EtusivuSähköinen taloushallinto

Sähköinen taloushallinto

Sähköisten taloushallinnon ohjelmistojen, kuten Procountorin, avulla esimerkiksi myyntilaskut, ostolaskut, kirjanpito ja palkanlaskenta voidaan hoitaa verkon välityksellä reaaliaikaisesti, vaivattomasti ja aikaa säästäen.

Sähköinen taloushallinto tuo lukuisia etuja myös kirjanpitoon. Reaaliaikainen näkymä yrityksen taloustilanteeseen on yksi niistä.

  • Hoida rutiinit ja velvoitteet helposti
  • Vähennä manuaalista työtä
  • Sopii yksinyrittäjistä PK-yrityksiin

Mitä on sähköinen taloushallinto?

Yrityksen taloushallinto ja kirjanpito osto- ja myyntilaskuista aina tilinpäätökseen asti on mahdollista hoitaa kokonaisuudessaan sähköisesti. Kun yritykselläsi on käytössä täysin sähköinen taloushallinnon järjestelmä, voit unohtaa papereiden pyörittelyn. Kaikki taloustiedot kuiteista lähtien ovat samassa ohjelmistossa aina reaaliaikaisesti nähtävissä ja tietoturvallisesti tallessa. Käyttöoikeuksin on mahdollista rajata sitä, kuka pääsee näkemään tai muokkaamaan tietoja.

Verkossa toimivalla Procountorilla onnistuvat muun muassa:

Nainen tekee sähköistä taloushallintoa

Mitkä ovat sähköisen taloushallinnon tärkeimmät hyödyt?

Tehosta yrityksen taloushallinnon prosesseja ja säästä aikaa ja rahaa.

  • Aikaa säästyy olennaiseen

    Taloushallinnon sähköistäminen poistaa kahdenkertaista työtä ja automatisoi prosesseja. Jo kerran tietokoneella ollutta tietoa ei tarvitse välillä siirtää paperille ja tallentaa uudelleen. Aikaa säästyy myös ohjelmistojen välillä seilaamisesta, kun verkossa toimivalla ohjelmistolla voi hoitaa kaiken yrityksen taloushallintoon liittyvän kokonaisvaltaisesti.

    Myös tietojen etsiminen onnistuu nopeammin, kun materiaalit ovat sähköisessä muodossa tallessa tietoturvallisesti.

  • Yhteistyö tilitoimiston kanssa on tehokasta ja lisäarvoa tuottavaa

    Kun kaikki käyttävät samaa ohjelmaa, tietojen manuaalinen tallentaminen järjestelmästä toiseen ei ole enää tarpeen. Ajansäästö näkyy nopeasti alentuneissa kuluissa.

  • Ajantasaisuus

    Ohjelmistosta yrittäjä saa lähes reaaliaikaisen taloudenseurannan päätöstensä ja johtamisen tueksi. Lukujen avulla voit ennakoida tulevaisuutta menneeseen katsomisen sijasta. Raportit saa suoraan ohjelmistosta odottelematta ilman välikäsiä. Myös itse ohjelmisto on jatkuvasti ajan tasalla, koska ohjelmisto kehitetään jatkuvasti vastaamaan lain vaatimuksia ja taloushallinnon sähköistymistä.

  • Käytön vapaus

    Sähköinen taloushallintoohjelmisto toimii pilvipalveluna internetselaimessa. Näin ollen se on yrittäjän käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta – myös mobiililla.

  • Helppo myyntilaskutus

    Laskut saadaan lähtemään sähköisessä taloushallinnossa nopeasti asiakkaille, ja suoritukset tulevat yritykseen sitä myötä nopeammin sisään. Myyntilaskun laatimista nopeuttavat ohjelmistosta hyödynnettävät tuote- ja asiakasrekisterit. Rekisterit mahdollistavat monipuolisten myyntiraporttien laatimisen. Virheiden määrä laskee, kun myyntilaskujen käsittely automatisoituu.

  • Nopea matka- ja kululaskujen käsittely

    Työntekijä pääsee laatimaan matkalaskunsa itse ohjelmaan heti matkalta palattuaan, ja laskun hyväksyntä, maksaminen ja kirjanpito hoituvat niin ikään ohjelmistossa.

    Sähköisessä taloushallinnossa kuitteja ei tarvitse toimittaa tilitoimistoon, vaan kuitit saa skannattua laskun liitteeksi. Skannaus onnistuu esimerkiksi älypuhelimen sovelluksella, jolloin kuitin voi skannata ja tallentaa heti sen saadessaan. Riskiä kuitin hukkumisesta ole enää ole.

    Matka- ja kululaskujen laatiminen matkalaskureineen ja päivärahojen ja kilometrikorvausten ajankohtaisine enimmäismäärineen ovat valmiina taloushallinnon järjestelmässä ja kierrätys onnistuu myös vaivattomasti sähköisesti.

