Miten talouspäättäjä saa eniten irti taloushallinnon ohjelmistoista?

Taloushallinnon rooli liiketoiminnan tukena on muuttunut. Siinä missä aiemmin keskityttiin toteuttamaan raportointivelvoitteita, nyt talouspäättäjiltä odotetaan entistä enemmän: kykyä tuottaa ennakoivaa tietoa, optimoida prosesseja ja tukea strategista päätöksentekoa. Nämä tavoitteet on mahdollista saavuttaa vain silloin, kun käytössä on moderni ohjelmisto – ja kun sitä osataan käyttää oikein.

Ohjelmiston pitää kasvaa yrityksen mukana

Kasvavien yritysten arjessa järjestelmävalinnat voivat joko tukea skaalautumista – tai muodostua kasvun esteeksi. Procountorin sovelluskonsultti Hanna Kauppi painottaa, että ohjelmiston täytyy toimia yrityksen tukena, ei hallinnollisena hidasteena:
”Valitaan sellainen ohjelmisto, joka on tehty työskentelemään sinulle eikä toisinpäin – eli niin intuitiivinen kuin vain mahdollista. Että se oikeasti tuntuu siltä, että se on sinulle tehty.”

Johanna Tuominen, Procountorin tuotejohtaja, nostaa esiin ohjelmistojen laajennettavuuden merkityksen. Hänen mukaansa yksi tärkeimmistä ominaisuuksista on, että ohjelmisto voi toimia osana laajempaa kokonaisuutta: ”Procountorin rajapintojen avulla asiakkaat voivat rakentaa kokonaisratkaisun liiketoiminnan tueksi – ei vain taloushallintoa varten.”

Älykäs automaatio säästää aikaa – ja virheitä

Talousosaston ajankäyttö on arvokasta. Kun perustoiminnot, kuten ostolaskujen tiliöinti, muistutukset ja maksujen seuranta hoituvat automaattisesti, vapautuu aikaa merkitykselliseen työhön.

Automaatiot nopeuttavat työtä, mutta parhaimmillaan parantavat myös laatua. Tonja Lindholm, Procountorin sovelluskonsultti, nostaa automaatioiden merkitystä:

”Automaatio ja integraatiot auttavat vapauttamaan asiantuntijoiden aikaa rutiinitöistä asiantuntijapalvelujen tuottajaksi.” Hänen mukaansa automaattinen tiedonsiirto myös vähentää virheitä ja parantaa raportoinnin ajantasaisuutta.”

Tekoälypohjaiset työkalut, kuten Procountor Junior, kykenevät tiliöimään laskuja jopa 90 % tarkkuudella. Kun lisäksi hyödynnetään oletustiliöintejä ja säännönmukaisuuksia, voi kuukausittainen työmäärä pudota murto-osaan – samalla kun virheiden määrä vähenee.

Procountorin ratkaisujen älykäs käyttö tuo kokonaisvaltaista hyötyä liiketoiminnan optimointiin: “Näillä ohjelmilla helpotetaan kokonaisuuden hallintaa. Aikaa ei kulu turhaan manuaaliseen työhön vaan pystymme valitsemaan ja hyödyntämään juuri yritykselle sopivia ohjelmistoja ja ratkaisuja”, Laura Flück, KLT ja yrittäjä Fluck Accounting Oy:stä toteaa.

Integraatiot ja raportointi – kohti reaaliaikaista taloustietoa

Nykyisessä toimintaympäristössä yritysjohdon on voitava tehdä päätöksiä nopealla syklillä. Se ei onnistu, jos data on hajallaan eri järjestelmissä tai jos raportointi tapahtuu vain kerran kuukaudessa: “Reaaliaikainen ja helposti käytettävä ja ymmärrettävä raportointi suoraan Procountorissa auttaa yrityksen päättäjiä tekemään päätökset oikeaan tietoon perustuen”, Johanna Tuominen korostaa. 

Talousjohtajalle tärkeintä on se, että tieto ei ole vain saatavilla, vaan ymmärrettävissä ja hyödynnettävissä. Hyvä ohjelmisto auttaa hahmottamaan trendejä, löytämään pullonkauloja ja näkemään muutoksia ennen kuin ne näkyvät tuloksessa. Kun tiedot ovat joka tapauksessa integroituna järjestelmiin, johtaminen on helpompaa:

“Kun kaikki aineisto on jo järjestelmässä, ohjelmisto pystyy hyödyntämään dataa paljon paremmin liiketoiminnan tueksi”, Hanna Kauppi Procountorilta muistuttaa.

