Laskutus ja sähköinen laskutus – mitä jokaisen yrittäjän tulisi tietää?

Laskutus kuuluu niihin asioihin, joihin kaikkien yrittäjien kannattaa suhtautua säntillisesti heti yritystoiminnan alusta alkaen.

Laskutus on taloushallinnon ehkä tärkein osa-alue, joka kattaa kaikki toimet, joita yritys suorittaa laskuttaessaan tuotteistaan tai palveluistaan asiakkailleen. Tämä sisältää laskujen laatimisen, lähetys- ja maksuprosessit, saatavien varmistamisen sekä kirjanpidon.

Perinteistä paperilaskua ketterämpiä vaihtoehtoja ovat sähköpostilasku ja se aito sähköinen lasku eli verkkolasku. Nykyään lähes kaikki organisaatiot käyttävät sähköisiä laskutusohjelmistoja helpottaakseen laskutusprosessia ja sujuvoittaakseen taloushallinnon arkeaan.

Olen koostanut tähän artikkeliin tärkeimpiä perusasioita, jotka jokaisen yrittäjän on hyvä ymmärtää laskutuksesta ja siihen liittyvistä käytännöistä. Tämän artikkelin luettuasi ymmärrät laskutuksen sekä käytännöllisesti että myös lainsäädännön, asiakaskokemuksen ja omien tarpeidesi kannalta. Saat myös vinkkejä, kuinka teet laskutuksesta vaivatonta sähköisillä laskuilla – opi perusteet, ja parhaat käytännöt tästä kattavasta oppaasta ja varmista saatavasi ajoissa.

Jos haet itsellesi laskutusohjelmistoa, siirry artikkelin osioon laskutusohjelma.

Laskutus

Tässä osiossa käyn läpi sujuvan laskutuksen tärkeimmät käsitteet ja osa-alueet.

Laskuttaminen on tarkkaa työtä. Väärin tehtyjen laskujen korjaaminen vie turhaa aikaa ja antaa yrityksestä huolimattoman vaikutelman.

Voit hoitaa yrityksesi asiakkaiden laskutuksen joko verkkolaskutuksella, sähköisillä laskuilla tai paperilaskuilla. Nämä kaikki onnistuvat suoraan laskutusohjelmasta. Taloushallinto-ohjelmien automaatio sekä valmiit pohjat auttavat vähentämään laskutuksen yleisimpiä virheitä.

Voit hoitaa yrityksesi laskutuksen itse tai antaa sen esimerkiksi kirjanpitäjäsi tai tilitoimiston tehtäväksi. Jos teet laskut itse, pidä huoli, että ne ovat säännösten mukaiset. Laskutuksen periaatteet ja säännökset ovat samat, oli kyse sitten verkkolaskutuksesta, sähköisestä laskusta tai paperilaskusta.

Laskulla on keskeinen merkitys arvonlisäverotuksessa. Lasku antaa tietoja siitä, miten myyjä käsittelee arvonlisäveroa, toimii ostajan vähennysoikeuden todisteena ja mahdollistaa verovalvonnan.

Laskuja koskevista säännöistä ja edellytyksistä säädetään arvonlisäverodirektiivissä (2006/112/EY). Arvonlisäverodirektiivin 217–240 artiklat sisältävät laskun käsitettä, laatimista, sisältöä ja sähköistä laskutusta koskevat säännökset. Arvonlisäverolaissa (AVL) laskutusta koskevat säännökset löytyvät 22 luvusta (209 a–209 t §:t). Laskusta vähennysoikeuden edellytyksenä säädetään AVL 102 a §:ssä. Myös kirjanpitolaissa on säännöksiä mm. suoritusten kirjaamisesta ja todentamisesta kirjanpidossa. Lue lisää verottajan sivuilta: Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa.

Sähköisen laskun standardeja ovat mm. vuonna 2004 kehitetty suomalainen Finvoice ja Euroopan maiden yhteistyönä vuonna 2008 kehitetty PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line).

Myyntilaskutus auttaa varmistamaan, että yritys saa maksun tuotteistaan tai palveluistaan. Laskumerkinnät, viitenumerot ja kuitti ovat kaikki tärkeitä osia laskutusprosessissa, sillä niillä varmistetaan laskun oikeellisuus.

Maksuehdot ja maksutavat ovat myös niin ikään merkittäviä osia laskutusprosessia, sillä ne vaikuttavat suoraan siihen, miten ja milloin asiakas maksaa laskunsa. Laskutuslisä, maksukehotus ja viivästyskorko ovat kaikki keinoja, joilla yritys voi huolehtia siitä, että laskut maksetaan ajallaan ja vältetään maksuviivästykset ja perintäongelmat.

Myyntireskontra on osa laskutusprosessia, jossa yritys seuraa avoimia laskuja ja maksuja sekä varmistaa, että kaikki laskut on maksettu ajallaan. Laskun perintä on puolestaan prosessi, jolla yritys pyrkii saamaan maksun avoimista laskuista. 

Toimita laskut yrityksesi kirjanpitoon ja säilytä ne vähintään kuusi vuotta järjestelmällisellä tavalla, esimerkiksi kirjausjärjestyksessä.

Kaiken kaikkiaan sujuva laskutusprosessi on liiketoiminnan tärkeä osa-alue, joka vaatii huolellista suunnittelua ja seurantaa. Käyn seuraavaksi läpi sujuvan sähköisen laskutuksen perusteita. Sen jälkeen keskityn laskuttamisen käytäntöön.

Sähköinen laskutus

Sähköisessä laskutuksessa myyntilaskujen lähetys ja vastaanotto nopeutuu ja maksusuoritukset ovat nopeammin yrityksesi tilillä. Säästät aikaa ja rahaa, kun laskuja ei tarvitse raapustaa, tulostaa ja postittaa. Laskut menevät varmemmin ja nopeammin perille, tiedot säilyvät muuttumattomina ja virheelliset suoritukset vähenevät. Lisäksi tilitoimisto saa laskut sähköisenä omaan järjestelmäänsä.

