Ulkoistettu palkanlaskenta, millaisia vaihtoehtoja on olemassa?

Mitä hyötyä ulkoistetusta palkanlaskennasta on yrityksille? Millaisia erilaisia vaihtoehtoja ja toimintatapoja on palkkojen ulkoistamiseen? Mitä asioita palkanlaskentapalvelua valitessa tulisi osata arvioida hyvän päätöksen tekemiseksi? Käydäänpä läpi seuraavassa!

Ulkoistetun palkanlaskennan hyötyjä

1 Tehokkuus, aikasäästö ja ajantasaisuus

Kun palkanlaskennan ammattilainen hoitaa palkat ja niihin liittyvät toimet, ei yrityksen tarvitse itse käyttää aikaa prosessiin, se säästyy tuottavampaan tekemiseen. Palkanlaskijat seuraavat jatkuvasti muuttuvaa lainsäädäntöä ja TES-muutoksia, mikä auttaa yritystä pysymään ajan tasalla ja välttämään mahdolliset virheet tai laiminlyönnit. Hyvä palkanlaskija nostaa myös yrityksen tietoisuuteen proaktiivisesti asiat, joihin yrityksen on hyvä reagoida. Esimerkiksi palkkoja koskevat yleiskorotukset, jotka on hyvä huomioida tulevan vuoden budjetoinnissa valmiiksi.

2 Turvalliset varahenkilöjärjestelyt

Monessa yrityksessä palkanlaskenta saattaa olla yhden henkilön varassa. Uhkakuvia ei ole kiva luoda, mutta yrityksen on järkevä suhtautua palkkaprosessin järjestämiseen realistisesti. Palkanlaskennan ulkoistaminen tarjoaa yritykselle turvalliset varahenkilöjärjestelyt, jolloin palkat hoituvat varmasti ajallaan. Joltain tilitoimistoilta on ostettavissa myös palkkojen varallaolopalvelua, jolloin voitte pääsääntöisesti hoitaa palkat itse, mutta tilanteen vaatiessa varahenkilöt löytyvät tehtävään myös.

3 Nykyaikaiset toimintatavat ja kustannustehokkuus

Palkkaprosessi voi yrityksessä on manuaalinen, altis virheille, kankea ja monin tavoin aikansa elänyt. Aikaa palkkaprosessin kehittämiselle, tietoa mistä lähteä liikkeelle ja kokemusta toimivista käytänteistä ei ole. Nykyaikaisissa tilitoimistoissa palkanlaskentaprosessien kehittäminen on osa palvelua. Yhteistyö rakennetaan nykyaikaiseksi ja toimivaksi kaikille osapuolille. Saat kuulla erilaisista toteutusvaihtoehdoista, mikä on toiminut toisilla yrityksillä ja millaisia asioita ammattilaiset yrityksellesi suosittelevat.  

Palkanlaskija voi vaikkapa ehdottaa sopivaa työajanseurantaohjelmaa, joka osaa tessin mukaisesti tulkita työvuoroja ja josta tiedot siirtyvät integraation tai siirtotiedoston avulla palkanlaskennan järjestelmään. Myös lomapäivien ja lomapalkan seuranta saattaa olla monessa yrityksessä manuaalista, mutta tähänkin liittyvät toimet on mahdollista automatisoida suoraan palkanlaskennan järjestelmään. Oman ajankäytön tehostuminen ja manuaalisen työn vähentäminen tuovat kustannussäästöjä yrityksille. 

Esimerkkejä erilaisista ulkoistamisvaihtoehdoista ja toimintatavoista

• Täysi Ulkoistaminen:

Yritys siirtää kaikki palkanlaskennan tehtävät kokonaan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle.

• Osa-Ulkoistaminen:

Valitaan tiettyjä ulkoistettavia palkanlaskennan osa-alueita, esim. raportointi.

• Ohjelmistoratkaisut:

Käytetään pilvipohjaisia palkanlaskentaohjelmistoja, joita hallitaan ulkoisen palveluntarjoajan toimesta.

• Palkkayhteyshenkilö:
  Palkkayhteyshenkilö toimii yrityksesi ja palkanlaskijan välillä. Hän vastaa puolestasi palkka-aineiston keräämisestä, oikeellisuudesta, palkkaprosessin kehittämisestä sekä yhteydenpidosta eri osapuoliin.
  
• Varallaolojärjestelyt:
  Hoidatte itse pääsääntöisesti palkat, mutta varahenkilö hyppää avuksi esimerkiksi nykyisen palkanlaskijan sairastuttua tai lomaillessa.

Milloin ulkoistettu palkanlaskenta kannattaa? Mitä voi ulkoistaa?

Palkanlaskennan ulkoistamisen päätös on yksilöllinen kullekin yritykselle. Yleisesti ottaen, ulkoistamista harkitaan:

• kun liiketoiminta kasvaa ja  palkanlaskennan tarpeet monimutkaistuvat,
• kun palkanlaskenta vaatii erityisosaamista, jota voi olla vaikea ylläpitää sisäisesti tai
• kun kustannustehokkuus on tärkeää.

Millainen on hyvä palkanlaskija?

Hyvä palkanlaskija on ammattitaitoinen ja pitää itsensä ajan tasalla lainsäädännön ja eri työehtosopimusten muutoksista. Hän myös seuraa ohjelmistojen päivityksiä ja ottaa käyttöön uusia automatisointiominaisuuksia suoraan järjestelmässä. Lisäksi palkanlaskijan on toki oltava tarkka ja luotettava, jotta palkat tulevat tileille oikein ja ajallaan.

Hyvä palkanlaskija hyödyntää modernia teknologiaa ja palkanlaskentaohjelmistoja. Hän osaa tarkastella palkanlaskennan kokonaisuutta vaadittaessa myös laajemmin ja opastaa, kuinka prosessia voidaan kehittää esimerkiksi työajanseurannan, HR-palveluiden tai raportointipalveluiden kautta. 

Jotta palkanlaskennan ulkoistamisesta saa kaiken hyödyn irti, tulee palkanlaskijan tietysti tehdä sujuvaa yhteistyötä johdon, henkilöstöhallinnon, kirjanpitäjän ja viranomaisten kanssa.

Mistä lähteä liikkeelle?

Palkanlaskennan ulkoistaminen tarjoaa yrityksille joustavuutta, tehokkuutta ja kustannussäästöjä. Päätös ulkoistamisesta tulisi perustua yrityksen tarpeisiin. Ensimmäinen askel tarpeiden kartoittamiseen on olla yhteydessä tilitoimistoon, joka auttaa sinua kartoittamaan tilanteesi ja eri ratkaisuvaihtoehdot. 

Kirjoitus on EMU Growth Partnersin vierasblogi.

• Johtaminen ja raportointi
• Sähköinen taloushallinto
• Yrityksille

Tiina Lönn

Tiina on Head of People ja HR-konsultti, jonka resepti voittajajoukkueen rakentamisessa on ripaus struktuuria, sopivasti pelisääntöjä, roppakaupalla osallistamista, yhdessä tekemistä ja innostusta. Kaikki tietysti sopivasti huumorilla höystettynä!