  • Tiliöintien automatisointi kirjanpidossa

    Sähköisen taloushallinnon perusajatuksena ovat tiliöintien automatisointi ja tiedon kahdenkertaisen tallennuksen poistuminen. Tositteiden taustalle voidaan muodostaa automaattisesti kirjanpidon tiliöinnit joustavien oletusten perusteella.

    Kirjanpidon automatisointi muuttaa kirjanpitäjän työn luonnetta: aiemmin aikaa vievät rutiinitehtävät voidaan hoitaa helposti ja taloushallinnon asiantuntijatehtäviin ja muihin tuottavampiin työtehtäviin jää enemmän aikaa.

  • Yrityksen taloushallinnon arkistointi helpottuu

    Verkossa toimivalla hjelmistossa laskut, tiliotteet, palkkalaskelmat ja muut tositteet ja raportit arkistoidaan automaattisesti sähköiseen arkistoon. Vanhojen tietojen hakeminen tarpeen tullen on vaivatonta ja onnistuu verkkopalvelusta missä tahansa, kun käytettävissä on tietokone ja verkkoyhteys. Monipuoliset hakuehdot helpottavat hakuja.

  • Paperiset kuitit voi unohtaa

    Voit tallentaa kuitit, tositteet ja laskut muutamalla klikkauksella älypuhelinsovelluksen avulla – aikaa säästyy, eikä kadonneita kuitteja tarvitse enää etsiä, kun kaikki kuitit ovat tallessa sähköisesti ja löydettävissä hakutoiminnolla.

  • Kustannustehokkuus

    Sähköisen taloushallinnon ohjelmisto on kustannustehokas ratkaisu, koska pilvipalvelu ei vaadi ohjelmistoasennuksia eikä kalliita lisenssi- eikä palvelin-investointeja. Ohjelmistoveloitus perustuu käyttöön, ja saat veloituksetta käyttöösu rajattoman määrän käyttäjätunnuksia. Työt on mahdollista jakaa yrityksen sisällä joustavasti, kun työntekijöille voidaan antaa käyttöoikeuksia tarpeiden mukaan. Esimerkiksi matkalaskut asianomainen voi tehdä itse sijaan, että ilmoittaisi tiedot hallinnolle, joka veisi ne eteenpäin.

  • Virheet vähenevät

    Kirjaukset siirtyvät sähköisesti vaiheesta toiseen ja manuaalinen työskentely vähenee, mikä puolestaan pienentää virheiden syntymisen riskiä.

  • Kokonaisuus on valittavissa yrityksen tarpeiden mukaan

    Voit lisätä kokonaisuuteen muita palveluita ja toimintoja ohjelmistointegraatioiden avulla. Kun yrityksesi kasvaa, sähköinen taloushallinto kasvaa mukana.

  • Ostolaskujen tehokas käsittely

    Sähköisessä taloushallinnossa ostolaskut voidaan laittaa maksun yhdellä napin painalluksella. Verkkopankissa ei tarvitse viettää enää aikaa. Ostolaskujen tiliöinnit pystytään automatisoimaan esimerkiksi toimittajan eli laskun lähettäneen yrityksen mukaan. Verkkolaskuina vastaanotetut ostolaskut vähentävät virheiden määrää laskuja maksaessa.

  • Palkanlaskenta samassa järjestelmässä

    Kirjanpito-ohjelmalla yrityksen johto voi porautua tuloslaskelmalta henkilökuluihin ja nähdä, mistä luvut muodustuvat.

    Kirjanpitäjä voi lähettää palkkalaskelmat sähköisesti, ja palkat saa maksettua suoraan taloushallinnon ohjelmiston käyttöliittymästä SEPA-palkkoina. Tietoja ei tarvitse tallentaa erikseen kirjanpitoon, ja palkanlaskennan taustalle muodostuvaan kirjanpitoon voidaan automatisoida palkkojen kaikki sivukulut.

  • Sisäinen laskenta ja raportointi helpottuu

    Mikä tahansa kirjanpidon tosite voidaan kohdistaa ja jakaa joustavasti erilaisille seurantakohteille. Sisäisen laskennan merkinnät voidaan automatisoida myynti-, osto-, matka- ja kululaskujen, samoin palkkojen osalta.

    Yritysasiakas saa sisäisen laskennan raportteja suoraan taloushallinto -ohjelmistosta. Tilitoimisto pystyy tarjoamaan arvokasta apua asiakkaalleen raporttien kehittämisessä ja tulkinnassa.