Sähköisellä laskutuksella voidaan tarkoittaa kahta asiaa:

1. Verkkolasku tai e-lasku: Lasku lähetetään asiakkaan verkkopankkiin tai taloushallinto-ohjelmaan. Kuluttajan verkkolaskusta käytetään nimitystä e-lasku. 

2. Sähköpostilasku: Lasku toimitetaan asiakkaalle sähköpostin tiedostoliitteenä (esim. lasku tulostettuna pdf-muotoon). Sähköpostilaskun ongelmana on muiden sähköpostiviestien suuri määrä, jolloin lasku saattaa jäädä asiakkaalta huomioimatta.

Verkkolaskutus

Verkkolasku tarkoittaa sähköistä laskua, joka välittyy vastaanottajalle digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa. Se voi tehostaa yrityksesi laskutusprosessia, vähentää kustannuksia ja ympäristövaikutuksia sekä parantaa asiakastyytyväisyyttä. 

Verkkolaskut ovat nykyaikaisin tapa hoitaa sekä laskujen lähetys että vastaanotto. Lue artikkelimme ostolaskuista ja verkkolaskuista.

Laskutusohjelman tai taloushallinnon ohjelmiston, kuten Procountorin, kautta verkkolaskun luomiseen ja lähettämiseen et kuitenkaan tarvitse sen kummempaa teknistä osaamista kuin sähköpostilaskun lähettämiseenkään. Ohjelma huolehtii puolestasi kaikista teknisistä asioista ja varmistaa laskun perillemenon.

Lähettämäsi lasku kulkeutuu vastaanottajalle verkkolaskuoperaattorin avulla muutamassa minuutissa. Verkkolaskuoperaattorin voit ajatella ikään kuin sähköisen laskutuksen postitoimistona, joka vastaanottaa laskut ja välittää ne eteenpäin oikealle taholle.

Vuonna 2020 voimaan tulleen verkkolaskulain myötä yrityksillä tulee olla valmius lähettää laskut verkkolaskuina, jos asiakkaanasi on yrityksiä tai Suomen valtio. Laskun vastaanottajan ei tarvitse maksaa muilla tavoin saapuneita laskuja, jos he ovat ilmoittaneet vastaanottavansa laskut verkkolaskuna.

Verkkolaskulaki ei koske alle 10 000 euron liikevaihdollisia yrityksiä tai yrityksiä, joilla on pelkästään kuluttajakaupankäyntiä.

Kuluttajaverkkolasku eli e-lasku on kuluttajan valitsemaan palveluun lähetetty verkkolasku, josta pääsee suoran yhteyden avulla maksamaan laskun verkkopankissa. Usein verkkolaskut lähetetään kuluttajille suoraan omaan verkkopankkiin, jossa maksaminen onnistuu näppärästi. 

Laskun tekeminen

Sujuva myyntilaskutus on tärkeä osa liiketoimintaa, sillä se varmistaa, että saat maksun tuotteista tai palveluista ajallaan. Tässä luvussa annan vinkkejä, joilla voit parantaa omaa laskutustasi.

Valitse oikea laskutusohjelma

Yksi tärkeimmistä tekijöistä sujuvan laskutuksen kannalta on oikean laskutusohjelman valitseminen. Laskutusohjelmien avulla voit helposti luoda ammattimaisia laskuja, seurata maksuja ja hallita asiakastietoja. Valitse sellainen laskutusohjelma, joka sopii parhaiten yrityksesi tarpeisiin ja budjettiin. Käsittelen laskutusohjelmia tarkemmin artikkelin viimeisessä luvussa Laskutusohjelma.

Tarkista laskutustiedot huolellisesti

Jokaisessa laskussa tulee olla tarkat tiedot tuotteista tai palveluista, jotka olet myynyt asiakkaalle. Varmista, että laskutustiedot ovat oikein ja että ne vastaavat sopimustasi asiakkaan kanssa. Tämä auttaa välttämään myöhästyneitä maksuja tai riitoja asiakkaan kanssa.

Lähetä laskut ajallaan

Laskujen lähettäminen ajallaan on tärkeää, jotta asiakkaat saavat laskut ajoissa ja voivat maksaa ne ajoissa. Laskujen lähettämisessä kannattaa käyttää automatisoituja laskutusohjelmia, jotka voivat lähettää laskut automaattisesti esimerkiksi tietyin väliajoin.

Tarjoa useita maksutapoja

Tarjoa asiakkaillesi useita maksutapoja, jotta he voivat valita itselleen sopivan tavan maksaa laskunsa. Maksutapoihin kannattaa sisällyttää esimerkiksi verkkopankkimaksu, luottokorttimaksu ja laskutuskausi. Käsittelen aihetta tarkemmin luvussa Maksuehdot ja maksutavat.

Seuraa maksuja aktiivisesti

Maksujen seuraaminen on tärkeää, jotta voit varmistaa, että asiakkaat maksavat laskunsa ajallaan. Laskutusohjelmien avulla voit helposti seurata maksuja ja lähettää maksut muistutuksia asiakkaille, jotka ovat myöhässä maksujensa kanssa.

Laskun tekeminen askel askeleelta

Laskun perustiedot

Laskun tekemisen ensimmäinen vaihe on varmistaa, että kaikki perustiedot ovat paikallaan. Näitä ovat laskun numero, päivämäärä, eräpäivä, myyjän ja ostajan yhteystiedot sekä yksilöllinen viitenumero. Näiden tietojen avulla sekä myyjä että ostaja voivat helposti seurata laskun kulkua ja maksuja. Käyn seuraavassa luvussa tarkemmin läpi pakolliset AVL 209 e § edellyttävät laskumerkinnät.

Tuotteet ja palvelut

Laskussa tulee kuvata yksityiskohtaisesti, mitä tuotteita tai palveluita on myyty sekä niiden yksikköhinta, määrä ja alv-prosentti. Näiden tietojen avulla asiakas voi tarkistaa, että hänelle myydyt tuotteet ja palvelut vastaavat sopimusta ja että hinnoittelu on oikein.

