Työajanseuranta tutuksi – ota haltuun perusasiat työaikakirjanpidosta ja työaikalaista

Työajanseurannan järjestäminen on laissa määrätty velvollisuus Suomessa toimiville yrityksille. Työntekijöiden työtuntien seuraamista ei silti kannata ajatella lakisääteisenä pakkopullana, vaan pikemminkin mahdollisuutena kehittää työntekijöiden hyvinvointia ja yrityksen toimintaa.

Tämän artikkelin luettuasi tiedät, mitä vaatimuksia laki asettaa työajanseurannalle ja millaisia vaihtoehtoja työtuntien kirjaamiseen on käytännössä olemassa. Käsittelemme lyhyesti myös sitä, mihin asioihin kannattaa kiinnittää huomiota erilaisia työajanseurantajärjestelmiä vertaillessa.

Etsitkö itsellesi ratkaisua työajanseurantaan?

Aika-työajanseurantaratkaisulla kirjaat tunnit käden käänteessä ja siirrät ne näppärästi palkanlaskentaan. Kokeile Aika-tuotetta veloituksetta kuukauden ajan.

Työaikalaki ja työajanseuranta lyhyesti

Mitä laki sanoo työajanseurannasta?

Vaatimus työajanseurannasta perustuu työaikalakiin. Työaikalaki määrittää, että työnantajan on pidettävä kirjaa työntekijöiden tekemistä työtunneista ja niistä suoritettavista korvauksista. Palkan lisäksi korvaus voi käytännössä tarkoittaa esimerkiksi vapaata.

Lain mukaan työaikakirjanpitoon tulee merkitä joko:

• säännöllisen työajan työtunnit sekä lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut korvaukset tai 
• kaikki tehdyt työtunnit ja erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut korotusosat.

Työaikapankkia käytettäessä työnantajan on pidettävä kirjaa pankkiin kertyneistä tunneista ja niiden pitämisestä vapaana. Työaikapankki tarkoittaa järjestelyä, jossa työnantaja ja työntekijä voivat sopia esimerkiksi liukumien tai ylitöiden korvaamisesta palkallisena vapaana.

Työaikakirjanpitoa tulee säilyttää kuluva vuosi sekä kaksi seuraavaa vuotta, ja se on pyydettäessä pystyttävä esittämään työsuojelutarkastuksessa. Laiminlyönnit johtavat korjauskehotukseen tai räikeämmissä tapauksissa jopa sakkoihin.

Työaikakirjanpidossa on otettava huomioon mahdolliset poikkeukset, joita työehtosopimus tai paikallinen sopiminen saattavat asettaa. Työaikalain alussa (2 §) on myös lueteltu ne poikkeustilanteet, joissa työaikalakia ei sovelleta.

Katsotaan seuraavaksi lyhyesti läpi muutamia työajanseurantaan ja työaikakirjanpitoon liittyviä keskeisiä käsitteitä.

Mikä lasketaan työajaksi?

Työaikalaista löytyy työajalle oma tarkka määritelmänsä. Työajaksi lasketaan työhön käytetty aika sekä se aika, jonka työntekijä on velvollinen olemaan työntekopaikalla työnantajan käytettävissä. 

Työajan määritelmä ei siis ole paikkaan sidottu. Myös etätyö on työaikaa, joka edellyttää työajanseurantaa.

Monilla toimialoilla myös matkustaminen työnsuorittamispaikkojen välillä on erottamaton osa työsuoritusta. Esimerkiksi sähköasentaja saattaa joutua siirtymään päivän aikana useita kertoja asiakkaalta toiselle. Tällaisissa tilanteissa matkat lasketaan osaksi työaikaa.

Matkustusaikaa ei kuitenkaan pääsäännön mukaan lasketa työajaksi, ellei sitä samalla voida pitää työsuorituksena. Matka-ajan korvaamisesta voidaan toki sopia erikseen työsopimuksessa tai työehtosopimuksessa.

Työajaksi lasketaan myös työnantajan määräämiin pakollisiin koulutuksiin osallistuminen sekä pakolliset terveystarkastukset. Ruokataukoa sen sijaan ei lasketa osaksi työaikaa, jos työntekijällä on mahdollisuus poistua työpaikaltaan tauon aikana.

Mikä on säännöllinen työaika?

Säännöllinen työaika tarkoittaa vuorokautista ja viikoittaista työaikaa, joka on määritelty työntekijän työsopimuksessa. Työaikalain yleissäännön mukainen säännöllinen työaika on pääsääntöisesti enintään kahdeksan tuntia vuorokaudessa ja 40 tuntia viikossa. 

