Siipiweikkojen digipyrähdys – Procountor sähköisti taloushallinnon ja säästää aikaa

Yrityksen talous vei ylimääräistä aikaa

Siipiweikot on perheyritys, joka sai alkunsa vuonna 1984 Floridassa, jossa yrityksen perustaja Pekka Yli-Houhala jäi koukkuun kanansiipiin. Nykyään yrityksellä on neljä omaa ravintolaa Tampereella, franchising-ravintoloita sekä kastikeliiketoiminta, joka palvelee satoja yritysasiakkaita Suomessa ja ulkomailla.

Kasvun myötä muun muassa raportoinnin ja tiedon analysoinnin tarpeet ovat muuttuneet.

Anniina Patteri, Siipiweikkojen takana olevan Hot Wings Oy:n Business controller, kertoo, että yrityksellä oli vuosia monta hyvää työkalua käytössään, mutta järjestelmien yhteensopivuus oli ongelma: mitkään järjestelmät eivät keskustelleet keskenään.

Kun tietoa piti hakea tai lukuja laskea auki, piti tietoa hakea monesta lähteestä.

Arvokasta työaikaa meni tietojen yhdistelemiseen, laskemiseen ja päivittämiseen. Manuaalisesta työstä johtuva virheriski oli merkittävä. Ennen jokaista kuukausipalaveria meni kokonainen päivä tiedon analysointiin ja järjestelemiseen. Koko ajan tehtiin tiedon keräämistä, järjestelemistä, laskemista ja eteenpäin viemistä.

”Mikään tieto ei päivittynyt minnekään ja se oli suurin haaste. Tällainen työskentely oli lisäksi hidasta ja maksoi myös sen takia paljon. Tiedot eivät olleet ikinä ajan tasalla ja jos jossain ilmeni virhe, oli asian tarkistaminen aikaa vievää ja työlästä”, Patteri kertoo.

Sen takia yrityksessä päätettiin, että on aika tutustua moderneihin ratkaisuihin, jotka olisivat integroitavissa keskenään.

Procountor Taloushallinto ja Finadeck auttoivat talousprosessien reaaliaikaistamisessa

Vaihtoehtojen kartoittamisen jälkeen Siipiweikoilla päädyttiin valitsemaan Procountor taloushallinnon ohjelmistoksi ja Finadeck raportointia varten. Heti käyttöönoton jälkeen oli selvää, että tehty päätös oli oikea, sillä aikaa alkoi säästyä alusta alkaen.

”Tykkäsimme mahdollisuuksista, mitä nämä ohjelmistot mahdollistivat. Esimerkiksi asiakkuuksien taakse saadaan tallennettua monenlaisia tietoja, joiden avulla taloushallinto on todella sujuvaa”, Patteri toteaa.

Aiemmin ongelmana oli ohjelmistojen yhteensopimattomuus, joten nyt haluttiin panostaa integraatioihin ja automaattiseen tiedonkulkuun. Etenkin integraatiot kassajärjestelmän ja Työvuorovelhon välillä ovat tärkeitä.

”Sujuvien integraatioiden avulla tiedonkulku on nopeaa ja ennen kaikkea luotettavaa. Procountorissa on todella kattavat integraatiot, ja Finadeckiin saamme ajettua suoraan kaiken tarvitsemamme datan. Sen avulla raportointi on reaaliaikaista ja tukee meitä päätöksenteossa”, Patteri iloitsee.

Integraatiot mahdollistavat myös sujuvan liikevaihdon seurannan, joten tietoja ei tarvitse odotella seuraavan kuukauden loppuun kuten aiemmin. Verkkokauppaintegraation avulla laskutuskin hoituu automaattisesti, joten työvaiheiden määrä on tippunut radikaalisti.

Koska yrityksellä on useita toimipaikkoja ja erilaisia liiketoimintoja, on seurannan monipuolisuus tärkeää. Esimerkiksi kustannuspaikkaseuranta ja ravintolaseuranta ovat tärkeitä, jotta nähdään, miten eri ravintoloilla menee taloudellisesti.

Jos muutama vuosi sitten oltiin tilanteessa, että varastotyöntekijät kirjoittelivat ja liimailivat post-it lappuja varaston seinille ja siitä vietiin tiedot laskutukseen, niin nyt tilaus tulee suoraan verkkokauppaan, ja kaikki hoituu automaattisesti. Aikaa ei kulu enää turhaan manuaalityöhön.