Laskun summa

Laskun loppusumma tulee laskea huolellisesti. Tähän kuuluu tuotteiden ja palveluiden yhteissumma, alv:n määrä ja mahdolliset alennukset. Laskussa tulee ilmoittaa sekä veroton yksikköhinta että verollinen hinta, jotta asiakas näkee tarkasti, mistä laskun loppusumma muodostuu.

Maksuehdot ja maksutavat

Laskussa tulee ilmoittaa selkeästi maksuehdot, kuten eräpäivä, mahdolliset alennukset aikaisesta maksusta ja viivästyskorot. Lisäksi tulee kertoa hyväksytyt maksutavat ja tarvittavat tiedot maksun suorittamiseen, kuten pankkitilinumero ja BIC-koodi.

Katso tämän artikkelin luku maksuehdot ja maksutavat, jossa kerron niistä tarkemmin.

Laskutusohjelma huolehtii oikeaoppisen laskupohjan luomisesta. Tarvittavista merkinnöistä ei tällöin tarvitse ottaa stressiä. Ohjelman avulla varmistat, että laskusi täyttävät aina kaikki tarvittavat vaatimukset. 

Tässä Isoltan laskumalli-esimerkki, miltä lasku voi näyttää. Esimerkissä on huomioitu laskun pakolliset merkinnät.

Laskumerkinnät

Tämän artikkelin osio perustuu Verohallinnon artikkeliin: Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa.

Yleiset laskumerkinnät

Pakollisia merkintöjä laskussa ovat (AVL 209 e §):

• Laskun antamispäivä
• Juokseva tunniste (laskun numero)
• Myyjän arvonlisäverotunniste (Y-tunnus)
• Ostajan arvonlisäverotunniste, jos käännetty verovelvollisuus tai yhteisökauppa (asiakkaan Y-tunnus)
• Myyjän ja ostajan nimi ja osoite
• Tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne
• Tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
• Veron peruste verokannoittain ja yksikköhinta ilman veroa ja mahdolliset hyvitykset ja alennukset
• Verokanta tuoterivikohtaisesti
• Suoritettavan veron määrä
• Verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden peruste
• Tiedot uusista kuljetusvälineistä
• Maininta käytettyjen tavaroiden sekä taide-, antiikki- ja keräilyesineiden tai matkatoimistojen marginaaliverotusmenettelystä
• Merkintä verollisen sijoituskullan myynnistä
• Muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun.

Laskun vastaanottaja voi myös vaatia laskulle muitakin tietosisältöjä kuten sopimusnumeron tai jonkun tietyn viitteen.

Lisäksi verkkolaskulaki vaatii laskuttajaa lisäämään verokohtelukoodin verkkolaskulle arvonlisäverottomassa myynnissä. Normaaleja arvonlisäprosentteja käytettäessä laskutusohjelma lisää koodin laskulle automaattisesti.

Kevennetyt laskumerkintävaatimukset

Arvonlisäverolaissa annetaan mahdollisuus siihen, että kaikkia edellä mainittuja laskumerkintöjä ei tarvitse tehdä laskuun. Tämä mahdollisuus koskee määrältään vähäisiä laskuja sekä tilanteita, joissa asianomaisen toimialan kauppatavan tai laskun lähettämistä koskevien teknisten olosuhteiden vuoksi kaikkia pakollisia velvoitteita on hankala noudattaa.

Kevennetyistä laskumerkintävaatimuksista säädetään AVL 209 f §:ssä. Kevennettyjä sisältövaatimuksia ei sovelleta tavaroiden yhteisömyyntiin tai tavaroiden kaukomyyntiin eikä sellaiseen toisessa EU-maassa tapahtuvaan tavaran tai palvelun myyntiin, josta ostaja suorittaa veron käännetyn verovelvollisuuden perusteella.

Muissa kuin edellisessä kappaleessa mainituissa tilanteissa riittää, että laskussa on kevennetyt laskumerkinnät, kun laskun loppusumma on enintään 400 euroa.

Lisäksi kevennettyjä sisältövaatimuksia sovelletaan vähittäiskaupassa tai muussa siihen rinnastettavassa yksityishenkilöille tapahtuvassa myyntitoiminnassa. Tässä tapauksessa laskun loppusummalla ei ole merkitystä, ja se voi ylittää 400 euroa.

Vähittäiskauppaan rinnastettavaa myyntitoimintaa harjoittaa esimerkiksi kioski, suutari, kampaamo tai hautaustoimisto.

Kevennetyt laskumerkinnät ovat riittävät ravintola- ja ateriapalvelulaskuissa sekätaksilaskuissa.

Laskuissa, joihin sovelletaan kevennettyjä laskumerkintöjä, täytyy olla seuraavat tiedot:

• Laskun antamispäivä
• Myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste (Y-tunnus)
• Myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji
• Suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain
• Muutoslaskuissa viittaus alkuperäiseen laskuun sekä ne tiedot, joita laskulla muutetaan.

Kevennetyn sisältövaatimuksen laskuissa on mahdollista ilmoittaa hinnat arvonlisäverollisina, jos suoritettavan veron määrä on merkitty laskuun. Veron perustetta ei tarvitse ilmoittaa.

Rakennusalan käännetty arvonlisäverovelvollisuus

Rakennusalan käännetty verovelvollisuus tarkoittaa sitä, että tiettyjen rakentamispalvelujen myyntitilanteessa verosta vastaa ostaja eikä myyjä.

Käännettyä verovelvollisuutta sovelletaan Suomessa myytävään rakentamispalveluun (tai työvoiman vuokraukseen rakentamispalvelua varten), jos ostaja on elinkeinonharjoittaja, joka toiminnassaan muutoin kuin satunnaisesti myy rakentamispalvelua. Käännettyä verovelvollisuutta sovelletaan aina kun sen edellytykset täyttyvät.