Laki ja työehtosopimukset mahdollistavat kuitenkin monia poikkeuksia vuorokautisen ja viikoittaisen työajan järjestämiseen. Pidemmällä aikavälillä viikoittaisen työajan tulisi kuitenkin tasoittua keskimäärin enintään 40 tuntiin.

Miten työaikalaki erottelee lisätyön ja ylityön?

Lisätyö tarkoittaa työtä, joka ylittää työntekijän kanssa sovitun työajan, mutta joka ei kuitenkaan mene laissa säädetyn säännöllisen työajan yli. Ylityöstä puhutaan vasta, kun säännöllisen työajan enimmäismäärä ylittyy.

Sekä lisä- että ylityön tekeminen edellyttää aloitetta työnantajalta. Ylityön teettäminen edellyttää työntekijän suostumusta. Työaikalain mukaan sama pätee myös lisätyöhön, ellei asiasta ole sovittu työsopimuksessa. 

Säännöllisen työajan ylittymistä sekä lisä- ja ylityötä koskevia tilanteita on käsitelty tarkemmin työaikalain viidennessä luvussa.

Mitä tarkoittaa liukuva työaika?

Liukuva työaika tarkoittaa, että työntekijällä on mahdollisuus päättää työpäivänsä alkamis- ja päättymisajankohdasta työnantajan kanssa sovittujen rajojen puitteissa. 

Työnantaja ja työntekijä ovat esimerkiksi voineet sopia, että työ tehdään kello 7-18 välisenä aikana ja työpäivän kesto on kahdeksan tuntia. Tämän jälkeen työntekijä voi itse päättää, mille aikavälille hän kahdeksantuntisen työpäivänsä sijoittaa. Liukumia käytettäessä sovitaan kuitenkin myös kiinteästä työajasta, jonka aikana työntekijän on oltava työpaikalla.

Säännöllistä vuorokautista työaikaa pidentävä tai lyhentävä liukuma voi työaikalain mukaan olla enintään neljä tuntia. Neljän kuukauden pituisen seurantajakson aikana viikoittainen säännöllinen työaika voi olla keskimäärin enintään 40 tuntia, joka kuitenkin voidaan alittaa tai ylittää liukumien puitteissa. 

Ylitysten kertymä voi kuitenkin olla enintään 60 tuntia ja alitusten määrä korkeintaan 20 tuntia, kun seurantajakso päättyy.

Liukuvaa työaikaa ja ylityötä ei pidä sekoittaa keskenään. Työnantajan aloitteesta tehdyt säännöllisen työajan jälkeiset tunnit lasketaan ylityöksi, vaikka työntekijän liukumasaldo olisi miinuksella. Vastaavasti myöskään liukuvan työajan plussatunnit eivät ole ylityötä, koska työntekijä voi päättää liukuman käytöstä itse.

Miten työajanseuranta huomioidaan joustotyössä?

Ajasta ja paikasta riippumattoman työskentelyn lisääntyminen on huomioitu myös työaikalaissa. Nykyään työntekijä ja työnantaja voivat halutessaan sopia joustotyöajasta.

Työaikalain mukaisesta joustotyöstä puhutaan silloin, kun vähintään puolet työajasta on sellaista, jonka työntekemispaikan ja ajankohdan työntekijä voi itsenäisesti päättää. Joustotyö on hyvin yleistä esimerkiksi asiantuntijaorganisaatioissa ja tietotyötä tekevissä yrityksissä.

Työajanseurannan näkökulmasta olennaista on, että joustotyöaikaa noudatettaessa työntekijän on toimitettava työnantajalle luettelo säännöllisen työajan työtunneista palkanmaksukuukausittain. Tiedoista tulee ilmetä viikoittainen työaika sekä viikkolepo. Työnantajan vastuulla on huolehtia, että työntekijän ilmoittamat tiedot kirjataan työaikakirjanpitoon.

Selainpohjaiset työajanseurantasovellukset ovat yleensä käteviä työkaluja, jos yrityksessä tehdään joustotyötä. Työnantajan kannattaa tehdä tuntien kirjaaminen työntekijöille mahdollisimman helpoksi, jotta tiedot saadaan kerättyä reaaliaikaisesti ja lain velvoitteet täytetään.

Työajanseuranta käytännössä

Mitä hyötyä työajanseurannasta on yritykselle?

