Budjetointi yrityksessä: näin teet budjetin ja seuraat sitä

Myykö yrityksesi tänä vuonna tarpeeksi, ja riittävätkö rahat hiljaisempien kuukausien yli? Budjetin avulla saat vastauksen etukäteen etkä vasta tilinpäätöksessä. Kun vertaat budjettia toteutuneisiin lukuihin kuukausittain, huomaat poikkeamat ajoissa ja ehdit reagoida.

Tästä artikkelista saat vastaukset näihin kysymyksiin:

• Mitä budjetointi tarkoittaa?
• Millaisia budjetteja ja budjetointimenetelmiä on?
• Miten teet budjetin ja seuraat sitä käytännössä?

Mukana myös esimerkki pienen yrityksen budjetista.

Mitä budjetointi tarkoittaa?

Budjetointi on yrityksen tulojen, menojen ja rahoituksen suunnittelua etukäteen tietylle ajanjaksolle, yleensä tilikaudelle. Budjetti on rahamääräinen toimintasuunnitelma: se kertoo, paljonko myyntiä tavoittelet, mitä toiminta maksaa ja riittävätkö rahat. Budjetointiin kuuluu myös seuranta, jossa vertaat toteutuneita lukuja budjettiin.

Budjetti on siis suunnitelman lopputulos, ja budjetointi on koko prosessi laatimisesta seurantaan.

Yritysmaailmassa budjetointi on keskeinen osa talousjohtamista ja strategista suunnittelua. Se auttaa yrityksiä asettamaan taloudellisia tavoitteita, suunnittelemaan tulevia investointeja, valvomaan ja hallitsemaan kustannuksia sekä ennakoimaan ja hallitsemaan mahdollisia taloudellisia riskejä.

Miksi yrityksen kannattaa budjetoida?

Ilman budjettia johdat yritystä peruutuspeiliin katsoen: näet tuloksen vasta, kun kuukausi tai vuosi on jo takana. Budjetin avulla tiedät etukäteen, millaista tulosta tavoittelet ja miten pääset siihen. Budjetointi on keskeinen osa lukuihin perustuvaa johtamista, ja siitä on hyötyä monella tavalla:

• Näet ajoissa, riittääkö kassa. Kun tiedät, milloin isot menot ja verot erääntyvät, voit varautua niihin etkä joudu yllätetyksi.
• Annat tiimille selkeät tavoitteet. Myyntitavoite ja kulukehys kertovat jokaiselle, mitä tältä vuodelta odotetaan.
• Perustelet investoinnit ja rahoituksen. Rahoittaja pyytää usein budjettia tai ennustetta, kun haet lainaa tai muuta rahoitusta.
• Pidät kulut hallinnassa. Kun vertaat toteumaa budjettiin, huomaat nopeasti, mikä kuluerä karkaa.

Onko budjetti pakollinen?

Osakeyhtiöllä tai toiminimellä ei ole lakisääteistä velvollisuutta tehdä budjettia. Moni yrittäjä tekee sen silti, koska se helpottaa päätöksentekoa ja rahoituksen hakemista.

Poikkeuksiakin on. Asunto-osakeyhtiössä hallitus laatii talousarvion, ja yhtiökokous hyväksyy sen. Kunnilla talousarvio on lakisääteinen. Yhdistyksissä talousarvion hyväksyminen kuuluu usein sääntöjen mukaan vuosikokoukselle.

Budjettilajit: mitä budjettia tarvitset?

Pienelle yritykselle tulosbudjetti ja kassabudjetti riittävät usein alkuun. Kun toiminta kasvaa, mukaan tulevat tarpeen mukaan muut budjetit.

Tulosbudjetti ja kassabudjetti eivät ole sama asia. Kauppa voi olla kannattava tuloslaskelmassa, vaikka raha tulee tilille vasta kahden kuukauden päästä. Siksi tarvitset molemmat.

Budjetointimenetelmät

Budjetin voi rakentaa monella tavalla. Valitse menetelmä sen mukaan, kuinka nopeasti toimintaympäristösi muuttuu ja kuinka moni osallistuu budjetin tekemiseen.