Käännettyä verovelvollisuutta ei sovelleta tavaroiden myyntiin eikä rakentamispalvelun myyntiin yksityishenkilölle.

 Lue aiheesta lisää Isoltan artikkelista: Mikä on rakennusalan käännetty verovelvollisuus ja milloin sitä käytetään?

Viitenumerot laskulla

Viitenumerot ovat olennainen osa laskutusta, sillä ne auttavat sekä myyjää että ostajaa seuraamaan maksuja ja helpottavat kirjanpitoa.

Suomalaisten yritysten kotimaisessa laskutuksessa on jo vuosikymmeniä käytetty suomalaisen standardin mukaista viitenumeroa, jolla lasku yksilöidään. 

Sähköisessä taloushallinnossa viitettä käyttämällä yritys voi automatisoida taloushallinnon prosessejaan. Laskuttaja saa viitteellisenä maksetun laskun tiedot Saapuvat viitemaksut – aineistona, jolla järjestelmä päivittää automaattisesti myyntireskontransa. 

Viitenumerolla maksettu maksu kohdistuu reskontrassa avoimena olevaan laskuun, joka kuitataan maksetuksi. Viitteen muodostamisessa käytetään yleisesti asiakasnumeroa ja laskun numeroa tai vastaavia, kyseisen laskun yksilöiviä tietoja.

Kansainvälisen ISOn (International Organization for Standardization) standardoiman kansainvälisen viitteen (RF-viite, RF Creditor Reference) käyttöönotto mahdollistaa viitteen tuomat edut myös rajat ylittävissä maksuissa erityisesti SEPA-maksujen osalta. Kansainvälistä viitettä (RF-viitettä) voi käyttää sekä kotimaisissa että ulkomaille menevissä laskuissa. Suomalaisen viitteen käytöstä poistumisesta ei ole Finanssialan keskusliiton mukaan tehty päätöstä.

Viitenumeron merkitys laskulla

Viitenumeron avulla lasku voidaan yhdistää tiettyyn maksuun, mikä helpottaa maksujen kohdistamista oikeisiin laskuihin.

Viitenumeroiden tyypit

Viitenumerot jaetaan kahteen päätyyppiin: kansallisiin viitenumerosysteemeihin ja kansainväliseen viitenumeroon (RF, Reference for Creditor). Kansalliset viitenumerot eroavat maittain, ja niiden rakenteessa on eroja. Kansainvälinen viitenumero (RF) on yleisempi ja yhteensopiva useimpien maiden kanssa. Voit lukea lisää kansainvälisestä liitteestä Finanssialan keskusliiton artikkelista Kansainvälisen viitteen käyttöönotto suomalaisessa yrityksessä.

Viitenumeron rakenne

Viitenumero koostuu yleensä numerosarjasta, johon voi sisältyä myös tarkistusnumero. Tarkistusnumero auttaa varmistamaan, että viitenumero on syötetty oikein ja vähentää virheiden mahdollisuutta.

Kotimainen viitenumero on 4–20 numeroa käsittävä kokonaisluku, joka tulisi esittää viiden numeron välilyönneillä erotetuissa ryhmissä. Kansainvälinen viitenumero alkaa aina kirjaimilla ”RF” ja sen jälkeen kaksi numeroa, jotka muodostavat tarkistusluvun ja on 8–24 kirjainta pitkä. Kotimaisen viitenumeron viimeinen numero on tarkiste, joka paljastaa varmasti yhden merkin näppäilyvirheet. Jos kuitenkin näppäilyvirheitä sattuu useampia, saatetaan päätyä samaan tarkisteeseen, eikä virhettä voida tällöin ohjelmallisesti huomata. Tämän takia Finanssialan Keskusliitto suosittelee, että käytettäisiin mahdollisimman lyhyitä viitenumeroita. Tällöin myöskään viitteen edessä olevia etunollia ei tule tulostaa laskulle.

Viitenumeron luominen

Viitenumeroita voidaan luoda automaattisesti laskutusohjelmilla tai manuaalisesti. Monet laskutusohjelmat tarjoavat työkalun, jolla voit luoda viitenumeron helposti ja nopeasti. Jos luot viitteen manuaalisesti, varmista, että noudatat kansallisia tai kansainvälisiä viitenumerojärjestelmiä ja lisäät tarkistusnumeron oikein.

Viitenumeron käyttö laskulla

Kun olet luonut viitenumeron, lisää se laskulle selkeästi näkyvälle paikalle, esimerkiksi laskun yhteenvedon yhteyteen. Varmista myös, esimerkiksi laskun vapaassa kentässä, että asiakkaasi ymmärtävät viitenumeron käyttötarkoituksen ja osaavat käyttää sitä maksusuorituksen yhteydessä.

Kuitti – todiste ostoksesta

Kuitti on tärkeä dokumentti, joka toimii todisteena ostoksesta tai palvelun käytöstä. Se auttaa sekä ostajia että myyjiä pitämään kirjaa taloudellisista tapahtumista ja täyttämään verotukselliset velvoitteet. 

Milloin kuittia ei tarvitse antaa?

Kuitinantovelvollisuuslain mukaan sitä ei sovelleta:

• Automaatista tapahtuvaan myyntiin
• Arpajaislainsäädännössä tarkoitettuun toimintaan
• Markkina- ja torikauppaan ulkotiloissa, lukuun ottamatta alkoholijuomien vähittäismyyntiä ja anniskelua
• Sähköiseen kaupankäyntiin, laskun maksamiseen ja muihin sellaisiin maksutilanteisiin, joissa ostaja voi itsenäisesti maksaa tavaran tai palvelun ilman elinkeinonharjoittajan läsnäoloa.

Lakia ei myöskään sovelleta,  jos toiminnan tilikauden liikevaihto on vähemmän kuin 8 500 euroa.

Tässä osiossa tarkastelen kuittien merkitystä, niiden sisältämiä tietoja ja erilaisia kuitteja sekä niiden käyttöä talouden hallinnassa.