Vaikka työajanseuranta on pakollista, lain vaatimusten täyttämisen ei tarvitse olla ainoa motiivi työajanseurannan järjestämiseen. Säntillisesti hoidettu työaikakirjanpito voi hyödyttää yritystä esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

1. Työntekijät voivat paremmin

Työhyvinvointi paranee ja ylikuormituksen riski pienenee, kun työntekijöiden tuntimääriä ja työn jakautumista pystytään seuraamaan. Työ ja vapaa-aika pysyy jatkossa paremmin balanssissa. 

Työaikoja ei seurata kyttäämisen takia, vaan tarkoitus on pitää työtunnit lain sallimissa rajoissa. Reaaliaikaisesta työaikakirjanpidosta on helppo huomata, jos esimerkiksi liukumasaldot alkavat kohota kohti lain sallimaa maksimia.

2. Töitä tehdään kannattavammin

Työaikakirjanpidossa voidaan seurata myös sitä, millaisiin työtehtäviin työtunnit kuluvat. Tämä voi auttaa tunnistamaan aikasyöppöjä työvaiheita ja parantamaan kannattavuutta. Samalla työt on mahdollista jakaa tasapuolisemmin työntekijöiden tai tiimien kesken.

3. Tulevien projektien suunnittelu helpottuu

Myös tulevien projektien ja työtehtävien suunnittelu ja ennustaminen voi helpottua, kun työaikakirjanpidosta saadaan tietoa erilaisten työvaiheiden kestosta. 

Työajanseurantajärjestelmä voi myös helpottaa henkilöstöresurssien kohdentamista, jos järjestelmästä voi yhdellä vilkaisulla tarkastella työntekijöiden tulevia lomia tai saldovapaita.

4. Manuaalisia työvaiheita saadaan karsittua

Sähköiset työajanseurantajärjestelmät voidaan integroida yhteen palkanlaskentaohjelmien kanssa. Tämä vähentää palkanlaskentaan liittyviä manuaalisia työvaiheita ja ehkäisee samalla inhimillisiä virheitä. Myös integraatiot moniin muihin yrityksen käyttämiin järjestelmiin ovat mahdollisia.

5. Epäselvyydet on helpompi korjata

Esimerkiksi palkanmaksuun tai ylityökorvauksiin liittyviä epäselvyyksiä on huomattavasti helpompi lähteä selvittämään, kun työajanseuranta on hoidettu huolellisesti.

6. Asiakaslaskutus helpottuu ja tehostuu

Tuntikirjauksia voidaan käyttää pohjana myös asiakaslaskutukselle. Luottamus lisääntyy, kun asiakas näkee tarkasti, mihin työtunnit on käytetty.

Miten työajanseuranta voidaan järjestää?

Laki jättää työnantajalle paljon vapauksia sen suhteen, miten työaikoja käytännössä seurataan. Yritykselle parhaiten soveltuvaan työajanseurantajärjestelmään vaikuttavat muun muassa liiketoiminnan luonne, työntekijöiden määrä, työntekopaikat sekä noudatettava työehtosopimus.

Katsotaan seuraavaksi läpi tavanomaisimpia vaihtoehtoja työaikaseurannan järjestämiseen.

Tuntilappujen täyttäminen paperille tai Exceliin

Yksinkertaisimmillaan työajanseurantaa voidaan tehdä paperille tai Excel-tiedostoihin. Varsinkin paperille tehty työaikakirjanpito on kuitenkin altis virheille ja tietojen katoamiselle. 

Excel voi kuitenkin olla riittävä työkalu esimerkiksi sellaiselle pienelle yritykselle, jossa noudatetaan kiinteitä työaikoja ja työaikakirjanpitoon merkitään vain poikkeukset.

Artikkelin lopusta löydät ilmaisen Excel-pohjan, jota voit käyttää yksinkertaiseen työajanseurantaan.

Kiinteät leimauspäätteet

Työajan leimaaminen päätteelle on usein paras vaihtoehto, jos työ tehdään aina tietyssä paikassa tiettyinä kellonaikoina. Tyypillinen esimerkki on tehdastyö. 

Tällöin työntekijä kirjaa itsensä sisään ja ulos tunnistautumalla leimauslaitteelle henkilökortilla, numerokoodilla tai muulla tunnistustavalla. Usein kuultu puhekielinen nimitys samalle asialle on kellokortin leimaaminen. 

