Sujuva siirtymä uuteen ohjelmistoon

Sujuva vaihdos Procountoriin Onni-projektina

Kirjanpitoa ja tilitoimistopalveluita tarjoava 1Office tukee asiakkaitaan liiketoiminnan kaikissa vaiheissa – yrityksen perustamisesta kansainvälistymiseen. Tilitoimiston kokeneet taloushallinnon ja juridiikan ammattilaiset tarjoavat palveluita myös yrityksen talouden johtamiseen ja kehittämiseen.

Tyytymättömyys vanhaan kirjanpito-ohjelmistoon sai 1Officen harkitsemaan ohjelmiston vaihtoa.

“Olin aiemmin käyttänyt Procountoria ja ollut tosi tyytyväinen. Myös asiakkaat kehuivat sitä helppokäyttöisyyden ja ajantasaisen datan vuoksi”, Annika Koorik, 1Officen pääkirjanpitäjä kertoo.

Ohjelmiston vaihdos toteutettiin Procountorin Onni-projektina, jonka selkeällä toimintamallilla ohjelmiston vaihto ja asiakkaiden taloushallinnon digitalisointi toteutetaan sujuvasti. Onni-projektin aikana tilitoimiston tukena on jatkuvasti Procountorin osaava projektitiimi.

Aktiivinen neuvonta ja koulutus takaavat onnistuneen ohjelmiston vaihdon

”Saimme Onni-projektin aikana aina vastauksia ja apua nopeasti. Pidin siitä, että uuden oppimiseen kannustettiin aktiivisesti: oli riittävästi koulutuksia ja paljon videoita ja muuta oppimateriaalia.”

Annika Koorik, pääkirjanpitäjä

1Officella Onni-projekti toteutettiin kokonaisuudessaan kuuden kuukauden aikana, kesälomien ympärillä.

Ohjelmiston vaihtaminen ei ole tilitoimistolle eikä asiakaskunnalle pikkujuttu ja siirtymävaihe herättää usein myös kriittisiä ääniä. Onni-projektissa Procountorin asiantuntijat ovat aktiivisesti mukana asiakasviestinnässä. Vaikutuksia tilitoimiston liiketoiminnalle käydään läpi yhdessä ja tilitoimisto saa käyttöönsä valmiita ideoita toimenpiteiden sekä kampanjoiden toteuttamiseen.

1Officen Onni-projektissa satsattiin paljon aikaa asiakkaiden neuvontaan, koulutukseen ja keskinäiseen viestintään. Pääosin tilitoimiston asiakkaat suhtautuivat ohjelmistomuutokseen positiivisesti ja mielenkiinnolla.

“Pyrimme kouluttamaan ja neuvomaan asiakkaita aina, kun oli tarvetta. Asiakkaiden ohjaaminen on helppoa vaikka etäyhteyksillä, kun molemmilla on sama näkymä ruudulla edessä, eikä toisistaan eroavia ohjelmia”, Annika Koorik kuvailee.

“Eräällä asiakkaalla oli haasteita tottua uuteen ohjelmistoon ja hän olisi halunnut vaihtaa takaisin vanhaan. Sanoin hänelle, että käytä tätä Procountoria vähän aikaa ja lupaan, että tulet rakastamaan sitä. Muutaman kuukauden päästä hän tuli vähän nolona juttelemaan ja totesi, että oikeassa olit”, 1Officen toimisto- ja kirjanpitoassistentti Karin Ruusmann naurahtaa.

Procountorista avaimet kasvuun

Procountorin käyttöönoton myötä manuaalisen työn tekemisen tarve on vähentynyt. Automaatiot vähentävät inhimillisten virheiden mahdollisuuksia, säästävät aikaa manuaaliselta naputtelulta muille tehtäville ja auttavat varmistamaan, että saatavilla oleva talousdata on aina reaaliaikaista. Esimerkiksi tilinpäätösten tekeminen käy nykyään sutjakkaammin, eivätkä kevätkiireet aiheuta enää samanlaista stressiä ja kiirettä kuin aiemmin.

Asiakkaat käyttävät helppokäyttöistä ohjelmaa aiempaa aktiivisemmin, minkä vuoksi jatkuvaa tukea arkisten talousasioiden hoitoon, esimerkiksi myyntilaskujen tekemiseen, ei enää tarvita samaan tapaan kuin ennen.

“Asiakkaat selvästi tykkäävät käyttää ohjelmaa, sillä se on niin helppoa. Yhteistyö on syvemmällä tasolla, kun asiakkaat ovat paremmin perillä yrityksensä taloustiedoista ja osaavat tehdä esimerkiksi verkkolaskut nopeasti itse”, Karin Ruusmann kuvailee.

Sujuva ja helppokäyttöinen ohjelmisto avaa tilitoimistolle myös mahdollisuuksia kasvaa.

”Nyt meillä on aikaa palvella asiakkaitamme syvällisemmin ja aiempaa kattavammin. Toisaalta olemme voineet ottaa paljon uusia asiakkaita ja näin tehostaa toimintaamme.”

Annika Koorik, pääkirjanpitäjä