Miksi kuitit ovat tärkeitä?

Kuitit ovat tärkeitä monista syistä, kuten:

• Ostotapahtuman todiste: Kuitilla todistetaan, että ostotapahtuma on tapahtunut ja maksu on suoritettu.
• Palautukset ja vaihdot: Kuitin avulla ostaja voi palauttaa tai vaihtaa tuotteen, jos se on viallinen tai ei vastaa odotuksia.
• Taloudellinen hallinta: Kuitit auttavat yksityishenkilöitä ja yrityksiä seuraamaan ja hallitsemaan menojaan.
• Verotus: Kuitit ovat välttämättömiä verotuksellisten velvoitteiden täyttämisessä, kuten arvonlisäveron ilmoittamisessa ja vähentämisessä.

Mitä tietoja kuitissa tulisi olla?

Kuitissa on oltava seuraavat tiedot:

1) elinkeinonharjoittajan nimi, yhteystiedot ja Y-tunnus

2) kuitin antamispäivä

3) kuitin tunnistenumero tai muu yksilöivä tieto

4) myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji

5) tavaroista tai palveluista suoritettu maksu ja suoritettavan arvonlisäveron määrä verokannoittain taikka arvonlisäveron peruste verokannoittain.

Eri tyyppisiä kuitteja

Kuitteja on monia eri muotoja, kuten:

• Paperikuitit: Perinteinen tapa, jossa kuitti tulostetaan tai kirjoitetaan paperille ostotapahtuman yhteydessä.
• Sähköiset kuitit: Nykyaikainen vaihtoehto, jossa kuitti lähetetään sähköpostilla tai tekstiviestillä ostajan ilmoittamaan osoitteeseen.
• Myyntipäätteen kuitti: Kuitti, joka tulostetaan myyntipäätteestä, kuten kassakoneesta tai korttimaksupäätteestä.

Kuitit ovat olennainen osa taloudellista hallintaa, sillä ne auttavat seuraamaan ja analysoimaan menoja. Yksityishenkilöt voivat käyttää kuitteja budjetoinnin ja säästämisen apuvälineinä, kun taas yritykset tarvitsevat kuitteja kirjanpidon ja verotuksen hoitamiseen.

Entä jos kuitti on hukassa – mitäs sitten tehdään? Lue artikkeli aiheesta eTaskun sivuilta.

Maksuehdot ja maksutavat

Maksuehdot ja maksutavat ovat keskeisiä osia yrityksen taloushallinnossa ja asiakaspalvelussa. Ne vaikuttavat suoraan yrityksen kassavirtaan, asiakastyytyväisyyteen ja luottoriskiin. Tässä osiossa käsittelen erilaisia maksuehtoja ja maksutapoja sekä niiden valintaan vaikuttavia tekijöitä.

Maksuehdot

Maksuehdot määrittelevät, milloin ja miten asiakkaan tulee maksaa yritykselle tuotteista tai palveluista. Yleisimpiä maksuehtoja ovat:

• Käteismaksu. Asiakas maksaa tuotteen tai palvelun hinnan välittömästi oston yhteydessä. Käteismaksu on yleinen erityisesti vähittäiskaupassa ja palvelualoilla, joissa maksu tapahtuu kasvotusten.
• Laskutus. Asiakkaalle lähetetään lasku, joka erääntyy maksettavaksi määräpäivänä. Laskulla voidaan myöntää myös maksuaikaa, joka voi olla esimerkiksi 14, 30 tai 60 päivää.
• Ennakkomaksu. Asiakkaan tulee maksaa tuote tai palvelu ennen sen toimittamista. Ennakkomaksu voi olla täysi tai osittainen, esimerkiksi 50 % tuotteen hinnasta.
• Osamaksu. Asiakas maksaa tuotteen tai palvelun hinnan useassa erässä sovitun ajan kuluessa. Osamaksu voi sisältää korko- ja kulueriä, jotka lisäävät kokonaishintaa.
• Laskutuslisä on lisämaksu, joka kattaa laskutukseen liittyvät kustannukset ja hallinnollisen työn, kuten laskujen tulostamisen, postittamisen, mahdollisen laskutusohjelmiston kustannukset ja henkilöstökulut. Laskutuslisä voi toimia myös kannustimena asiakkaille siirtyä sähköiseen laskutukseen, joka on ympäristöystävällisempi ja kustannustehokkaampi vaihtoehto sekä yritykselle että asiakkaalle.

Maksutavat

Maksutavat ovat keinoja, joilla asiakas suorittaa maksun yritykselle. Yleisimpiä maksutapoja ovat:

• Käteinen. Asiakas maksaa ostoksen fyysisellä rahalla. Käteinen on perinteinen ja yksinkertainen maksutapa, mutta sen käsittely voi olla aikaa vievää ja riskialtista.
• Pankkisiirto. Asiakas siirtää rahaa omalta pankkitililtään yrityksen pankkitilille. Pankkisiirto on yleinen maksutapa erityisesti laskutuksessa.
• Maksukortit. Asiakas maksaa ostoksen pankki- tai luottokortilla. Korttimaksut ovat nopeita ja turvallisia, ja niiden käyttö on yleistynyt erityisesti verkkokaupoissa.
• Mobiilimaksut. Asiakas maksaa ostoksen älypuhelimellaan käyttäen erilaisia mobiilimaksusovelluksia, kuten Apple Pay, Google Pay tai MobilePay. Mobiilimaksut ovat helppoja ja nopeita, ja niiden käyttö on kasvanut erityisesti nuoremman sukupolven keskuudessa.
• Verkkomaksut. Asiakas maksaa ostoksen verkkopankin, luottokortin tai kolmannen osapuolen maksupalveluntarjoajan, kuten PayPalin, kautta. Verkkomaksut ovat yleisiä verkkokaupoissa ja mahdollistavat helpon ja turvallisen maksamisen.