Mitä rullaava budjetointi tarkoittaa?

Rullaavassa budjetoinnissa budjetti ei pääty tilikauden loppuun. Kun yksi jakso päättyy, lisäät suunnitelman loppuun uuden jakson. Jos päivität budjettia neljännesvuosittain, sinulla on huhtikuussa suunnitelma seuraavan vuoden maaliskuuhun asti.

Rullaavalla budjetilla reagoit muutoksiin nopeammin kuin vuosibudjetilla, mutta se vaatii enemmän työtä. Siksi toteumatiedot kannattaa hakea suoraan kirjanpito-ohjelmasta eikä koota niitä käsin.

Miten budjetoida? Budjetointiprosessi vaihe vaiheelta

Hyvä budjetti syntyy, kun etenet myynnistä kuluihin ja tuloksesta kassaan. Näin pääset alkuun:

1. Kokoa lähtötiedot. Ota pohjaksi edellisen tilikauden tuloslaskelma ja tase. Katso, miten myynti ja kulut jakautuivat kuukausittain ja oliko kausivaihtelua.
2. Aseta tavoitteet. Päätä, mihin liikevaihtoon, katteeseen ja tulokseen tähtäät. Hyvä tavoite on kunnianhimoinen mutta perusteltu.
3. Budjetoi myynti ensin. Myynnistä riippuu lähes kaikki muu. Arvioi myynti tuotteittain tai asiakasryhmittäin ja jaa se kuukausille.
4. Budjetoi kulut. Erottele muuttuvat kulut, kuten materiaalit ja alihankinta, kiinteistä kuluista, kuten palkoista, vuokrasta, ohjelmistoista ja vakuutuksista.
5. Laadi kassabudjetti. Siirrä tulot ja menot niille kuukausille, joina raha oikeasti liikkuu. Huomioi maksuajat, arvonlisäverot, ennakkoverot ja lainanlyhennykset.
6. Hyväksy budjetti ja jaa vastuut. Kerro tiimille, mitkä luvut kuuluvat kenellekin ja miten niitä seurataan.
7. Seuraa ja reagoi. Vertaa toteumaa budjettiin vähintään kerran kuukaudessa. Kun poikkeama on iso, selvitä syy ja päätä, muutatko toimintaa vai ennustetta.

Esimerkki: pienen yrityksen tulosbudjetti

Alla on yksinkertaistettu tulosbudjetti palveluyritykselle, jonka liikevaihto on 300 000 euroa vuodessa. Luvut ovat kuvitteellisia, ja ne on jaettu tasaisesti kuukausille.

Jos myyntikate, käyttökate ja poistot ovat sinulle uusia käsitteitä, lue lisää yrityksen tärkeimmistä tunnusluvuista ja poistoista.

Todellisuudessa myynti harvoin jakautuu tasaisesti. Jos heinäkuu on hiljainen ja joulukuu kiireinen, jaa myynti kuukausille edellisen vuoden toteuman mukaan. Tee sama kassabudjetissa, jotta näet, missä kuussa rahat ovat tiukimmillaan.

Budjetointi ja budjetin seuranta Procountorissa

Budjetti on hyödyllinen vasta, kun vertaat sitä toteumaan. Tuot budjetin Procountoriin, ja sen jälkeen näet budjetin ja toteuman rinnakkain raporteillasi. Toteumaa ei tarvitse siirtää käsin taulukkoon.

Procountorissa on kahdenlaisia budjetteja:

• Perusbudjetti: budjetoit tilitasolla kuukausittain.
• Dimensiobudjetti: budjetoit myös dimensioittain, esimerkiksi yksiköittäin tai projekteittain.

Näin otat budjetin käyttöön:

1. Luo budjettipohja kohdassa Raportointi > Budjettiraportit > Budjettipohja. Saat pohjan Excel-muodossa.
2. Täytä budjettiluvut pohjaan. Budjettipohjaan voi valita kerralla yhden dimension. Jos budjetoit useita dimensioita, yhdistä niiden tiedot samaan tiedostoon.
3. Tallenna tiedosto CSV-muotoon. Tarkista ennen tallennusta, ettei taulukko-ohjelma lisää lukuihin tuhaterotinta.
4. Tuo tiedosto Procountoriin.

