Jussi Räsänen / 13.10.2023

Kirjanpidon tosite – Mikä se on ja miksi tositteen säilytys on tärkeää?

kuvassa tosite

Tosite on kirjanpidossa keskeisessä roolissa. Tositteella vahvistetaan ja todennetaan kirjanpitoon tehty kirjaus. Mutta mitä tosite oikeastaan tarkoittaa ja kuinka kauan erilaisia tositteita tulee säilyttää?

Procountor-ohjelmassa tositteelle on oma määritelmänsä ja ohjelmiston hinnoittelu perustuu siihen. Selvitetään se siis heti alkuun.

Mikä on tosite Procountorissa – miten se määritellään?

Moderni kirjanpito nojaa yhä enemmän digitaalisiin työkaluihin. Procountor kirjanpito-ohjelman avulla tositteiden hallinta on tehokasta ja järjestelmällistä.

Mutta mikä on tosite Procountorissa?

Procountorissa tositteisiin lasketaan mukaan: 

  • myynti-, osto-, matka- ja kululaskut 
  • palkkalaskelmat
  • myynti/tarjous- ja ostotilaukset
  • muistiotositteet
  • alv-laskelmat
  • viranomaisilmoitukset
  • joukkokirjeet
  • maksumuistutukset
  • dokumentit
  • suora tilisiirto

Yllä esitetty määritelmä pätee Procountor-ohjelmistoon ja se on olennainen, koska tositteiden kuukausittainen määrä on pääasiallinen peruste Procountorin hinnoittelulle.

Tositteesta voidaan esittää myös yleisempi määritelmä kirjanpidossa.

Tositteen määritelmä kirjanpidossa ja taloushallinnossa

Tosite on dokumentti tai muu tallenne, joka vahvistaa kirjanpidossa tai muussa taloushallinnossa tehdyn kirjauksen tai toimen. Tositteen tarkoitus on osoittaa, että kirjaus tai toimi perustuu todelliseen tapahtumaan.

Tosite voi olla esimerkiksi:

  • lasku (ostolasku tai myyntilasku)
  • palkkalaskelma
  • kuitti
  • sopimus tai sopimuksen liite
  • pankkiote tai muu rahaan liittyvä dokumentti
  • kirjallinen muistiinpano tai selvitys liiketapahtumasta

Tositteiden on täytettävä tietyt vaatimukset ollakseen kelvollisia kirjanpidossa. Esimerkiksi Suomessa kuitin on sisällettävä tiettyjä tietoja, kuten:

  • myyjäyrityksen nimen, y-tunnuksen ja yhteystiedot
  • kuitin antamispäivän
  • kuitin tunnistenumeron tai muun yksilöivän tunnisteen
  • tiedon myytyjen tavaroiden tai palveluiden määrästä ja lajista
  • suoritetun maksun määrän arvonlisäveroineen ja verokantoineen

Tositteiden säilyttäminen on tärkeää, sillä ne ovat perustana kirjanpidolle ja mahdollistavat kirjanpidon tarkastuksen ja todenmukaisuuden varmentamisen. Entä mikä on tositteiden säilytysaika kirjanpitolain mukaan?

Tositteiden säilytysaika

Kirjanpitolaki määrää, että tositteita on säilytettävä ainakin kuusi vuotta verovuoden päättymisestä alkaen. Yrityksen pankin tiliotteet ovat osa tätä kirjanpitoaineistoa.

Seuraavat dokumentit on säästettävä pidempään, eli vähintään kymmenen vuotta tilikauden lopusta:

  • tilinpäätös
  • toimintakertomus
  • kirjanpidolliset asiakirjat
  • tililuettelo
  • luettelo kirjanpidoista ja aineistoista

Aineisto on mahdollista pitää digitaalisessa muodossa, mutta kirjanpitolaki edellyttää niiden olevan helposti saatavilla Suomessa. Lisäksi niiden tulee olla tulostettavissa selkeässä muodossa tarvittaessa.

Sähköisten kirjanpitojärjestelmien etuna on, että ne huolehtivat automaattisesti varmuuskopioinnista, minkä ansiosta noudatat kirjanpitolakia ilman erillistä vaivaa. Tämä myös nopeuttaa omaa työtäsi kirjanpidon parissa.

Kirjanpitäjäsi ei myöskään joudu enää manuaalisesti siirtämään paperitositteidesi tietoja omaan järjestelmäänsä, säästäen näin laskutettavaa aikaa.

Kirjanpidon tositteiden merkitys ei ole pelkästään lakisääteinen velvoite, vaan ne auttavat yritystä hallinnoimaan ja seuraamaan sen taloudellista tilannetta. Digitaalisten työkalujen, kuten Procountorin, avulla tositteiden hallinta ja säilytys on nykyään helpompaa kuin koskaan. 

Jussi Räsänen

Jussi työskentelee Procountorilla kynäseppona. Otan hyvin mielelläni palautetta ja asiantuntijakommentteja vastaan jussi.rasanen[at]finago.com

Viimeisimmät:

Aiheittain:

Tilaa blogi sähköpostiisi

Saat ajankohtaisia vinkkejä muun muassa talouden ennustamiseen, raportointiin sekä digitalisoimiseen.