Tekoäly auttaa ja helpottaa talouden rutiineja

Oppiakseen Automate tarvitsee riittävästi dataa. Automate ei osaa vielä asettaa alv-statusta oikein käänteisen alv:n laskuille, joten kyseiset laskut kannattaa tarkastaa huolellisemmin. Jos rakennusalan yrityksellä on paljon käänteisen alv:n laskuja, voi Automaten poistaa käytöstä. Muutoin Automate sopii kaikenlaisille yrityksille, toimialasta riippumatta.

Automaten oppiessa kirjanpitäjän rutiininomainen, manuaalinen kirjaustyö vähenee, ja tilalle tulee mielekkäämpää tarkistus- ja tulkintatyötä. Automate on kirjanpitäjän apulainen, joka vapauttaa ammattilaisen aikaa monimutkaisten, asiantuntemusta vaativien ongelmien ratkaisemiseen.

Automate on nimensä mukaisesti oppija, joka ei koskaan pysty korvaamaan ammattilaista. Ihminen näkee asiayhteyksiä, kun taas tekoäly toimii aina sillä kaavalla, jonka se on oppinut. Automate vaatii oppiakseen paitsi dataa, myös ohjaajan, joka sitä opettaa. Automate ei koskaan pääse samaan lopputulokseen kuin ammattilainen, vaan vaatii sen, että kirjanpitäjä seuraa sen työn tuloksia ja opettaa tarvittaessa lisää.

Aivan kaikkien yritysten tiliöintejä Automate ei osaa kunnolla. Yrityksen tiliöintihistoria voi olla puutteellinen tai epäjohdonmukainen, esimerkiksi muuttuneen tilikartan, jatkuvasti vaihtuvien toimittajien tai vaihtelevien tiliöintikäytäntöjen vuoksi. Myös laskujen vähäinen määrä sekä tilanteet, joissa tiliöintiin tarvittava tieto on vain laskun kuvassa tai Finago Procountorin ulkopuolella, vaikeuttavat tiliöintiä.

Automate on täysin tietoturvallinen aivan kuten Finago Procountor. Automate toimii Procountorin sisällä eikä se tallenna yrityksen tietoja mihinkään ulkopuolelle. Automate käyttää ainoastaan Procountorissa olevaa yrityksen talousdataa. Automateissa hyödynnetään Microsoftin Azure-alustaa.

Automaten ostolaskujen tiliöinti on kaikkien Procountorkäyttäjien käytettävissä. Ainoa rajoitus Automaten käyttöönottoon on ostolaskujen riittävä määrä.

Automate toimii kiinteästi Finago Procountorissa eikä sen käyttäminen maksa erikseen. Automate sisältyy kaikkiin Procountor-paketteihin maksutta. Tallennus-versioissa sitä ei voi käyttää.

Automate Dimensiointi on maksullinen lisäominaisuus. Maksullisen Automate Dimensioinnille on oma käyttöasetuksensa, joten voit käyttää sitä joko yhdessä maksuttoman kirjanpidon Automaten kanssa tai erikseen.

Automate pystyy tiliöimään lähes kaikenlaisia ostolaskuja, ja sen avulla päästään suurimmassa osassa yrityksistä eroon oletustiliöintien asettamisesta ja päivittämisestä. Erityisesti Automate helpottaa monirivisten, esimimerkiksi tukkulaskujen käsittelyä, sillä se tiliöi laskun jokaisen rivin erikseen.

Automate käsittelee suuria tietomääriä nopeasti, jolloin yritys pystyy hyödyntämään taloustietoa aiempaa tehokkaammin. Koska tietojen käsittely nopeutuu, yritysjohdolla on käytössään entistä reaaliaikaisempaa talousdataa päätösten pohjaksi.

Automate analysoi kunkin yrityksen lasku- ja tiliöintihistoriaa viimeisen vuoden ajalta. Automate päivittää koneoppivia mallejaan joka yö, jotta se pystyy tiliöimään laskuja entistä paremmin. Uudet laskut, niiden tiliöinnit sekä kirjanpitäjän tekemät korjaukset ja muut muutokset vaikuttavat kaikki Automaten oppimismalleihin.

Kyllä voi. Käyttäjä pystyy säätelemään, haluaako hän hyödyntää Automatea vai ei. Automate on mahdollista laittaa päälle tai kytkeä pois laskukohtaisesti, ympäristökohtaisesti tai toimittajakohtaisesti. Silloin kun Automate on asetettu pois päältä, käytetään normaaliin tapaan oletustiliöintiasetuksia.

Automate on luotu helpottamaan kirjanpitoa, mutta kirjanpitäjää se ei korvaa. Loppujen lopuksi kirjanpitäjä on aina vastuussa kirjanpidon oikeellisuudesta. Automate vain auttaa tässä työssä.

Automate oppii jatkuvasti. Automatea kannattaa aluksi käyttää kärsivällisesti, koska se oppii lisää sitä mukaan, kun uusia laskuja tulee ympäristöön ja kun ihminen seuraa ja korjaa sitä aina tarvittaessa. Jos kuitenkin virheiden määrä on suuri ja niitä on jatkuvasti, voi Automaten poistaa käytöstä joko toimittajakohtaisesti tai kokonaan.

Automate on helppo ottaa käyttöön tai kytkeä pois päältä. Halutessa sitä voi käyttää esimerkiksi laskukohtaisesti siellä, missä tekoälystä on eniten hyötyä.

Automatea käytettäessä seuraavien ehtojen tulee täyttyä:

• Ostolaskut tulee tiliöidä riveittäin.
  • Tämä voidaan tarkistaa Käyttöasetukset-näkymällä (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset).
• Ympäristön, jossa Automatea aiotaan käyttää, tulee olla suomalainen Procountor-ympäristö.
• Ympäristön, jossa Automatea aiotaan käyttää, tulee olla tuotantokäytössä. Koekäytössä olevissa ympäristöissä Automate ei toimi.
• Automate voidaan ottaa käyttöön vain Procountor-tuoteversiossa.
• Jotta käyttäjä voi tehdä päätöksen Automaten käyttöönotosta, hänellä tulee olla oikeudet muokata ostolaskujen kirjanpitoa, sekä oikeudet Procountor-ympäristön käyttöasetuksiin.

Kun kuvatut ehdot täyttyvät, Automate voidaan ottaa käyttöön joko ostolaskun Kirjanpito-näkymällä avautuvan avustetun käyttöönoton avulla tai vaihtoehtoisesti Käyttöasetukset-näkymällä.

Automaten käyttöönotto ei vaikuta takautuvasti ympäristössä jo oleviin laskuihin, eli Automate tekee tiliöintiehdotuksia vain sellaisiin laskuihin, joiden kirjanpito on luotu Automaten käyttöönoton jälkeen tai laskuihin, joiden rivitietoja on muokattu Automaten käyttöönoton jälkeen.

Lue lisää ohjekirjasta