Ota huomioon seuraat tekijät, kun valitset yrityksellesi sopivimmat maksuehdot ja maksutavat:

• Tarpeet ja mieltymykset. On tärkeää ymmärtää yrityksen asiakaskunnan tarpeet ja mieltymykset. Esimerkiksi nuoremmat asiakkaat saattavat suosia mobiilimaksuja, kun taas vanhempi sukupolvi voi olla tottunut käteiseen ja pankkisiirtoihin.
• Kassavirta. Maksuehdot vaikuttavat yrityksen kassavirtaan. Lyhyet maksuajat ja ennakkomaksut parantavat kassavirtaa, mutta voivat vaikuttaa negatiivisesti asiakastyytyväisyyteen. Osamaksujen tarjoaminen voi houkutella lisää asiakkaita, mutta se voi myös lisätä luottoriskiä.
• Kilpailu. Kilpailijoiden tarjoamat maksuehdot ja maksutavat voivat vaikuttaa asiakkaiden odotuksiin. Tarjoa kilpailukykyisiä vaihtoehtoja ja seuraa uusia maksamisen innovaatioita, kuten mobiilimaksaminen.
• Kustannukset ja hallinnointi. Eri maksutapojen käyttöönotto ja hallinnointi voi aiheuttaa kustannuksia ja vaatia resursseja. Arvioi, millaiset maksutavat ovat kustannustehokkaita ja helposti hallittavissa näkökulmastasi.

Maksumuistutus tai maksukehotus

Maksumuistutus tai toiselta nimeltään maksukehotus on yrityksen lähettämä kirjallinen muistutus asiakkaalle erääntyneestä maksusta. Maksumuistutuksen tarkoituksena on saada asiakas suorittamaan maksu mahdollisimman pian ja välttää maksuhäiriöiden aiheuttamia ongelmia. Tässä osiossa kerron, miten yrityksen tulisi lähestyä erääntyneitä maksuja ammattimaisesti ja tehokkaasti.

Laskutusohjelmalla lähetettyihin laskuihin voit näppärästi lähettää oikeaoppisen maksumuistutuksen. Voit halutessasi ladata maksumuistutuspohjan Excelillä käytettäväksi.

Yleisiä sääntöjä maksumuistutukseen

1. Maksukehotuksen voi lähettää heti laskun erääntymisen jälkeen
2. Kuluttajaa muistutettaessa 5 € muistutuskulun voi vaatia 14 päivää eräpäivästä
3. Yritystä muistutettaessa hyvä tapa lähettää muistutus 5–7pv eräpäivästä
4. Viivästyskorko tulee mainita alkuperäisellä laskulla, jotta se voidaan veloittaa
5. Kuluttajalle viivästyskorko on 2023 lain mukaan 9,5 %
6. Yrityksille viivästyskorko on 2023 lain mukaan 10,5 %

Maksukehotuksen sisältö ja muotoilu

• Selkeys. Maksukehotuksen tulee olla selkeä ja ymmärrettävä. Ilmoita maksun summa, erääntymispäivä ja viitenumero, jotta asiakas voi helposti tunnistaa kyseisen maksun.
• Ystävällinen sävy. Vaikka maksukehotus on vakava asia, sen sävyn tulisi olla ystävällinen ja kohtelias. Asiakkaalle voi olla monia syitä, miksi maksu on myöhässä, joten ymmärtäväinen lähestymistapa on usein tehokkaampi kuin aggressiivinen. Kuuntele heidän selityksensä ja pyri löytämään ratkaisu, joka sopii molemmille osapuolille.
• Maksuohjeet. Tarjoa asiakkaalle selkeät ohjeet maksun suorittamiseen, kuten tilinumero ja viitenumero sekä mahdolliset yhteystiedot lisätietoja varten.
• Määräaika. Aseta kohtuullinen määräaika maksun suorittamiselle, jotta asiakkaalla on riittävästi aikaa hoitaa maksu.
• Ensimmäinen muistutus. Lähetä ensimmäinen maksukehotus kohtuullisen ajan kuluttua eräpäivästä, esimerkiksi 7 päivän kuluttua. Suoritus on tässä kohtaa jo selkeästi myöhässä, mutta viivästyskorkoa ei ole vielä ehtinyt kertyä merkittävästi ja laskukin on vielä muistissa.
• Toistuvat muistutukset Jos maksu ei ole suoritettu ensimmäisen muistutuksen jälkeen, lähetä toinen ja viimeinen maksukehotus määräajan kuluttua. Tämän jälkeen voit aloittaa perintätoimet.
• Seuranta. Seuraa erääntyneitä maksuja ja muistutusten tilaa säännöllisesti, jotta voit reagoida nopeasti mahdollisiin ongelmiin ja välttää maksuhäiriöitä.
• Maksujärjestelyt. Jos asiakas kertoo taloudellisista vaikeuksista tai muista syistä, jotka ovat johtaneet maksun erääntymiseen, harkitse maksujärjestelyjen tekemistä. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi maksuajan pidentämistä tai osamaksusuunnitelman tarjoamista.
• Perintä. Perintätoimet tulisi nähdä viimeisenä vaihtoehtona, kun muut keinot erääntyneiden maksujen saamiseksi on käytetty. Perintä voi vaikuttaa negatiivisesti asiakassuhteeseen. Jos päätät ryhtyä perintätoimiin, ilmoita asiakkaalle selkeästi ja ymmärrettävästi perinnän aloittamisesta ja sen seurauksista. Tämä voi antaa asiakkaalle vielä yhden mahdollisuuden hoitaa maksu ennen perinnän käynnistämistä.
• Ammattimainen perintäkumppani. Valitse luotettava ja ammattimainen perintäkumppani, joka hoitaa perintäprosessin lainmukaisesti ja eettisesti. Näin voit varmistaa, että asiakkaan oikeudet otetaan huomioon ja yrityksesi maine säilyy hyvänä. Siirry artikkelin osioon laskun perintä, jossa kerron tarkemmin aiheesta.

