Procountor Junior tuo tekoälyn Procountoriin

Viimeisimmässä versiopäivityksessä julkaisimme Procountor Juniorin, joka tuo tekoälyn Procountoriin. Junior toimii kirjanpitäjän apurina antamalla ehdotuksia ostolaskujen kirjanpitotilistä, ALV-statuksesta ja ALV-vähennysprosentista, jolloin kirjanpitäjän vastuulle jää vain tarkistaa Juniorin ehdotusten oikeellisuus. Junioria on mahdollista käyttää joustavasti joko kaikille ostolaskuille, tai ainoastaan tietyille toimittajille ja/tai laskuille.

Junior on herättänyt monenlaisia kysymyksiä: Mistä tiedän, onko Juniorista minulle hyötyä? Millaisia vaatimuksia Juniorin käyttöönottamiseksi on? Kuinka Junior otetaan käyttöön ja miten se käytännössä toimii? Kuinka Junior oppii ennustamaan tiliöintejä? Pyrimme tämän blogitekstin avulla vastaamaan näihin kysymyksiin ja tarjoamaan kattavaa tietoa Juniorista, jotta sen käyttö olisi mahdollisimman helppoa ja tehokasta.

Milloin Junior kannattaa ottaa käyttöön? Milloin ei?

Junior kannattaa ottaa käyttöön, mikäli odotettu tarkkuus Juniorin ehdottamille tiliöinneille kyseisessä ympäristössä on:

• Erinomainen
• Kohtalainen

Odotettu tarkkuus on näkyvillä käyttöönottotyökalussa, joka näyttää odotetun tarkkuuden ennen Juniorin käyttöönottoa ostolaskun Kirjanpito-näkymällä. Juniorin käytöstä voi saada huomattavaa apua ja sitä kannattaa kokeilla, vaikka odotettu tarkkuus olisi kohtalainenkin. Mikäli Junior otetaan käyttöön kohtalaisella odotetulla tarkkuudella, kannattaa aluksi seurata hieman tarkemmin, kuinka tiliöintien ennustaminen Juniorilta luonnistuu.

Juniorista ei puolestaan välttämättä saada lisähyötyä, mikäli:

• Oletustiliöinnit ovat yrityksellä tehokkaasti käytössä.
• Yrityksellä on pääasiassa käänteisen ALV:n ostolaskuja.

Tilanteessa, jossa yritys hyödyntää oletustiliöintejä tehokkaasti, on todennäköisesti kannattavaa jatkaa toimivien oletustiliöintien käyttöä. Koska Junior ei ole toistaiseksi kovin taitava tiliöimään käänteisen ALV-käsittelyn ostolaskuja, Junioria ei kannata kytkeä päälle ympäristöön, jossa käsitellään pääosin ainoastaan käänteisen ALV:n ostolaskuja. Jos käänteisen ALV:n käsittely kuitenkin koskee vain osaa toimittajista, Junior voidaan kytkeä ympäristöön käyttöön ja kytkeä Junior pois ainoastaan sellaisten toimittajien osalta, joiden laskuilla on käytössä käänteisen ALV:n käsittely.

• Lisätietoa Juniorin kytkemisestä pois päältä toimittajakohtaisesti löydät ohjekirjastamme.
• Myös muita huomioitavia seikkoja Juniorin käyttöönottoa pohdittaessa löytyy ohjekirjastamme.

Mitä vaatimuksia Juniorin käyttöönottamiseksi on?

Jotta Junior voidaan ottaa käyttöön, yrityksellä tulee tuotantokäytössä suomalainen Procountor Taloushallinto ympäristö, jossa on vähintään 50 liiketapahtumiksi katsottavaa ostolaskua juoksevan 12kk aikana. Liiketapahtumaksi katsottavan laskun tulee olla tilassa Hyväksytty, Maksukiellossa, Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Osittain maksettu, Maksettu muualla tai Maksettu. Tämän lisäksi ympäristössä tulee olla määriteltynä, että ostolaskut tiliöidä riveittäin. Tämä voidaan tarkistaa ja tarvittaessa määritellä Käyttöasetukset-näkymällä (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset). Jotta käyttäjä voi tehdä päätöksen Juniorin käyttöönotosta, hänellä tulee olla oikeudet muokata ostolaskujen kirjanpitoa, sekä oikeudet Procountor-ympäristön käyttöasetuksiin.

Kuinka Junior otetaan käyttöön ja miten se käytännössä toimii?

Junior voidaan ottaa käyttöön joko ostolaskun Kirjanpito-näkymällä avautuvan avustetun käyttöönoton avulla tai vaihtoehtoisesti Käyttöasetukset-näkymällä. Mikäli edellisessä kappaleessa kuvatut vaatimukset täyttyvät, Procountor ehdottaa Juniorin käyttöönottoa käyttäjän siirtyessä ostolaskun Kirjanpito-näkymälle. Tällöin käyttäjälle näytetään Juniorin käyttöönottotyökalu, joka esittelee Juniorin toiminnot, tarjoaa tiedon odotetusta tarkkuudesta ja antaa käyttäjän valita, otetaanko Junior käyttöön vai ei. Alla olevasta videosta näet, kuinka Juniorin käyttöönottotyökalu toimii.

