Tilinpäätöksen valmistelu Procountorissa

Vuodenvaihde on taloushallintoalalla usein hyvin kiireistä aikaa. Jos ja kun suurin osa yritysten ja muiden yhteisöjen tilikausista on kalenterivuoden mukaisia, on väistämätöntä, että alkuvuosi ja kevättalvi ruuhkautuvat tilinpäätöskiireestä. Tällaisessa tilanteessa on tärkeää pitää huoli siitä, että tilinpäätöksiin liittyvät rutiinitoimenpiteet hoituvat tehokkaasti, jotta rajalliset resurssit voidaan kohdistaa tilinpäätösten olennaisuuden kannalta kriittisiin, kirjanpitäjän ammattitaitoa vaativiin seikkoihin. Ennen varsinaisia tilinpäätökseen liittyviä teknisiä toimenpiteitä (kuten tilinpäätösdokumentin luominen) on hyödyllistä pysähtyä hetkeksi tilinpäätösmateriaalin pohjatöiden äärelle: kun pohjatyöt tehdään laadukkaasti, ei mahdollisia virheitä todennäköisesti tarvitse palata korjaamaan myöhemmin niin usein.

Onhan tilikauden kirjanpitoaineistossa mukana kaikki olennainen tilikaudelle kuuluva materiaali?

Aivan ensimmäiseksi on hyvä pysähtyä katsomaan tilikauden kirjanpitomateriaalin koostumus kuntoon. Aiempien kuukausien materiaali on varmasti usein tilinpäätöksen valmisteluhetkellä jo viimeistellyssä tilassa, mutta joulukuun osalta tilanne voi olla toinen. Jos tilikauden kirjausten perusta ei ole kunnossa, on turha hätiköidä tilinpäätöstä yhtään pidemmälle eteenpäin – sitä turhauttavampaa asioita on korjata ja muuttaa takautuvasti, mitä pidemmälle on ehditty edetä ennen korjaustarpeiden huomaamista.

Tästä syystä etenkin joulukuun kirjanpitoaineistoa on hyödyllistä peilata seuraaviin kysymyksiin:

Puuttuuko kirjanpitoaineistosta osto- tai myyntilaskutositteita, joita sinne voi olettaa vielä tulevan (esimerkiksi kuukausittain toistuva myyntilasku tietylle asiakkaalle, kuukausittain toistuva työsuhdeauton leasingsopimuksen lasku, jne.)? Mikäli kyllä, onko yrityksen tai muun yhteisön edustajaa vielä kontaktoitu näihin puuttuviin tositteisiin liittyen? Yrityksen tai muun yhteisön edustajan kontaktointi tilinpäätöksen valmisteluvaiheessa on varmasti hyödyllistä myös ilman suoraa epäilystä puuttuvista tositteista – tilinpäätöksen tekijähän ei välttämättä tiedä edes kaikista ei-säännöllisesti toistuvista tositteista, jotka tilikaudelle ovat vielä viime hetkellä tulossa.

Avoin kommunikaatio ja asioiden varmistaminen heti tilinpäätösprosessin alkuvaiheessa on sekä tilinpäätöksen tekijän että kirjanpitovelvollisen etu, jolla kylvetään siemenet mahdollisimman tehokkaalle ja sulavalinjaiselle tilinpäätöstyöskentelylle myös jatkossa. Digitaalisessa muodossa oleva aineisto (verkkolaskuna ja skannauspalvelun kautta tulleet ostolaskut) toki sisältää jo lähtökohtaisesti kaiken materiaalin, mutta aina voi tietysti olla mahdollista, että esimerkiksi jokin ostolasku kulkeutuu yrittäjälle fyysisenä paperilaskuna skannauspalvelun tai verkkolaskutuksen sijaan.

Onko joulukuulle tulleiden ostolaskujen joukossa sellaisia laskuja, joiden tosiasiallinen kirjanpitovaikutus ei kuulu päätettävälle tilikaudelle? Ostolaskujen tarkistamiseen ja läpikäyntiin kannattaa käyttää hetki aikaa ennen tilinpäätöksen seuraaviin vaiheisiin siirtymistä, jotta korjauksia ei tarvitse palata tekemään myöhemmin.

Edellä kuvatut asiat voivat toki tuntua aika itsestäänselviltä. Samalla on kuitenkin hyvä muistaa, että asioiden tarkistaminen ja varmistaminen luo tärkeän perustan mille tahansa tekemiselle: asioiden olettaminen ja varmistamatta jättäminen tuppaa usein johtamaan siihen, että asiat toteutuvatkin juuri päinvastoin omiin oletuksiin nähden!