Liiketoiminnan kehityksen ytimessä on katse tulevaan. Joel Sundström, Procountorin Head of SME Sales, painottaa ennustamisen merkitystä: ”Päätöksenteon ja liiketoiminnan ennustamisen tulisi nykypäivänä pohjautua reaaliaikaiseen dataan, jotta yritys pystyy riittävän ajoissa reagoimaan mahdollisiin tuleviin haasteisiin omassa toimintaympäristössään.”

Hänen mukaansa on syytä pysähtyä, jos suurin osa ajasta kuluu menneiden kuukausien analysointiin: ”Silloin olisi syytä miettiä, hyödynnetäänkö ohjelmiston ominaisuuksia oikein – vai onko kyse siitä, että käytössä oleva järjestelmä ei tue nykypäivän ennustamisen tarpeita riittävän hyvin.”

Sundström myös huomauttaa, että kasvu vaatii teknistä selkärankaa: jos esimerkiksi kassavirtaennusteet tai raportointi vaativat paljon manuaalityötä, nykyinen ohjelmisto ei tue yrityksen kasvua riittävästi.

Kasvua tukevat ohjelmistoratkaisut vaativat rohkeutta ja kumppanuutta

Maria Koskenmaa, Emu Growth Partnersilta, muistuttaa, että kasvu vaatii myös talous- ja palkkahallinnon jatkuvaa kehittämistä:
”Mukavuusalueelta poistuminen tarkoittaa prosessien jatkuvaa kehittämistä ja ohjelmiston aktiivista käyttöä strategisena työkaluna – ei vain talous- ja palkkahallinnon alustana.”

Hänen mukaansa Procountorin täysimääräinen hyödyntäminen tarkoittaa automaation, integraatioiden ja reaaliaikaisen datan ottamista arjen päätöksenteon tueksi. Hän korostaa, että osaava tilitoimisto voi olla ratkaiseva kumppani, joka:

• auttaa ottamaan käyttöön uusia ominaisuuksia
  
• tehostaa prosesseja integraatioiden avulla
  
• ennakoi muutostarpeet, esim. paketin vaihtotarpeet kasvun myötä
  
• kouluttaa henkilöstöä
  
• tukee päätöksentekoa raportointityökalujen hyödyntämisellä

Valitse taloushallinnon ohjelmisto oikein

Moderni taloushallinnon ohjelmisto ei ole vain työkalu kirjanpitoon – se on osa liiketoiminnan hermokeskusta. Kun ohjelmistoa käytetään oikein, se auttaa:

• Ennakoimaan kassavirtaa ja kapasiteettitarpeita
• Vähentämään manuaalisia virheitä ja resurssien kuormitusta
• Nopeuttamaan päätöksentekoa ja reagoimaan muutoksiin
• Yhdistämään talousdatan liiketoiminnan tavoitteisiin

Laura Flück Fluck Accounting Oy:stä korostaa ohjelmiston valinnan pitkäjänteistä merkitystä: ”Jo ohjelmiston valinnassa on hyvä pohtia yrityksen tavoitteita ja esimerkiksi tulevia raportointitarpeita, jotta niihin voidaan etukäteen varautua.”

Hän nostaa esiin käytännön hyödyt, joita älykäs ohjelmiston käyttö tuo: manuaalinen työ vähenee, kokonaisuuden hallinta helpottuu ja yritys voi valita juuri itselleen sopivat ratkaisut.
”Reaaliaikaiset raportit, omien raporttipohjien rakentaminen suoraan ohjelmistoon ja kassatilanteen seuranta – nämä ovat olleet talouspäättäjille erityisen arvokkaita.”

Sinua saattaisi myös kiinnostaa artikkelimme: Kumpi valita, Procountor vai Netvisor? 

• Sähköinen taloushallinto

Jussi Räsänen

Jussi työskentelee kynäseppona ja Procountorin tuotemarkkinointipäällikkönä. Otan hyvin mielelläni palautetta ja asiantuntijakommentteja vastaan jussi.rasanen[at]finago.com