Selainpohjaiset työajanseurantasovellukset

Töitä tehdään yhä useammin etänä, joten myös työaikakirjausten tulee onnistua paikasta riippumattomasti. 

Selainpohjaisten työajanseurantasovellusten käyttö on yleistä varsinkin asiantuntijatöissä ja paljon matkustamista vaativissa työtehtävissä. Työaikaleimausten tekeminen ja tarkastelu onnistuu kätevästi niin tietokoneella kuin mobiililaitteilla.

Yhdistelmämallit

Työtehtävistä ja käytössä olevasta järjestelmästä riippuen erilaisia kirjaustapoja voi myös olla mahdollista yhdistellä. Isommissa yrityksissä voi esimerkiksi olla omat kirjaustapansa tuotantotyöntekijöille sekä etätöitä tekeville toimistotyöläisille. 

Myös yksittäinen työntekijä voi hyödyntää erilaisia kirjaustapoja. Liikkuvaa työtä tekevä myyntitykki voi esimerkiksi aloittaa työpäivän leimaamalla itsensä sisään työpaikkansa kiinteälle leimauspäätteelle. Ulosleimauksen hän voi kuitenkin tehdä etänä omalla puhelimellaan, jos työpäivä päättyy esimerkiksi asiakastapaamisen jälkeen.

Työnteon muodot määrittelevät hyvin pitkälti sen, miten työajanseuranta yrityksessä kannattaa käytännön tasolla järjestää.

Miten vastuut jakautuvat työajanseurannassa?

Liiketoiminnan luonteesta ja yrityksen kokoluokasta riippuen työaikaseurannan käytännön prosesseissa ja vastuualueissa voi olla hyvinkin isoja yrityskohtaisia eroja.

Vaikka työajanseurannan järjestäminen on viime kädessä työnantajan vastuulla, soolosuorituksesta ei silti voida puhua. Varsin usein työsopimuksessa on määritelty, että työntekijän on seurattava tekemiään työtunteja ja kirjattava ne ylös esihenkilön hyväksyttäväksi.

Henkilöstöhallinto raportoi työhyvinvointiin liittyvistä asioista yrityksen johdolle, joka saatujen tietojen perusteella vetää johtopäätökset ja pyrkii kehittämään yrityksen toimintaa.

Työajanseurantajärjestelmän valinta

Miten löytää hyvä sähköinen työajanseurantajärjestelmä yritykselle?

Hyvä sähköinen työajanseurantajärjestelmä sulauttaa kirjausrutiinit osaksi työntekijän arkea. Manuaaliseen työaikakirjanpitoon verrattuna sähköiset ohjelmistot ovat nopeampikäyttöisempiä ja tietoturvallisempia. Niihin kerätty tieto on myös nopeammin tarkistettavissa sekä siirrettävissä esimerkiksi yrityksen palkanlaskentajärjestelmään.

Hyvinkin yksinkertainen sähköinen työajanseurantajärjestelmä voi olla täysin riittävä, jos tarkoitus on vain täyttää lakisääteiset vaatimukset, seurata työntekijöiden työmääriä ja siirtää tiedot palkanlaskentaan.

Tilanne kuitenkin muuttuu, jos järjestelmän pitää esimerkiksi pystyä tulkitsemaan käytössä olevan työehtosopimuksen tai paikallisen sopimisen ehtoja. Monille yrityksille voi myös olla tärkeää, että järjestelmään tehtyjä tuntikirjauksia voidaan suoraan käyttää asiakaslaskutuksen pohjana.

Paras työajanseurantajärjestelmä omalle yritykselle voi löytyä esimerkiksi seuraavia kysymyksiä pohtimalla:

• Miksi työaikoja ylipäätään seurataan? Onko tarkoitus vain täyttää lakisääteiset velvoitteet vai aiotaanko kerättyjä tietoja hyödyntää kattavammin?

• Millaisia kirjaustapoja työntekijöille tarjotaan? Esimerkiksi etätyötä tai matkatyötä tehdessä tulisi olla itsestäänselvyys, että työaikojen kirjaus onnistuu selainpohjaisesti joko tietokoneella tai mobiililaitteella.

• Miten työaikaa tulkitaan? Sovelletaanko yrityksessä jotakin työehtosopimusta tai muita sopimuksia, jotka tulee ottaa huomioon työajanseurantaohjelman valinnassa? 

• Millaisia integraatioita tarvitaan? Siirretäänkö tiedot työtunneista vain palkanlaskentaan vai pitääkö järjestelmän pelata yhteen esimerkiksi työvuorosuunnittelu- tai projektinhallintaohjelmiston kanssa?

