Asiakaskysyntä ja markkinan muutos vauhdittivat päätöstä

Yksi merkittävimmistä sysäyksistä Procountorin käyttöönottoon oli Heeroksen ja Finagon yhdistyminen. Samanaikaisesti tarjouspyynnöissä potentiaaliset asiakkaat alkoivat kysyä yhä useammin nimenomaan Procountor-osaamista. Ilman sitä menetettiin jopa kauppoja.

“Muutama kauppa hävittiin viime vuoden aikana, koska Procountorin osaamista ei vielä ollut. Siinä kohtaa päätös oli helppo, soitin heti yhteyshenkilölle ja laitettiin asiat liikkeelle”, Juha kuvaa.

Procountorin vahva brändi ja aktiivinen markkinointi tukivat päätöstä. Asiakkailla oli jo valmiiksi mielikuva modernista ja laajasti integroitavasta taloushallinnon kokonaisuudesta, ja yhä useampi kysyi sitä suoraan.

Samaan aikaan Heeroksen osalta uusia asiakaskyselyjä ei juurikaan tullut. Kokonaisuuden, integraatioiden ja kehityssuunnan nähtiin olevan Procountorissa linjassa tulevaisuuden tarpeiden kanssa.

Käytettävyys vakuutti

“Odotimme jonkinlaista vastarintaa, kun osa asiakkaista oli käyttänyt Heerosta vuosia, mutta negatiivista palautetta ei ole tullut lainkaan.”

Juha Rönkkö, Operatiivinen johtaja, Kuopion Ykköstilit.

Alkuun Juha suhtautui Procountoriin varauksella. Aiemmat mielikuvat ja kokemukset herättivät epäilyksiä, mutta ne karisivat nopeasti käytännön tekemisen myötä.

“Parin tunnin demojen jälkeen käsitys muuttui täysin. Ohjelmisto on kehittynyt valtavasti, käytettävyys, ulkoasu ja selkeys ovat ihan eri tasolla kuin aiemmin”, Juha kertoo.

Erityisesti käyttöliittymä ja ensivaikutelma saavat kiitosta. Procountor koetaan miellyttäväksi käyttää, ja tarvittavat toiminnot löytyvät helposti.

“Käyttöönottoa ei oikeastaan tarvitse erikseen tehdä. Kun tunnukset toimittaa, asiakkaat pääsevät alkuun ilman sen suurempia kysymyksiä”, sanoo Juha.

Sujuvat asiakassiirrot

Asiakassiirrot Heeroksesta Procountoriin ovat sujuneet vaivattomasti ja vaiheittain. Kun Finagon asiantuntijat ovat aktiivisesti mukana siirtoprosessissa, yrityksen oma rooli jää sopivan kevyeksi.

“Toimitamme asiakaslistan ja sovimme aikataulut, Procountorin puolella hoidetaan loput vaiheet. Kokonaisuus on yllättävän simppeli”, Juha sanoo.

Aluksi siirrettiin pienempiä asiakkaita, ja kirjanpitäjät pitivät asiakastilaisuuksia muutoksen tueksi. Vastaanotto ylitti odotukset.

“Odotimme jonkinlaista vastarintaa, kun osa asiakkaista oli käyttänyt Heerosta vuosia, mutta negatiivista palautetta ei ole tullut lainkaan”, Juha kertoo.

Asiakkaat ovat olleet aktiivisia ja kiinnostuneita uusista ominaisuuksista. Useampi on ottanut oma-aloitteisesti esimerkiksi ostolaskujen käsittelyn käyttöön ja halunnut keskittää useita toimintoja Procountoriin.

Automaatio vapauttaa aikaa olennaiseen

Sekä työntekijöiden että asiakkaiden arki on keventynyt merkittävästi. Suurin yksittäinen hyöty on saatu ostolaskuautomaatiosta, jossa integraatio yhdistää Procountorin ja FabricAI -ratkaisun.

“Käsittelemme eri ohjelmistoista tulevat ostolaskut yhdessä näkymässä. Tekoäly tekee suuren osan työstä, ja manuaalinen työ on vähentynyt valtavasti”, Juha kertoo.

Automaation ansiosta ostolaskujen käsittelijät voivat keskittyä muihin, asiakasarvoa tuottaviin tehtäviin. Myös reaaliaikaisuus ja automaattinen tiedonsiirto kirjanpitoon saavat kiitosta.

Pitkään Heerosta käyttäneet työntekijät ovat antaneet erityisen positiivista palautetta ja kokeneet muutoksen arkea aidosti tehostavaksi.

Vähemmän ylläpitoa, enemmän liiketoimintaa

““Procountor on osoittautunut aidosti toimivaksi tuotteeksi. Uskon, että tästä tulee meille pitkäaikainen ratkaisu.”

Juha Rönkkö, Operatiivinen johtaja, Kuopion Ykköstilit.

Procountor on tuonut merkittävää tehokkuutta myös yrityksen omaan toimintaan. Automaattiset päivitykset ja huoleton ylläpito ovat vähentäneet manuaalista ylläpitotyötä lähes kokonaan.

“Ei tarvitse tehdä versiopäivityksiä tai massa-ajoja. Ohjelma päivittyy itsestään, ja työaikaa vapautuu muihin asioihin”, Juha sanoo.

Myös laskutusmallin muutos helpotti arkea: Procountor laskuttaa loppuasiakkaita suoraan ja tilittää osuuden tilitoimistolle sopimuksen mukaisesti. Tämä poisti kokonaan aiemman laskutustyön.

Pieniä kehityskohteita, vahva kokonaisuus

Vaikka Procountor on vastannut odotuksiin, mukaan mahtuu kuitenkin myös kehityskohteita. Palkanlaskenta on kevyempi kuin joissain muissa ohjelmistoissa, ja raportointi toimii hieman eri logiikalla.

“Nämä eivät kuitenkaan ole olleet este siirroille. Kokonaisuus on niin vahva, että hyödyt menevät selvästi edelle”, Juha tiivistää.

Katse on nyt tulevassa: asiakassiirrot jatkuvat, käyttö laajenee ja palautetta kertyy lisää. Perusta on kuitenkin kunnossa.

“Procountor on osoittautunut aidosti toimivaksi tuotteeksi. Uskon, että tästä tulee meille pitkäaikainen ratkaisu”, Juha summaa.