Kirjausten ja tositteiden tarkistaminen

Toinen hyödyllinen vaihe tilinpäätöksen valmistelussa on kirjanpitotilien sisällön läpikäyminen. Ovatko kaikkien tositteiden kirjaukset oikeissa paikoissa? Onko jokin vienti päässyt lipsahtamaan vahingossa jollekin väärälle tilille? Onko Procountorin oletustiliöintien mukaisilla tileillä mahdollisesti sellaisia vientejä, jotka tulee vielä siirtää jollekin toiselle tilille? Yksi esimerkki tällaisesta tilistä on 8450, joka on oletuksena käytössä muun muassa osto- ja kululaskujen debet-tilinä.

Kirjausten tarkistamisen ja yleisen läpikäynnin voi tehdä Procountorissa helpoiten käyttäen Kirjanpitotilit ja viennit -raporttia, jota voi luonnehtia moderniksi pääkirjaksi: tältä raportilta voidaan tarkistaa tilien tarkka sisältö selkeästi tili kerrallaan ilman erillisiä pääkirjan PDF-tulosteita. Mikäli korjaustarpeita ilmenee, voidaan korjausta vaativalle tositteelle siirtyä suoraan tositteen numeroa klikkaamalla. Jos tilikaudella on paljon tapahtumia, voidaan kirjausten läpikäynti tehdä esimerkiksi kuukausittain, kun raportin hakuehtoja muutetaan tarpeeseen sopiviksi.

Kun tilien sisältöä käydään läpi kirjanpitotilit ja viennit -raportin kautta, voi vienneistä nousta esiin myös seuraava kysymys: ovatko kaikki tilinpäätökseen liittyvät muistiotositteet, kuten poistoihin ja jaksotuksiin liittyvät tositteet, tehty valmiiksi? Samalla voidaan tarkastaa, ettei jokin tosite ole jäänyt vahingossa esimerkiksi Kesken-tilaan, jolloin se ei ole vielä virallinen liiketapahtuma: kun raportin hakuehdoista valitaan tilaksi ei-liiketapahtumat, päästään näkemään valitulle aikajaksolle kuuluvat mahdolliset ei-liiketapahtuman mukaisissa tiloissa olevat tositteet.

Kirjanpitotilit ja viennit -raportilta nähdään kätevästi myös se, onko kirjanpidossa erotusta: Muutokset ALV:ssa ja tositteiden täsmäytyserot -osion Summa-rivin tulee olla aina 0,00. Jos tilikaudelta löytyy erotusta, voi erotuksen tarkemman syntyajankohdan selvittää pienentämällä raportin aikaväliä jokaiseen tilikauden kalenterikuukauteen kerrallaan. Aivan aluksi on hyvä tarkistaa Tositteiden täsmäytyseroraportin avulla se, onko jokin tosite jäänyt epähuomiossa erottamaan debet- ja kredit-kirjausten osalta: jos tällaisia tositteita löytyy, on niiden täsmäyttäminen ensimmäinen askel kirjanpidon erotuksen korjaamisessa.

Ehkä yleisin syy erotukselle on kuitenkin se, että kirjanpitoon on tullut esimerkiksi yksi uusi arvonlisäveroa sisältävä ostolasku ALV-laskelman luomisen jälkeen. Jos erotusta löytyy, onkin siis luontevinta mennä tarkastamaan ensin ALV-laskelma -näkymän tilanne: nouseeko erotusta sisältävän kuukauden viimeisimmän ALV-laskelman kohdalla Hae muokatut tositteet -painikkeen kautta esiin sellaisia arvonlisäveroa sisältäviä tositteita, jotka on luotu tai joita on muokattu ALV-laskelman muodostamisen jälkeen? Mikäli kyllä, niin uuden ALV-laskelman luominen tällaiselle kuukaudelle todennäköisesti poistaa erotuksen. Tämän jälkeen jatketaan edelleen oma-aloitteisten verojen ilmoittamiseen.

Eteneminen seuraaviin tilinpäätöksen toimenpiteisiin

Edellä kuvatut vaiheet ovat tärkeitä, tilinpäätöstä pohjustavia vaiheita ja tarkistuksia. Kun pohjatyö on kunnossa, voidaan edetä seuraaviin tilinpäätöksen toimenpiteisiin, kuten tase-erittelyiden ja varsinaisen tilinpäätösdokumentin laatimiseen. Tilinpäätöksen toimenpiteisiin voi tutustua myös ohjevideoiden muodossa.

• Johtaminen ja raportointi
• Procountor

Artturi Härkönen

Artturi työskentelee Accountor Finagolla sovellusasiantuntijana. Artturia kiehtoo asioihin perehtyminen ja selkeyden luominen.