Kun budjetti on ohjelmassa, voit käyttää sitä vertailutietona esimerkiksi tuloslaskelmassa, taseessa ja johdon raportoinnissa. Tarkemmat ohjeet löydät Procountorin ohjekirjasta

Tuomme budjetin ja toteuman samalle raportille, jotta näet poikkeamat silloin, kun niihin voi vielä vaikuttaa. Kokeile Procountoria maksutta.

Budjetointi ja ennustaminen: mikä ero?

Budjetti on tavoite, jonka lyöt lukkoon kauden alussa. Ennuste on arvio siitä, mihin olet todennäköisesti päätymässä, ja päivität sitä aina, kun saat uutta tietoa.

Tarvitset molempia. Budjetti näyttää, mihin tähtäät, ja ennuste kertoo, pääsetkö sinne. Kun ennuste alkaa erkaantua budjetista, sinulla on vielä aikaa muuttaa suuntaa.

Kassavirran ennustaminen

Kassavirtaennuste on ennusteista tärkein, koska se kertoo, riittävätkö rahat. Procountorissa näet tulevien viikkojen kassatilanteen avoimista myynti- ja ostolaskuista. Jos haluat ennustaa kassavirtaa kuukausien tai vuosien päähän, tarvitset rinnalle budjetointi- ja ennustetyökalun, joka hakee toteumatiedot suoraan kirjanpidosta. Jos ennuste näyttää, että kassa jää hiljaisina kuukausina tiukalle, voit tasata tilannetta esimerkiksi laskurahoituksella.

Excel vai budjetointiohjelma?

Excel on hyvä tapa aloittaa, koska sillä pääsee alkuun nopeasti. Kun budjetoijia on useampi tai budjettia seurataan kuukausittain, Excelin rajat tulevat vastaan.

Mikä on paras budjetointisovellus?

Paras sovellus on se, joka sopii yrityksesi kokoon ja käyttää kirjanpitosi tietoja suoraan. Pienelle yritykselle riittää usein budjetti Procountorissa ja toteumavertailu raporteilla.

Kun tarvitset monipuolisempaa raportointia, rullaavaa ennustamista tai skenaarioita, katso Finago Insights. Se on tehty raportointiin, budjetointiin, ennustamiseen ja talouden analysointiin. Procountoriin voi myös yhdistää muita ohjelmistoja, jos käytössäsi on jo jokin muu budjetointityökalu.

Budjetointi asunto-osakeyhtiössä ja yhdistyksessä

Asunto-osakeyhtiö: Talousarvio on taloyhtiön tärkein taloudenhoidon työkalu. Hallitus laatii sen, ja yhtiökokous hyväksyy sen. Talousarvion perusteella määräytyvät myös vastikkeet, joten sen pitää olla realistinen. Muista budjetoida tulevat korjaukset ja varautua energian hinnan ja korkojen vaihteluun. Lue lisää Procountorista asunto-osakeyhtiöille ja isännöitsijöille.

Yhdistys: Yhdistyksen talousarvio kertoo jäsenille, mihin jäsenmaksut ja avustukset käytetään. Kun seuraat toteumaa kauden aikana, raportointi vuosikokoukselle ja avustuksen myöntäjälle on helpompaa. Lue lisää yhdistyksen kirjanpidosta Procountorilla.

Usein kysyttyä budjetoinnista

• Johtaminen ja raportointi
• Rahoitus
• Yrityksille

Salla Kinnarinen

Työskentelen sisältömarkkinoinnin parissa ja seuraan läheltä taloushallinnon, ohjelmistokehityksen ja liiketoiminnan kehittämisen trendejä. Tavoitteeni on auttaa yrityksiä löytämään teknologiasta uusia oivalluksia ja käytännön ratkaisuja, jotka helpottavat arkea ja tukevat kasvua.