Prosessit ja data haltuun – taloushallinnon tulevaisuus on dataohjautuvuudessa

Jonathan Teir, Greenstepin data- ja järjestelmäarkkitehti, avasi Tilitoimistopäivässä 2024 dataohjautuvuuden merkitystä taloushallinnolle. Teknologian ja datan avulla taloushallinnon kriittinen rooli yhteiskunnassa voi kehittyä yhä tehokkaammaksi ja yritysten kilpailukykyä tukevaksi.

Taloushallinto yhteiskunnan tukipilarina

Talous- ja palkkahallinnon alan harteilla lepää iso kasa vaatimuksia ja toimiala on luokiteltu yhteiskunnalle kriittiseksi Taloushallintoliiton ja Huoltovarmuuskeskuksen toimesta. Greenstepin data- ja järjestelmäarkkitehdin Jonathan Teirin mukaan kasvavat viranomaisvaatimukset ja kriittisyys eivät ole kuitenkaan pelottava haaste, vaan päinvastoin – ne tarjoavat mahdollisuuden kehittää alaa entistä vahvemmaksi ja tehokkaammaksi.

Viranomaisvaatimusten lisäksi hurja teknologinen mullistus, tekoäly, muuttaa toimialaa. 

– Uskon, että teknologioiden vaikutus tulee olemaan vielä suurempi kuin ajattelemme. Fiilis kaikkien muutosten keskellä voi olla raskas, mutta sen ei tarvitse olla. Teknologia antaa käyttöömme uusia, hienoja työkaluja, Teir kuvailee.

Tekoälyn mukanaan tuoman mullistuksen aika ei kuitenkaan Teirin mukaan ole vielä. Jotta teknologioita voidaan hyödyntää täysimääräisesti, on prosessit laitettava ensin kuntoon.

Katso Jonathanin puhe Tilitoimistopäiviltä alta:

Tekoälyn mahdollisuudet jäävät hyödyntämättä ilman ymmärrystä prosesseista

Innovatiivisille Pelle Pelottomille prosessit ovat usein kirosanoja. Murrosvaiheissa uusien teknologioiden pariin suoraan sukeltaminen voi olla houkuttelevaa, mutta Teirin mukaan keskittyminen prosesseihin on yksi tehokkaimmista muutosjohtamisen keinoista.

– Yritys on kokoelma prosesseja. Usein yritykset ulkoistavat meille taloushallinnon ammattilaisille prosesseja, mutta me emme käy niitä läpi. Jokainen prosessi tulisi analysoida ja optimoida datan avulla, jotta yhtiön tai toimialan toimintaa voidaan tehostaa, Teir toteaa.

Alkuun pääsee pieninkin askelin: valitsemalla yhden prosessin ja tarkastelemalla sitä saatavilla olevan datan perusteella. Näin voidaan paljastaa, mitkä toimenpiteet vievät eniten aikaa ja resursseja – ja miten ne voidaan automatisoida tai optimoida. Taloushallinnossa muutosten vieminen käytäntöön ennalta määritettyihin prosesseihin voi säästää satoja työtunteja kuukausittain verrattuna muutosten toteuttamiseen asiakaskohtaisesti jokaiseen yksittäiseen toimenpiteeseen.

– Todellisuus on toki tietenkin aina tätä monimutkaisempaa. Perusteellisen läpikäynnin avulla voidaan kuitenkin ymmärtää, millaisia perusprosessit ovat ja paljonko variaatioita esimerkiksi tilitoimiston eri asiakkaiden välillä on.

Jos toimintatapoja ei täysin ymmärretä, ei uusia teknologioita voida ottaa tehokkaasti käyttöön. Tällöin esimerkiksi tekoälyn ja robotiikan mahdollisuudet jäävät hyödyntämättä. 

Tieto on yrityksen tärkein pääoma

Ilman tietoa yrityksen toimintaa ei voida kehittää – sillä silloin emme tiedä, mitä pitäisi kehittää. Teir kutsuu tietoa yrityksen kasvukyvylle tärkeimmäksi pääomaksi. Tietoa tehdään, kerätään ja ylläpidetään hyvillä järjestelmillä.

– Yrityksillä, jotka osaavat hyödyntää dataa, on selkeä etulyöntiasema – heillä on näkymä tulevaisuuteen, Teir painottaa.

Valtaosa taloushallinnon ammattilaisten työajasta kuluu yhä lukujen koostamiseen. Datan kerääminen, koostaminen yhteen ja analysointi voidaan kuitenkin automatioida järjestelmien avulla selkeiksi raporteiksi. Tiedon tuottamisen sijaan ammattilaisten olisikin kriittistä osata hyödyntää tietoa strategisesti.

Tulevaisuuden yrittäjät haluavat dataa

– Rohkea ennusteeni on, että tulevaisuuden tilitoimisto on kokoelma mitattavia prosesseja, jotka optimoidaan. Suurin osa tapahtumista prosessoidaan, analysoidaan ja riskikartoitetaan reaaliajassa automaattisesti.

Tarkasti taloushallinnon prosessit ja tiedonkulun tunteva tilitoimisto kykenee näin tarjoamaan asiakkailleen parasta palvelua myös tulevaisuudessa. Tier uskoo myös pk-yritysten kuukausikatkon poistuvan pian kokonaan.

Tulevaisuudessa yrittäjät haluavat päästä käsiksi yrityksen liiketoimintatietoihin päivittäin. Talouspalveluita halutaan ulkoistaa lisää, sillä eri prosessit yksityiskohtaisesti tunteva kumppani kykenee tarjoamaan yritykselle enemmän lisäarvoa. Uusia rooleja ja työnjakoa on luvassa paljon – tilitoimistoille, kirjanpitäjille ja muille talouden ammattilaisille syntyy tilaa ottaa uusien kokonaisuuksia haltuun. 

– Yrittäjät haluavat enemmän tietoa kuin osaavat pyytää. Jos asiakas pyytää dataa, olemme jo myöhässä. Tarpeet ovat lopulta aika yksinkertaisia ja meillä ammattilaisilla on jo pääsy tietoihin ja kyky käyttää sitä, Teir summaa.

Muunna data helposti ymmärrettäviksi raporteiksi BI Bookin avulla

Automatisoi Procountorin raportointi helposti ja kustannustehokkaasti BI Bookin avulla. Microsoft Power BI:n päälle rakennettu BI Book muuttaa raakadatan helppolukuisiksi, selkeiksi raporteiksi ja auttaa varmistamaan, että liiketoimintaasi johdetaan tiedolla.

• Tilitoimisto
• Yleinen

Jussi Räsänen

Jussi työskentelee Procountorilla kynäseppona. Otan hyvin mielelläni palautetta ja asiantuntijakommentteja vastaan jussi.rasanen[at]finago.com tai LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/jussi-r%C3%A4s%C3%A4nen-66859a35/