Juniorin tiliöintiehdotukset tuodaan Kirjanpito-näkymälle laskun luontivaiheessa, tai kun lasku saapuu ohjelmaan. Junior tekee tiliöintiehdotuksia, joita se pitää toimintalogiikkansa mukaan varmoina, mutta myös ehdotuksia, joita se pitää toimintalogiikkansa mukaan epävarmoina. Kun Junior on käytössä, keltaisella pohjalla tositteen Kirjanpito-näkymällä esitetyt kentät ovat Juniorin toimintalogiikan mukaan epävarmoja, joten niihin tulisi kiinnittää erityistä huomiota tarkastettaessa Juniorin tekemiä tiliöintiehdotuksia. Niitä kenttiä, joiden ehdotuksista Junior on ollut toimintalogiikkansa mukaan varma, ei ole erikseen korostettu. Kaikki sellaiset sarakkeet, joihin Junior on tehnyt ehdotuksia, on korostettu tummemmalla värillä. Esimerkiksi alla olevassa videossa tällaisia sarakkeita ovat Tili-, ALV-väh.- ja ALV-status-sarakkeet.

Mikäli Juniorin tiliöintiehdotuksia tarkastettaessa todetaan, että Juniorin ehdotukset ovat oikein, tiliöinnit voidaan hyväksyä Hyväksy epävarmat tiliöinnit -painikkeella. Mikäli puolestaan todetaan, että Juniorin ehdotuksia on syytä korjata kokonaan tai osittain, muutokset voidaan tehdä kenttiin normaalisti ja sen jälkeen tallentaa muutokset Tallenna-painikkeella. Jos Juniorin tiliöintiehdotukset halutaan ottaa yksittäisen tositteen osalta pois käytöstä, voidaan se tehdä Kirjanpito-näkymällä Juniorin tiliöintiehdotukset -kytkimellä. Samalla kytkimellä tiliöintiehdotukset voidaan laittaa uudelleen päälle. Poistettaessa Juniorin tiliöintiehdotukset käytöstä kytkimen avulla Procountor tiliöi laskun oletustiliöintien mukaisesti. Alla olevassa videossa on näytetty, kuinka tiliöintiehdotuksia voidaan käsitellä.

• Syvempiä ohjeita Juniorin tiliöintiehdotuksista ja niiden käsittelystä löydät ohjekirjastamme.
• Lisäksi Juniorin ehdotusten läpikäynnissä on apuna Juniorin tiliöintiehdotukset -widget, jonka toiminnasta löydät lisätietoja täältä.

Kuinka Junior oppii ennustamaan tiliöintejä?

Junior analysoi kunkin ympäristön lasku- ja tiliöintihistoriaa viimeisen vuoden ajalta ja sen perusteella luo tiliöintiehdotuksia ostolaskuille. Juniorin tiliöintilogiikka on aina ympäristökohtainen eli jokaisella Procountor-ympäristöllä on hieman erilaiset tiliöintimallit perustuen ympäristön ostolaskudataan ja tiliöintikäytäntöihin. Mitä enemmän dataa Juniorilla on käytössään, sen paremmin se oppii.

Junior lukee Procountorissa ostolaskun tietoja tuoterivitasolle asti, mutta se ei kuitenkaan pysty analysoimaan esim. laskun kuvasta tietoja. Junior ei myöskään tarkastele oletustiliöintisääntöjä, vaan se tutkii, miten ostolaskut ovat tiliöity kuluvan vuoden aikana ja tekee sen pohjalta tiliöintiehdotukset.

Junior päivittää tiliöintimallejaan joka yö, jotta se pystyy tiliöimään laskuja entistä paremmin. Uudet laskut, niiden tiliöinnit sekä kirjanpitäjän tekemät korjaukset ja muut muutokset vaikuttavat kaikki Juniorin tiliöintimalleihin. Muutokset perustuvat tilastoihin: et näe muutoksia heti seuraavana päivänä vaan ajan kuluessa, kun laskuja on tullut enemmän. Yksi korjattu lasku on osa koko kuluvan vuoden laskumassaa.

Mistä lisätietoja?

Jäitkö vielä kaipaamaan lisätietoja Procountor Juniorista? 

• Kattava ohjekirja-artikkeli (jonka sisältöihin tällä sivulla on aiemminkin viitattu) löytyy Procountorin ohjekirjasta.

Mukavia hetkiä Procountor Juniorin parissa!

• Procountor

Nelli Harjula

Nelli työskentelee Accountor Finagolla sisällöntuotannon tehtävissä. Nellille on tärkeää informatiivinen ja ammattimainen viestintä positiivisella twistillä.