Matkalaskut ja kululaskut selkokielellä

Matkalaskulla työntekijä laskuttaa työnantajaltaan työ- tai virkamatkasta aiheutuneita henkilökohtaisia kuluja itselleen takaisinmaksettaviksi.

Tiivistimme tähän artikkeliin perusasiat matka- ja kululaskuista. Lue ohjeet, mitä jokaisen yrittäjän ja työntekijän tulisi tietää niistä.

Jos etsit itsellesi ratkaisua matkalaskujen ja kululaskujen luomiseen, voit joko käyttää matkalaskupohjaa tai ottaa käyttöösi Procountorin, jolla voit laatia vaivattomasti matkalaskuja.

Mikä on matkalasku tai kululasku?

Työnantaja voi korvata tilapäisestä työmatkasta aiheutuneita kustannuksia työntekijälle. Korvaukset ovat verottomia, jos ne perustuvat todellisiin kuluihin tai Verohallinnon vuosittaiseen päätökseen päivärahoista ja kilometrikorvauksista.

Matkalaskuja voidaan käyttää myös kululaskujen eli ns. pienhankintojen käsittelyyn.

Matkakustannukset todistetaan kuiteilla matkalipuista, ruokailuista, majoituksesta sekä muista työmatkaan liittyneistä kuluista. Matkan aikana kertyneet olennaiset tositteet tulisi siis kerätä talteen tai kuvata.

Matkalaskulle ei olemassa tarkkaa ja ennalta määriteltyä muotoa, vaan käytännöt vaihtelevat. 

Lähtökohtaisesti matka- ja kululaskusta pitäisi löytyä seuraavat tiedot: 

• Kuka matkusti, mistä syystä ja milloin? 
• Minne matkustit ja kauanko se kesti?
• Millä kulkuneuvolla matka taitettiin? 
• Oliko kyydissä muita henkilöitä työasioissa?

Miten matkalasku tehdään?

Omien matkalaskujen laadinta onnistuu Procountorissa yrityksen kaikilta käyttäjiltä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, myös suoraan tien päältä. Erityisen kätevästi matkalaskujen laadinta matkan aikana onnistuu Procountor mobiilisovelluksella.  

Procountoriin päivitetään automaattisesti voimassa olevat päivärahat ja kilometrikorvaukset, mikä tekee laskun laadinnasta vaivatonta. 

Matkalaskujen hyväksyminen ja maksaminen tapahtuu suoraan ohjelmassa. Tallennetut laskut siirtyvät myös automaattisesti kirjanpitoon ja oletusdimensioille (esim. projekteille) sekä palkanlaskentaan liittyville ilmoituksille. Paljon matkalaskuja käsittelevien yritysten taloushallinto tehostuu Procountorin Eurocard-liittymän avulla — se nopeuttaa korttiostojen ja matkatilitapahtumien käsittelyä.

Miten kululasku tehdään?

Kululaskulla työntekijä laskuttaa työnantajaltaan työ- tai virka-asioiden vuoksi aiheutuneita henkilökohtaisia kuluja itselleen takaisinmaksettaviksi. Laskutettavia kuluja voivat esimerkiksi olla työkaluihin, toimistotarvikkeisiin tai taksimatkoihin liittyvät kulut. 

Kuten matkalaskuille, myös kululaskuille muodostuu automaattisesti oletusten mukainen kirjanpito ja oletusdimensiot. Lisäksi kululaskut voidaan matkalaskujen tapaan hyväksyä ja maksaa suoraan Procountorissa. 

Matka- ja kululaskujen laatiminen Procountorilla

Procountorin ominaisuudet matka- ja kululaskuihin:

• Matka- ja kululaskujen laadinta, asiatarkastus, hyväksyminen ja kirjanpito
• Matkalaskun laadintaa helpottava matkalaskuri
• Skannatun kuitin liittäminen laskuun
• Henkilörekisterin ylläpito
• Procountorin ylläpitämä matkalaskujen tuoterekisteri (kilometrikorvaukset, päivärahat, yms.)
• Graafiset raportit matka- ja kulutuotteista
• Avointen laskujen luettelo
• Matka- ja kululaskujen maksaminen henkilöille
• Reskontran automaattinen päivitys tiliotteiden perusteella
• Lisäominaisuutena liittymä Eurocard-palveluun

Matka- ja kululaskujen teko puhelimella

Procountorin mobiilisovellus tarjoaa kätevän tavan laatia esimerkiksi matkalaskuja jo matkan aikana, ja kululaskuja heti laskutettavan kulun syntyessä. Mobiilin avulla kuittien kuvat on helppoa liittää laskulle mobiililaitteelta laskua laadittaessa.

Voit tehdä matkalaskuja myös helppokäyttöisellä eTaskulla.

Ilmainen matkalaskupohja

Käytä ilmaista matkalaskupohjaa täältä. Linkki ohjaa sinut eTaskun sivuille, jossa saat tehtyä matkalaskun alle minuutissa.

Syötät vain pohjaan:

• matkasi tarkoituksen
• lähtö- ja päätepisteen
• päivämäärän
• tiedot mahdollisista lisämatkustajista.

Tämän jälkeen matkalaskupohja luo sinulle valmiin matkalaskun, jonka saat tilattua sähköpostiisi.

• Procountor
• Sähköinen taloushallinto
• Yrityksille

Jussi Räsänen

Jussi työskentelee Procountorilla kynäseppona. Otan hyvin mielelläni palautetta ja asiantuntijakommentteja vastaan jussi.rasanen[at]finago.com tai LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/jussi-r%C3%A4s%C3%A4nen-66859a35/