Viivästyskorko

Viivästyskorko on korvaus, joka maksetaan velalliselle velan eräpäivän ylittymisen seurauksena. Sen tarkoituksena on kannustaa maksujen suorittamiseen ajallaan ja kompensoida velkojaa kuluista, jotka aiheutuvat erääntyneiden maksujen odottamisesta.

Viivästyskorko lasketaan maksamattomalle summalle sen eräpäivästä alkaen siihen saakka, kunnes velka on suoritettu. Viivästyskorko voi toimia varoituksena asiakkaille, jotta he välttäisivät vakavampia seurauksia, kuten maksuhäiriömerkintöjä ja perintätoimia.

Jos velalle on määritelty eräpäivä, viivästyskorkoa kertyy maksettavaksi eräpäivän jälkeisestä päivästä alkaen. Mikäli velalle ei ole määritelty eräpäivää tai kyseessä on vahingonkorvausvelka, viivästyskoron maksuvelvollisuus alkaa 30 päivän kuluttua laskun lähettämispäivästä tai suorituksen vaatimispäivästä.

Suomen Pankki vahvistaa korkolain mukaisen viitekoron ja viivästyskoron puolen vuoden välein.

Korkolain (4§) mukainenviivästyskorkoprosentti ajalle 1.1.–30.6.2023 on 9,5 %.

Se on pakottava vain kuluttajakaupassa.

Yritysten ja yrittäjien kanssa voi sopia tätä korkeammasta viivästyskorosta. Kaupallisiin sopimuksiin sovellettavaksi tarkoitettu viivästyskorko on siis 10,5 % vuodessa ja sitä sovelletaan yritykseltä toiselle tai viranomaiselta yritykselle suoritettaviin maksuihin.

Laillinen viivästyskorkoprosentti tarkistetaan seuraavan kerran 1.7.2023.

Tarkasta ajankohtainen viitekorko Suomen pankin sivuilta.

Myyntireskontra

Myyntireskontra kattaa yrityksen myyntisaamisten seurannan, laskutuksen ja saatavien perinnän.

Olemme tutkineet Procountorissa laskujen maksukäyttäytymistä ja havainneet, että PK-yritysten lähettämistä laskuista noin neljännes maksetaan yli kolme päivää myöhässä. Euroina tämä tarkoittaa, että arviomme mukaan suomalaisilla PK-yrityksillä on koko ajan yli 2 miljardia euroa erääntyneitä saatavia odottamassa maksua.

Ajoissa aloitettu perintäprosessi on avain saatavien hallintaan. Jos asiakkaat viivyttelevät maksujen kanssa, ota yhteyttä heihin mahdollisimman pian ja tarjoa apua maksuongelmien ratkaisemiseksi. Hyödynnä automaattisia maksutarkistuksia ja muistutuksia, jotta perintäprosessi on tehokas ja säästää aikaa.

Harkitse laskurahoituksen käyttöönottoa kaikille laskuille, sillä laskurahoituksen avulla saat rahat nopeammin tilillesi, asiakkaasi saa tarvittaessa maksuaikaa ja laskun tullessa laskurahoitusyhtiön kautta se myös useimmiten maksetaan viimeistään eräpäivänä.

Asiakaspalvelun laatu vaikuttaa suoraan myyntireskontraan. Tarjoamalla erinomaista asiakaspalvelua voit vähentää maksuviiveitä ja parantaa asiakastyytyväisyyttä. Osoita ymmärrystä ja joustavuutta asiakkaan tilanteeseen, kun käsittelet maksuasioita.

Sähköinen laskutus, automatisoidut maksutarkistukset ja muistutukset sekä reaaliaikaiset raportointityökalut voivat merkittävästi parantaa prosessien tehokkuutta ja vähentää manuaalista työtä.

Laskun perintä

Tehokas perintä auttaa sinua saamaan maksut ajoissa ja parantaa yrityksesi kassavirtaa.

Perintätoimet aloitetaan, kun muut keinot erääntyneiden maksujen saamiseksi on käytetty. Perintä voidaan aloittaa, jos laskua ei ole maksettu eräpäivään mennessä ja laskusta on lähetetty ja erääntynyt vähintään yksi maksumuistutus. 

Laskua ei voi laittaa perintään, jos asiakas on kiistänyt tai reklamoinut laskun sisällöstä tai summasta.

Määritä selkeä ja johdonmukainen perintäprosessi, joka kattaa muistutukset, perintäkirjeet ja mahdolliset oikeustoimet. Tämä auttaa varmistamaan, että perintätoimet toteutetaan tehokkaasti ja oikea-aikaisesti.

Jos omat perintätoimesi eivät tuota tulosta tai jos haluat ulkoistaa perinnän alusta alkaen, älä epäröi siirtää saatava perintätoimistolle. Perintätoimistot ovat erikoistuneet saatavien perintään, ja niiden käyttö voi parantaa mahdollisuuksiasi saada maksu. Muista kuitenkin valita luotettava ja ammattitaitoinen perintätoimisto, joka noudattaa eettisiä perintäkäytäntöjä.

Käytä teknologiaa hyväksesi laskujen perinnässä. Esimerkiksi automatisoidut muistutukset, sähköiset perintäkirjeet ja reaaliaikainen seuranta voivat tehostaa perintäprosessia ja vähentää manuaalista työtä. 

Laskutusohjelma

Laskutusohjelma on nykyaikaisen yrityksen välttämätön työkalu, joka auttaa hallinnoimaan ja tehostamaan laskutusta. Laskutusohjelmien avulla yritykset voivat nopeasti ja helposti luoda, lähettää, vastaanottaa ja seurata laskuja sekä hallita asiakas- ja tuotetietoja. Ne voivat olla joko itsenäisiä sovelluksia tai osa laajempaa taloushallinnon järjestelmää. 

