Työtodistus – mikä on työtodistus työnantajan näkökulmasta ja mitä tietoja siinä tulisi olla?

Työtodistus annetaan työntekijälle työsuhteen päättyessä. Se osoittaa, että henkilö on työskennellyt kyseisessä yrityksessä määritellyn ajanjakson jossain tietyssä työtehtävässä. 

Työntekijän pyynnöstä todistukseen voidaan lisätä tietoja työtehtävien sisällöstä, työntekijän työtaidosta ja käytöksestä. Työtodistusta voidaan tarvita esimerkiksi uutta työpaikkaa haettaessa tai erilaisten etuuksien hakemisen yhteydessä.

Työsopimuslaki kertoo, mitä tietoja työtodistukseen voi sisällyttää. Työnantajan on lain mukaan annettava pyynnöstä työtodistus ja hänen on myös tiedettävä, mitä tietoja siihen saa lain mukaan kirjata ja mitä ei. Tämän kirjoituksen jälkeen tiedät, miten välttää lainsäädännön sudenkuopat ja osaat kirjoittaa suppean tai laajan työtodistuksen.

Työtodistus – perustietoa

Työnantajan on toimitettava työtodistus työntekijän vaatiessa sitä kymmenen vuoden sisällä työsuhteen loppumisesta. Tämän takia tietoja työntekijöiden työjaksoista ja suoritetuista tehtävistä tulee säilyttää vähintään kymmenen vuotta.

Työtodistus on annettava vaikka työsuhteen päättymisestä olisi kulunut yli kymmenen vuotta, ellei se ole työnantajalle kohtuuton vaiva. Todistus on annettava työntekijälle viipymättä. Työtodistusta ei tarvitse toimittaa ilman työntekijän pyyntöä.

Työntekijä voi pyytää työtodistuksen suppeana tai laajana.

Suppea työtodistus sisältää:

• työsuhteen alkamis- ja loppumisajankohdan
• suoritetut työtehtävät.

Laaja työtodistus sisältää:

• työsuhteen alkamis- ja loppumisajankohdan
• suoritetut työtehtävät
• syy työsuhteen päätökseen
• arviointi työntekijän osaamisesta ja käyttäytymisestä.

Työntekijä voi päättää, haluaako hän molemmat, arvioinnin ja työsuhteen päättymisen syyn, vai vain jomman kumman laajassa todistuksessa. Jos työtodistus sisältää arvioinnin, se on pyydettävä viiden vuoden sisällä työsuhteen lopusta.

Nämä asiat työnantajan on hyvä tietää työtodistuksesta

Suositus on, että työtodistus luovutetaan työntekijälle viikon kuluessa pyynnöstä.

Suppeassa työtodistuksessa mainitaan työsuhteen alkamis- ja loppupäivämäärä sekä työtehtävät, joita työntekijä on suorittanut. Työsuhteen kestosta kerrottaessa ei eritellä mahdollisia poissaoloja (esim. perhevapaat, sairauspoissaolot).

Todistuksessa on lueteltava työntekijän suorittamat tehtävät, kuten työsopimuksessa on määritelty. Jos työntekijä on tehnyt muita merkittäviä tehtäviä, ne tulee myös mainita.

Työnantaja ei voi omatoimisesti lisätä työtodistukseen syitä työsuhteen päättymiselle tai arviota työntekijän työsuorituksesta ja käytöksestä. On suositeltavaa keskustella työntekijän kanssa ennen todistuksen kirjoittamista siitä, mitä hän toivoo siihen lisättävän.

Jos työntekijä haluaa maininnan päättymissyystä, se voidaan lisätä ilman arvioita työntekijän suorituksesta.

Mahdollisia syitä työsuhteen päättymiselle:

• määräajan kuluminen umpeen
• työntekijän irtisanoutuminen
• taloudellinen ja tuotannollinen peruste
• työntekijän henkilöön liittyvä syy
• työnantajan tai työntekijän aloitteesta tapahtunut työsopimuksen purkaminen
• työsopimuksen purkautuminen.

Työsuhteen päättymisen syy on kerrottava siten, ettei se samalla sisällä arviota työntekijästä, ellei työntekijä ole sitä erikseen pyytänyt. Jos työsuhde on päättynyt työntekijästä johtuvasta syystä, työnantaja ei saa eritellä tai kuvata tätä perustetta työtodistuksessa.