  • Tilinpäätös ja välitilinpäätös on nopeampaa

    Kirjanpito-ohjemalla tilinpäätöstiedot haetaan automaattisesti kirjanpidosta tilinpäätöksen raporteille. Työ on perinteiseen verrattuna nopeampaa, ja virheiden riski vähenee. Perinteisesti tasekirja ja tase-erittelyn tekeminen ovat irrallaan kirjanpito-ohjelmasta ja työ hoituu esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla. Jos jokin lähtötietojen luku muuttuu, ei muutosta välttämättä huomata päivittää erilliseen tiedostoon.

    Kirjanpito-ohjelmalla voi kuukausikirjanpidon tehdä jopa välitilinpäätöstasoisesti sisältäen esimerkiksi tase-erittelyjen päivityksen. Sähköisyys tasaa kirjanpitäjän työkuormaa vuoden aikana.

Paljonko voit säästää aikaa sähköisellä taloushallinnolla?

Perinteinen taloushallinto on samojen tietojen siirtämistä ja tallentamista paikasta toiseen, jäljessä laahaavien, huonosti ennustusten tekemiseen soveltuvien raporttien laatimista ja paperisten kuittien käsittelemistä. Pahimmillaan näihin prosesseihin voi kulua jopa kymmeniä tunteja kuukaudessa.

Nämä manuaaliset ja moninkertaista työtä vaativat työvaiheet jäävät sähköisen taloushallinnon ohjelmiston käyttäjältä kokonaan pois. Sähköisessä taloushallinnossa työvaiheet automatisoidaan.

Voit luoda laskun, lähettää sen ja hoitaa koko kirjanpidon yhdessä ohjelmassa. Lisäksi raportit ovat aina ajan tasalla parin klikkauksen päässä, mikä helpottaa raporttien pohjalta tehtävien liiketoimintapäätösten syntymistä.

Verkossa toimivan taloushallinnon avulla töitä voi jakaa yrityksen sisällä joustavasti. Työntekijät voivat esimerkiksi laatia matkalaskut itse sen sijaan, että he ilmoittaisivat tiedot sähköpostitse hallinnolle.

Mitä verkossa toimiva taloushallinto maksaa?

Pilvipalveluna käytettävän sähköisen taloushallinnon ohjelmiston kustannukset kooostuvat aloitus- ja käyttökustannuksista.

Aloituskustannukset

Etenkin pienyrittäjille suunnatuissa ohjelmistoissa ei välttämättä ole aloituskustannuksia. Kustannukset riippuvat myös siitä, ottaako yritys ohjelmiston käyttöönsä itsenäisesti vai kirjanpitäjän avustamana. Aloituskustannuksia voivat olla muun muassa:

  • Ohjelmiston ja lisäpalveluiden avausmaksut
  • Yhteyksien avaus
  • Mahdollinen koulutus ohjelmiston käyttöön
  • Tietojen siirto sekä esimerkiksi tarvittavien tilien ja henkilöiden perustaminen

Käyttökustannukset

  • Tapahtumakohtainen hinta tai
  • Käyttäjä- tai moduulikohtainen hinta sekä
  • Tilitoimiston tarjoamat taloushallinnon palvelut (suoriteperusteisesti tai kiinteällä kuukausihinnalla)

Mikä ei maksa?

  • Ylläpito ja päivitykset
  • Varmuuskopiointi
  • Asiakaspalvelu ja käyttötuki (*Accountor Finagon asiakaspalveluun soitetuista puheluista operaattorisi veloittaa 8,35 snt/puh + 16,69 snt/min, sis. ALV 24%)

Kenelle se soveltuu?

Sähköinen taloushallinto sopii kaikenkokoisille yrityksille. Itse asiassa ”sähköinen loikka” kannattaakin tehdä jo varhaisessa vaiheessa, sillä siirtyminen uudenaikaiseen taloushallinto-ohjelmaan onnistuu erityisen helposti prosessien ollessa vielä yksinkertaisia.

Jos sinulla on toiminimi tai osakeyhtiö, jonka vuotuinen liikevaihto on alle 500 000€, pienyrittäjille kehitetty ohjelmisto on käytännössä riittävä. Pienyrittäjän laskutusohjelma Procountor Solo on työkalu, jolla hoidat myyntisi, vastaanotat ja maksat ostolaskut ja otat kuvat kuiteista muutamassa sekunnissa siihen tarkoitetulla ohjelmistolla. Kirjanpitäjäsi saa aineistot valmiiksi käsiteltynä, mikä tehostaa työntekoa ja säästää kuluja.

Mikäli et kuuluu edellä mainittuun pienyrittäjien ryhmään, etsit todennäköisesti kattavampaa työkalua. Procountor-tuoteperheen Procountor Taloushallinto on helppokäyttöinen kirjanpito-ohjelma, joka mahdollistaa sähköisen taloushallinnon tarjoten hyvin monipuolisia ominaisuuksia ja lukuisia integraatioita.

Kummankin ohjelmiston käyttöönotto onnistuu myös kesken tilikauden. Mikä parasta, voit lisätä pakettiin joustavasti ominaisuuksia omien tarpeittesi mukaan. Maksat vain siitä, mitä tarvitset.