Laskutusohjelmien käyttöönotolla on useita etuja yrityksille:

• Ajan säästäminen: Automaatio vähentää manuaalista työtä, mikä säästää aikaa ja resursseja.
• Virheiden vähentäminen: Automaattiset laskenta- ja valvontatoiminnot vähentävät virheitä ja parantavat laskutuksen tarkkuutta.
• Parempi kassavirta: Nopeammat laskutusprosessit ja tehokas seuranta voivat parantaa yrityksen kassavirtaa.
• Ammattimainen ilme: Laskutusohjelmat voivat auttaa yritystä luomaan ammattimaisen ja yhtenäisen ilmeen laskuille.

Millainen on hyvä laskutusohjelma?

Kysymykseen ei ole olemassa yhtä oikeaa vastausta, vaan se riippuu yrityksesi laskutustarpeista. Aloittavalla yrityksellä laskutus ja kirjanpito on hyvin erilaista kuin esimerkiksi vakiintuneemmalla PK-yrityksellä. Myös yrityksen toimiala, toiminnan kansainvälisyys ja kuluttaja-asiakkaiden määrä määrittävät tarpeita. 

Hyvä laskutusohjelma sisältää useita tärkeitä ominaisuuksia:

• Laskujen luonti ja muokkaus: Mahdollisuus luoda ja muokata laskuja helposti ja nopeasti.
• Sähköinen laskutus: Tuki sähköiselle laskutukselle ja yhteensopivuus erilaisten sähköisen laskutuksen standardien, kuten Finvoice tai PEPPOL, kanssa.

• Asiakas- ja tuotetietojen hallinta: Mahdollisuus tallentaa ja hallita asiakas- ja tuotetietoja tehokkaasti.
• Maksuseuranta: Työkalut maksujen seurantaan ja erääntyneiden laskujen hallintaan.
• Valuuttatuki: Mahdollisuus käsitellä useita valuuttoja ja automaattinen valuuttakurssien päivitys.
• Integraatiot: Yhteensopivuus muiden yrityksen käyttämien ohjelmistojen, kuten kirjanpito- tai CRM-järjestelmien, kanssa.
• Raportointi: Valmiit raportit, jotka auttavat seuraamaan yrityksen taloudellista tilannetta ja laskutuksen tehokkuutta.

Kuinka valita sopiva laskutusohjelma yrityksellesi?

Valitessasi sopivaa laskutusohjelmaa ota huomioon seuraavat tekijät:

• Tarpeet: Selvitä, mitkä ominaisuudet ovat yrityksellesi tärkeimpiä ja etsi ohjelma, joka vastaa näihin tarpeisiin mm. integraatioiden osalta.
• Budjetti: Vertaile eri laskutusohjelmien hintoja ja valitse sellainen, joka sopii yrityksesi budjettiin.
• Helppokäyttöisyys: Valitse ohjelma, joka on helppo oppia ja käyttää.
• Tuki ja päivitykset: Varmista, että ohjelman tarjoaja tarjoaa hyvää asiakastukea ja säännöllisiä päivityksiä ohjelmistoon.

Lue artikkeli yrityksen.perustaminen.net -sivulta: Ilmainen laskutusohjelma pienyrittäjälle: Esittelyssä 10 suosittua vaihtoehtoa

Tiivistän seuraavassa osiossa kolme hyvää vaihtoehtoa laskutusohjelmaksi eri kokoisille yrityksille.

Isolta: ilmainen laskutusohjelma

Isoltan suurimmat edut ovat sen ilmaisuus pienillä laskumäärillä, helppokäyttöisyys ja nopea käyttöönotto. Isoltan avulla luot ammattimaisen näköiset laskut ja lähetät ne joko sähköisesti tai perinteisesti paperisena. Verkkolaskutus on heti käytössäsi.

• Toimii verkossa ja riippumatta laitteesta
• Pienillä laskumäärillä maksuton
• Voit myös lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja
• Sopii erityisesti aloittaville yrityksille.

Procountor Solo – simppeli taloushallinnon ohjelma yksinyrittäjille

Procountor Solo on yksinyrittäjälle suunniteltu helppokäyttöinen taloushallinnon ohjelmisto, jossa yhdistyvät laskutusohjelma, ostolaskujen maksaminen sekä kuittisovellus. Voit lähettää sillä myös aineiston kätevästi kirjanpitäjällesi muutamalla napin painalluksella. Soloa käytetään yhteistyössä kirjanpitäjän kanssa. Jos sinulla ei ole kirjanpitäjää ja haluat ottaa Solon käyttöösi, tutustu Solo + kirjanpitopaketit kiinteään hintaan -malliin. Soveltuu erinomaisesti yksinyrittäjille ja aloittaville yrityksille, jotka saavat Solon vuodeksi ilman kuukausimaksua käyttöönsä. Erinomainen mobiilissa.

• Myyntilaskut
• Ostolaskut
• Verkkolaskut
• Kuitit
• Palkanmaksu.

Procountor Taloushallinto: kaikki toiminnot yhdessä taloushallinnon ohjelmistossa 

Procountor on tehokas ja monipuolinen taloushallinto- ja kirjanpito-ohjelma, joka sisältää kaikki laskutuksessa sekä myyntitapahtumien käsittelyssä tarvittavat työkalut. Siinä on myös kattavat integraatio-mahdollisuudet, jolloin voit yhdistää siihen muita ohjelmistoja tarpeidesi mukaan. Suomen suosituin taloushallinnon ohjelmisto, jolla on yli 20-vuotinen historia.

• Laskutus joukkolaskulla ja laskujen ajastettu lähetys
• Sopimuslaskutus
• Töiden laskutus
• Laskujen lähettäminen verkkolaskuna, postitse ja sähköpostina
• Kuluttajaverkkolaskujen lähettäminen
• Asiakas- ja tuoterekisteri
• Varastonhallinta
• Perintä.

• Sähköinen taloushallinto
• Yrityksille

Jussi Räsänen

Jussi työskentelee Procountorilla kynäseppona. Otan hyvin mielelläni palautetta ja asiantuntijakommentteja vastaan jussi.rasanen[at]finago.com tai LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/jussi-r%C3%A4s%C3%A4nen-66859a35/