• Millaisella tasolla ja tarkkuudella työtunteja aiotaan seurata? Onko tarvetta esimerkiksi projekti- tai asiakaskohtaiselle seurannalle vai onko suurpiirteisempi kirjausmalli riittävä? 

• Kuinka helppo järjestelmää on käyttää? Loppukäyttäjänäkökulman lisäksi myös tuntien hyväksymisen ja erilaisten raporttien muodostamisen tulisi olla mahdollisimman helppoa.

• Mukautuuko työajanseurantaohjelma helposti muutoksiin? Jos esimerkiksi työnteon muodot yrityksessä tulevina vuosina muuttuvat, myös työajanseurantajärjestelmän tulisi kasvaa yrityksen mukana.

• Paljonko työajanseurantajärjestelmä maksaa, ja mistä hinta muodostuu? Hinta voi esimerkiksi olla kiinteä tai se voi muodostua kuukausiveloituksen ja käyttäjämääräkohtaisen hinnoittelun yhdistelmästä.

Ei ole mitenkään harvinaista, että työaikojen kirjaaminen jää työntekijöiltä välillä roikkumaan. Yleensä viivästyksiltä vältytään, kun työajanseurannan syyt perustellaan työntekijöille selkeästi ja kirjaaminen tehdään mahdollisimman yksinkertaiseksi.

Uudella Aika-työajanseurantaratkaisullamme kirjaat tunnit käden käänteessä ja siirrät ne näppärästi palkanlaskentaan.

Aika on uusi työajanseurantapalvelumme, joka sujuvoittaa erityisesti työajanseurantaa ja palkkojen laskemista Procountorissa. Työntekijä kirjaa tunnit palveluun itse, minkä jälkeen kirjatut tunnit voidaan tarkistaa ja viedä siirtotiedostolla palkanlaskentaan Procountoriin tai muuhun palkanlaskentaohjelmistoon. Siinä on selkeä hinnoittelu – 6,00 € per käyttäjä per kuukausi.

Kaikissa tapauksissa maksullista työajanseurantajärjestelmää ei toki tarvita. Myös ilmainen Excel-pohja tai muu maksuton työkalu voi olla kelvollinen valinta työajan seurantaan, jos tietyt edellytykset täyttyvät.

Milloin ilmainen Excel-pohja riittää työajanseurantaan?

Kahta samanlaista yritystä ei Suomesta löydy, joten aukotonta vastausta otsikon kysymykseen on mahdoton antaa. Pääsääntöisesti ilmainen työajanseuranta sopii kuitenkin parhaiten yrityksille, joiden toiminnassa täyttyvät seuraavat ehdot:

• Tärkein motiivi työajan seuraamiselle on lakivelvoitteen täyttäminen ja tietojen kerääminen palkanmaksua varten.
• Työntekijöiden työajat ovat säännöllisiä, eivätkä he tee sunnuntaitöitä, ylitöitä tai muita säännöllisen työajan päälle laskettavia töitä.
• Yrityksessä ei pääsääntöisesti käytetä liukuvaa työaikaa tai työaikapankkia.
• Yritykselle riittää, että työaikakirjaukset siirretään palkanmaksuun manuaalisesti.

Nämä kriteerit täyttyvät varsin monessa pienessä yrityksessä. Tällöin yksinkertainen työaikakirjanpito paperille tai esimerkiksi Exceliin onnistuu halvimmillaan täysin ilmaiseksi. Alta voit ladata käyttöösi ilmaisen työajanseurantalomakkeen pdf- tai Excel-muodossa.

Myös Clockifyn tai Toggl Trackin kaltaisilla mobiilisovelluksilla on mahdollista seurata työaikoja veloituksetta. Työntekijämäärän kasvaessa ja yritystoiminnan kehittyessä ilmaissovellusten ominaisuudet voivat kuitenkin nopeasti osoittautua riittämättömiksi.

Olemme kirjoittaneet erillisen artikkelin työsopimuslaista ja erillisen artikkelin työaikalaista.

• Johtaminen ja raportointi
• Lainsäädäntö ja verotus
• Tilitoimisto
• Yrityksille

Jussi Räsänen

Jussi työskentelee Procountorilla kynäseppona. Otan hyvin mielelläni palautetta ja asiantuntijakommentteja vastaan jussi.rasanen[at]finago.com tai LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/jussi-r%C3%A4s%C3%A4nen-66859a35/