Virheelliset tiedot työtodistuksessa on korjattava. Työtodistukseen ei saa sisällyttää harhaanjohtavaa tai lainvastaista tietoa. Jos todistuksessa on virheitä, työnantajan tulee antaa korjattu versio.

Arvio työntekijän kyvyistä ja käytöksestä voidaan ilmaista monin eri tavoin, kuten asteikolla 1–5 tai käyttämällä arvioita kuten ”heikko”, ”välttävä”, ”tyydyttävä”, ”hyvä” ja ”kiitettävä”. On tärkeää, että arvio on rehellinen ja kuvaa oikein työntekijän osaamista.

Arviointi työtodistuksessa

Työtodistukseen merkittävä arvolause on työnantajan todistus työntekijän työtaidosta, ahkeruudesta ja käytöksestä. Ne ovat työnantajan käsityksiä, jotka voivat poiketa työntekijän omista käsityksistä. Työntekijä ei voi vaatia työnantajaa muuttamaan käsitystään, mutta työntekijä voi kuitenkin pyytää kiistatilanteessa uuden suppean työtodistuksen, jossa ei ole arvostelua.

Jos työntekijä pyytää, työnantajan tulee toimittaa hänelle työtodistus 10 vuoden sisällä työsuhteen loppumisesta. Sen sijaan työntekijä voi vaatia arvioinnilla varustettua työtodistusta ainoastaan viiden vuoden ajalta työsuhteen päättyessä.

Jos työnantaja merkitsee työtodistukseen pyytämättömän tai virheellisen arvolauseen, hän voi joutua maksamaan korvauksia työntekijälle. Tällaista korvausta voi vaatia, jos työntekijän mahdollisuudet saada uusi työ estyvät tai hidastuvat kyseisen arvolauseen vuoksi, ja hänelle aiheutuu taloudellista tappiota.

Väliaikainen työtodistus

Väliaikainen työtodistus on dokumentti, jonka työntekijä voi pyytää työnantajaltaan kesken työsuhteen, esimerkiksi silloin kun hän hakee uutta työtä, koulutukseen tai muusta erityisestä syystä. Se osoittaa, millaisia tehtäviä työntekijä on suorittanut ja millaista osaamista hänelle on kertynyt siihen mennessä työsuhteensa aikana. Vaikka väliaikainen työtodistus ei ole työsopimuslain mukainen velvollisuus, monet työnantajat antavat sellaisen työntekijän pyynnöstä. Väliaikainen työtodistus voi sisältää samankaltaisia tietoja kuin tavallinen työtodistus, mutta se koskee vain tiettyä aikaväliä työsuhteen sisällä, eikä koko työsuhteen kestoa.

Vaikka laissa ei ole mainintaa väliaikaisesta työtodistuksesta, työnantaja voi olla velvollinen kirjoittamaan väliaikaisen työtodistuksen esimerkiksi työntekijän hakeutuessa koulutukseen, koska työnantajan on lain mukaan pyrittävä edistämään työntekijän mahdollisuuksia kehittyä urallaan.

• Yrityksille

Viimeisimmät:

• Arvonlisäveron korotus edessä – kertaa tulevan syksyn ja vuodenvaihteen 2025 alv-muutokset
• Modernilla toiminnanohjausjärjestelmällä ketteryyttä taloushallintoon 
• Sopimusoikeuden ABC – 6 vinkkiä, joilla vältät sopimisen sudenkuopat
• Ilmainen kirjanpito-ohjelma – lataa Excel-pohja yhdenkertaiseen kirjanpitoon
• Vastuullisuus ja ESG-raportointi murroksessa – mihin yritysten on varauduttava?
• Tietosuojaselosteen laatiminen – lataa malli Sopimuskoneesta
• Lomautusilmoitus työntekijälle – miten lomautuksesta ilmoittaminen tapahtuu?

Aiheittain:

• Johtaminen ja raportointi ( 17 )
• Lainsäädäntö ja verotus ( 30 )
• Procountor ( 18 )
• Rahoitus ( 4 )
• Sähköinen taloushallinto ( 17 )
• Tilitoimisto ( 29 )
• Yhdistyksille ( 8 )
• Yleinen ( 5 )
• Yrityksille ( 60 )