Kysymyksiä ja vastauksia

Sopiiko sähköinen taloushallinto vain isoille yrityksille?

Ei. Sähköisyys tuo etuja yrityskoosta, yritysmuodosta tai toimialasta riippumatta.

Onko verkossa toimiva ohjelmisto työläs ottaa käyttöön?

Uuden yrityksen on erittäin helppoa ja vaivatonta ottaa käyttöönsä nykyaikainen taloushallinnon järjestelmä. Jo pidempään toiminnassa olleen yrityksen kannattaa varata aikaa muutosten läpivientiin, mutta tähän on tarjolla apua. Useimmiten muutokseen liittyvä työ on isompi tilitoimistolle kuin yritykselle. Molemmat hyötyvät ja lopputulos palkitsee.

Onko sähköinen taloushallinto sama asia kuin verkkolaskutus?

Laskutus on vain yksi osa taloushallinnon kokonaisuutta. Sujuva laskutus on yrittäjälle tärkeä asia, joka onnistuu tehokkaasti sähköisen taloushallinnon ohjelmassa.

Onko digitaalisen taloushallinnon ohjelmistoa vaikea käyttää?

Jos pystyt hoitamaan henkilökohtaisia talousasioitasi verkkopankissa, pystyt hoitamaan yrityksesi talousasioita siihen tarkoitetussa järjestelmässä. Yrittäjän ei kuitenkaan tarvitse olla taloushallinnon asiantuntija tai kirjanpitäjä. Niin sanotussa yhteiskäyttöisessä ohjelmistossa yrittäjä ja kirjanpitäjä voivat vapaasti määritellä roolit ja jakaa tehtävät.

Miten sähköinen laskutus auttaa yhteistyötä kirjanpitäjän kanssa?

Tilitoimisto ja sen asiakkaat voivat käyttää samaa ohjelmaa, jolloin tilitoimiston on helppo tarjota asiakkailleen parempaa, lisäarvoa tuottavaa palvelua. Kirjanpitäjä voi toimia yrityksessä talouspäällikkönä, eikä yrittäjän tarvitse huolehtia talousasioista.

Sähköisen taloushallinnon avulla yrityksellä ja tilitoimistolla on käyttäjätunnukset samaan järjestelmään. Mapit katoavat ja kommunikaatio helpottuu, jonka johdosta yritys saa entistäkin parempaa palvelua tilitoimistolta.

Kun laskutat asiakkaitasi sähköisesti verkkolaskuna, tiliöityy suoritukset automaattisesti oikeille tileilleen ja se vähentää virheiden todennäköisyyttä ja helpottaa kirjanpitoa.

Kolme mallia järjestää taloushallinto ja kirjanpito

Tilitoimistopalvelujen ulkoistus

Monet yritykset ulkoistavat taloushallintonsa tilitoimiston hoidettavaksi. Tällöin kannattaa valita yrityksen ja tilitoimiston yhteiskäyttöinen pilvipalvelu, johon molemmat pääsevät kirjautumaan. Eduksi on, että tilitoimistossa on kokemusta ja osaamista sähköisestä taloushallinnosta. Myös muulla osaamisella, kuten vaikka toimialan erityiskysymysten tuntemisella, on tietenkin tärkeä rooli tilitoimistokumppanin valinnassa.

Sisäisesti hoidettu taloushallinto

Verkossa toimiva taloushallinnon ohjelmisto on erinomainen valinta myös yritykselle, joka hoitaa taloushallintonsa itse sisäisesti. Se vähentää rutiinityötä ja lisää taloushallinnon ammattilaisten merkitystä taloustiedon tulkitsijoina.

Tarpeen mukaan joustava malli

Sähköinen taloushallinto mahdollistaa hyvin joustavan ulkoistuspalveluiden käytön yrityksille. Yritys voi esimerkiksi käyttää tilitoimistoa vain kuukausittaisen kirjanpidon viimeistelyyn ja tilinpäätöksen tekemiseen niin sanottuina normaaliaikoina, ja kiirehuipuissa ja vaativimmissa tilanteissa se voi ostaa tilitoimistolta enemmän palveluja.

Aloita Procountoriin tutustuminen 20 sekunnissa

Turvallista ja aikaa säästävää taloushallintoa

  • Helppo myynti- ja ostolaskutus
  • Automatisoitu kirjanpito
  • Sujuva palkanlaskenta
  • Näppärä mobiilikäyttö
  • Paperiton yhteistyö tilitoimiston kanssa

Autamme eteenpäin oikean ohjelmiston valinnassa 👉

”Nykyisin talouden hoitoon menee viikossa vain 15 minuuttia” – Peter Nordlund, Toimitusjohtaja, Filterpark Oy