivisia kustannuksia ja automatisointi säästää resursseja. 

Jos yrittäjä tai yrityksen työntekijä säästää vaikkapa 15 minuuttia päivässä aikaa taloushallintoon liittyvistä töistä, se tarkoittaa kuukausitasolla jo yli puolen päivän ajallista säästöä, joka voidaan käyttää omaan ydinosaamiseen tai lisämyynnin tekemiseksi. 

Mikä on yrittäjän tai työntekijän tuntipalkka? Minkä arvon lasket ajansäästölle? Lisäksi säästöä voi syntyä verkkolaskujen vastaanottamisesta ja lähettämisestä. Säästät laskutuslisissä, tulostin- jaa postituskuluissa sekä metrikaupalla hyllytilaa mappien arkistoinnissa. 

Mikäli olet huolissasi pankkikulujen osuudesta sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä, niin helpotusta asiaan löytyy uudesta Tili a+ -yrityspankkitilistä, jossa on edullinen kiinteähintainen kulu pankkitilin käytöstä ja tiedonsiirrosta Procountorissa.

2. Yritystoiminta on pientä

Huoli: Pieni yritys ei näe tarvetta sähköiselle taloushallinnolle, muutos koetaan turhana.

Vastaus: Sähköinen taloushallinto on kaikille. Se tarjoaa skaalautuvia ratkaisuja, jotka auttavat pieniä yrityksiä pysymään kilpailukykyisinä, parantamaan kassanhallintaa ja vähentämään hallinnollista taakkaa. 

Procountorilta löytyvät ratkaisut kaiken kokoisille yrityksille. Esimerkiksi Procountor Taloushallinto Alku ja Kevyt -paketit sekä Procountor Solo palvelevat erinomaisesti pieniä yrityksiä tarjoten heille mahdollisuudet sähköisen taloushallinnon, kuten verkkolaskutuksen hyötyihin. 

3. Eläkeikä koittaa kohta

Huoli: Vanhemmat yrittäjät saattavat kokea teknologiset muutokset haastaviksi.

Vastaus: Uuden oppiminen pitää virkeänä. Maailman muutoksen mukana kannattaa olla mukana, eikä heittäytyä siitä pois. Lähes jokaisella on jo iästä huolimatta käytössä älypuhelin ja verkkopankki. Jos osaat näitä käyttää, opit myös Procountorin käytön. 

Yrittäjän kannattaa myös miettiä seuraavia asioita sähköiseen taloushallintoon liittyen. On yrittäjän turva, kun taloushallinto on yhteiskäyttöisessä ohjelmistossa, kuten Procountor Taloushallinnossa. Jos jotain yllättävää sattuu, kirjanpitäjällä on mahdollisuus hoitaa yrityksen taloushallintoa kokonaisvaltaisemmin ja antaa käyttäjäoikeuksia tarvittaville henkilöille. 

Siinä vaiheessa, kun yritystä ollaan myymässä, sen arvoon vaikuttaa myös se, että taloushallinto ja kirjanpito on sähköistetty.

4. Pelko, ettei opi uutta ohjelmistoa

Huoli: Yrittäjät pelkäävät, etteivät opi käyttämään uutta järjestelmää.

Vastaus: Procountorissa on jatkuvasti kehittyvä ja intuitiivinen käyttöliittymä. Käyttöä helpottaa laaja tukimateriaali, joka helpottaa oppimista.

Ohjelmiston käyttöön liittyen et jää yksin, sillä siihen on tukea saatavissa. Oman kirjanpitäjän lisäksi apua antaa asiakaspalvelumme. Asiakaspalvelua voi lähestyä sekä puhelimitse että viestitse. Meillä on myös erittäin kattava ohjekirja sekä ilmainen oppimisympäristö Kampus, jossa voi opiskella omaan tahtiinsa ohjelmiston käyttöä.  

5. Ei olla valmiita muutokseen

Huoli: Toiminnan muuttaminen tuntuu hankalalta.

Vastaus: Elämme jatkuvasti muuttuvassa maailmassa. Muutos luo mahdollisuuksia, sitä ei kannata pelätä. Muutoksen hallinta on olennainen osa henkilökohtaista ja yritystoiminnan kehitystä, ja sähköinen taloushallinto tarjoaa pitkällä aikavälillä selkeitä hyötyjä, kuten tehokkaampaa taloushallintoa ja riskien hallintaa.

Joskus muutokselle on vaikeaa löytää sopivaa hetkeä kiireen keskellä, mutta löytyykö sitä koskaan? Aina tuntuu olevan uusia kiireitä ja huolia, joten on vain tehtävä päätös ajankohdasta ja sitouduttava muutokseen. 

6. Siirrytään sähköiseen taloushallintoon, vasta kun on pakko

Huoli: Siirrytään sähköiseen taloushallintoon vasta, kun se on välttämätöntä.

