Edustuskulut – mitä tarkoittaa edustuskulut?

Edustuskulut ovat yrityksen menoja, joka aiheutuu sen toimintaan liittyvästä edustamisesta. Tällaiset kulut voivat syntyä esimerkiksi asiakastapaamisten, liiketoimintaneuvottelujen, yritystilaisuuksien tai henkilöstön koulutusten yhteydessä. Edustuskuluihin lukeutuvat muun muassa tarjoilu-, ravintola-, matkustus- ja majoituskulut sekä lahjat, jotka liittyvät yrityksen edustamiseen tai asiakassuhteiden ylläpitoon.

Edustuskulut ovat merkittäviä niille yrityksille, jotka tekevät paljon suoria asiakaskontakteja tai joiden liiketoimintamalli edellyttää säännöllistä kumppanien ja sidosryhmien kanssa tapahtuvaa vuorovaikutusta. Edustuskulut ovat osa yrityksen myynti- ja markkinointimenoja.

Yrityksen edustuskuluista voidaan yhtiön tuloverotuksessa vähentää 50 %, joskaan vähennyskelpoisuus ei koske arvonlisäveroa.

Markkinointi- ja edustuskulut liittyvät yrityksen ulkoiseen toimintaan, kun taas neuvottelukulut kohdistuvat yrityksen sisäiseen henkilöstöön ja hallintoon. Asiakastapaamisissa tarjottavat kohtuuhintaiset tarjoilut voidaan katsoa neuvottelukuluiksi, jos tapahtuman yksityiskohdat dokumentoidaan selkeästi, kuten tilaisuuden tarkoitus ja osallistujat.

Neuvottelukulut ovat kokonaisuudessaan vähennyskelpoisia sekä tuloverotuksessa että arvonlisäverotuksessa, samoin kuin markkinointikulut.

Edustus- ja markkinointikulujen erottaminen toisistaan voi olla haastavaa, mutta yleisesti ottaen, mitä laajemmin tilaisuus on suunnattu, sitä enemmän se kallistuu markkinointikulujen puolelle. Markkinointitilaisuudet ovat tyypillisesti avoimia, laajalle yleisölle suunnattuja tapahtumia.

Verohallinnon ohjeen mukaan mainoslahjaa, jonka arvonlisäverollinen ostohinta on enintään 50 euroa, voidaan pitää tavanomaisena. Esimerkkejä tavanomaisista mainoslahjoista ovat esimerkiksi tuotteiden näytelähetykset tai yrityksen merkkipäivinä asiakkaille jaetut lahjat. Verohallinnon mukaan alkoholilahjat on verotuksessa tulkittu käytännössä aina edustamiseen liittyviksi.