Vastaus: Proaktiivinen siirtyminen sähköiseen taloushallintoon voi antaa yritykselle etulyöntiaseman ja varmistaa, että liiketoiminta on valmis tulevaisuuden vaatimuksiin.

Suomen hallitus edistää taloushallinnon digitalisaatiota osana yrityksen digitalisaatio –hanketta. Hanke luo edellytykset yritysten siirtymiseksi reaaliaikatalouteen, jossa esimerkiksi laskut ja kuitit ovat sähköisiä, ja liiketoimintaa koskeva tieto liikkuu sujuvasti eri järjestelmien välillä. Reaaliaikatalouteen sisältyvät verkkolaskutus, eKuitti ja hankintasanomat. 

Vuonna 2030 maailma on jo digitaalinen. Palvelut ovat siirtyneet verkkoon ja keskustelevat keskenään. Talous toimii reaaliaikaisesti.

7. Yritykseni kirjanpito ja alv-ilmoitus tehdään kerran vuodessa

Huoli: Yrittäjät tai yhdistyksen aktiivit kokevat, että sähköinen taloushallinto hyödyttää vain kuukausi-ilmoittajia. 

Vastaus: Vaikka yrityksen kirjanpito ja alv-ilmoitus tehtäisiin vuositasolla, niin ostolaskuja vastaanotetaan ympäri vuoden ja joku järjestelmä tarvitaan laskuttamiseen. 

Sähköinen ohjelmisto mahdollistaa vastaanottaa ostolaskut verkkolaskuina, josta niiden maksaminen käy yhtä helposti kuin verkkopankista. Lisäksi ohjelmisto tarjoaa mahdollisuudet tehdä myyntilaskuja ja lähettää niitä eri kanavia pitkin, kuten verkkolasku, postituspalvelu, sähköposti ja kuluttajien elasku. 

Yhdistyksiä helpottaa esim. joukkolaskutoiminto, jolloin myyntilaskutus tapahtuu massana. Kirjanpitäjä kiittää, kun vuosiasiakkaiden kirjanpitoaineisto on valmiina saatavilla kirjanpitoa ja alv-ilmoitusta varten.

8. Sähköisen taloushallinnon hyötyjen epäily

Huoli: Yrittäjät eivät näe, kuinka sähköinen taloushallinto hyödyttäisi heidän yritystään.

Vastaus: Kerrataanpa vielä sähköisen taloushallinnon hyödyt. Se tarjoaa reaaliaikaista dataa, joka parantaa päätöksentekoa, automatisoi rutiinitehtävät ja vähentää virheitä, mikä kaikki johtaa kustannussäästöihin ja parempaan tuottavuuteen. Muita konkreettisiä hyötyjä:

• Yrittäjä säästää aikaa, kun hänen ei tarvitse koota osto- ja myyntilaskuja, tiliotteita ja käteiskuitteja yhteen, toimittaa niitä kirjanpitäjälle, odottaa alv-laskelmaa, kysellä vanhojen tositteiden perään tai pyytää tuloslaskelmaa/muita talousraportteja kirjanpitäjältä.
• Säästyy paperia, mappeja ja hyllytilaa paljon, kun ei tarvitse 6-10 vuotta säilöä kirjanpitoaineistoa, eikä tarvitse huolehtia aineiston tuhoamisesta.
• Se on yrittäjän turva, kun kirjanpito on sähköistetty. Jos kirjanpitäjälle sattuu jotain, on käyttöoikeudet helppo siirtää toiselle kirjanpitäjälle.
• Yhteiskäyttöisessä ohjelmassa voidaan luontevasti sopia työjaosta; yleensä yrittäjä itse hoitaa myynti- ja ostolaskut sekä kirjanpitäjä hoitaa loput.
• Yrittäjä ja kirjanpitäjä voivat tehdä Procountorilla töitä ajasta ja paikasta riippumatta, vaikka mökiltä!
• Monet ostolaskujen vastaanottajat (esim. kunnat) edellyttävät (tai vähintään toivovat) laskutusta sähköisesti.
• Kirjanpidon läpinäkyvyys. Yrittäjä näkee, mitä kirjanpitäjä on tehnyt ja toisin päin. Yrittäjä saa itse taloushallinnon raportit helposti ohjelmasta silloin kuin haluaa.
• Käyttäjätunnuksia saa rajattomasti veloituksetta, esim. tilintarkastajille. Käyttöoikeuksia saa myös muokattua pääkäyttäjästä pelkkiin katseluoikeuksiin.
• Verohallinto on viemässä eteenpäin hankettaan reaaliaikaisesta alv-raportoinnista, jolloin sähköinen taloushallinto on ehdoton edellytys.

• Yleinen

Jussi Räsänen

Jussi työskentelee Procountorilla kynäseppona. Otan hyvin mielelläni palautetta ja asiantuntijakommentteja vastaan jussi.rasanen[at]finago.com tai LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/jussi-r%C3%A4s%C3%A4nen-66859a35/