Uusien järjestelmien hyödyt näkyvät myös ravintoloissa. Työvuorovelhoon syötetty data siirtyy suoraan Procountorin palkanlaskentaan, joten ravintolapäälliköt voivat luottaa siihen, että palkat ja palkkalaskelmat menevät oikein. Aiemmin tietoja piti tarkistella moneen kertaan ja tietoja piti kirjata käsin.

Näin työaikaa ja hermoja säästyy monessa kohtaa.

Finadeckin avulla raportit ovat ajan tasalla

Finadeck on auttanut Siipiweikkoja todella paljon ajantasaisen raportoinnin kautta.  Yrityksen johdolta on tullut paljon kehuja, että tehokas ja moderni raportointityökalu on tuonut paljon konkreettista apua päätösten tekemiseen.

”Finadeck on helpottanut todella paljon raportointia, kun parilla klikkauksella saa haettua myyntikatteen eri aikaväleiltä ja niitä voi verrata helposti keskenään. Lisäksi tehdään paljon budjettien seurantaa, ja Finadeckin näkymä on tähän todella selkeä, koska tarvittavat tiedot saa näkyviin vierekkäin. Finadeckissä on onnistunut kaikki, mitä on vaan keksitty kysyä”, Patteri kehuu.

Historiadatan lisäksi Finadeck auttaa myös ennustamisessa ja ennakoinnissa. Kun pyöritettävänä on usean ravintolan kokonaisuus, nousee ennakointi tärkeään rooliin. Missä ja milloin tarvitaan työntekijöitä ja miten resurssit kannattaa kohdistaa? Finadeckin avulla raportit saa hyvin tarkasti, ja sen avulla päästään alas operatiiviselle tasolle. Myös sähköpostiin tulevat raportit helpottavat tiedon oikea-aikaista saantia.

Siipiweikoilla on rakennettu ravintoloiden myyntien seuranta operatiivisen päällikön kanssa niin, että hän näkee tarvitsemansa luvut ja tiedot helposti omalta näkymältään. Samalla tavalla oma näkymä on luotu asiakkuuspäällikölle, jotta hän voi seurata myyntejä helposti. Tärkeää on se, että jokaiselle käyttäjälle voidaan muokata näkymät oman tasoisella tiedolla. Jotkut haluavat tarkempia yksityiskohtia ja tunnuslukuja, kun taas osalle siitä ei ole hyötyä. Finadeckin avulla voidaan tukea eri henkilöiden talouden osaamisen tasoa.

Finadeckin avulla yrityksen talouden ja myyntien kehittymistä voidaan seurata näppärästi. Kaikki tunnusluvut ovat nopeasti saatavissa, sillä Finadeck hakee tiedot suoraan Procountorista ja analysoi luvut helposti ymmärrettävään muotoon. Ero aiempaan Excel-jumppaan on valtava.

Modernit ja helppokäyttöiset ratkaisut auttavat yrittäjää

Uusien työkalujen käyttöönotto sujui Siipiweikoilla vaivatta. Alkuun siirtymä arvelutti, mutta ammattitaitoisen kirjanpitäjän kanssa kaikki sujui lopulta todella hyvin.

”Finadeckin ja Procountorin käyttöönotto oli helppoa, eikä vienyt juurikaan aikaa. Esimerkiksi asiakas- ja tuoterekisterien vieminen oli helppoa ja nopeaa, mutta datan siivoamiseen menee tietysti aina oma aikansa. Se ei ole kuitenkaan yrittäjälle hankalaa, sillä tiilitoimiston kanssa työskentely sujuu”, Anniina kertoo.

Finadeckin antama koulutus oli Anniinan kokemuksen mukaan todella hyvä, sillä se auttoi ymmärtämään, miten työkalu toimii. Nyt heidän on helppo jatkaa opettelua käytännössä. Anniina on kokenut, että Finadeckissä voi tehdä todella paljon itse, ja samalla oppia ja ymmärtää ohjelmistoa paremmin. Finadeckiä voi mukauttaa omien tarpeiden mukaisesti, ja apua saa aina tarvittaessa.

Anniina mainitsee myös, että Procountorin käytössä on se hyvä puoli, että työnjaosta voi sopia joustavasti oman kirjanpitäjän kanssa. Esimerkiksi jos jokin tosite on väärällä kuulla, niin sen voi siirtää itse oikealle kuulle ja tieto päivittyy heti tuloslaskelmalle. Aiemmassa järjestelmässä vastaavassa tilanteessa olisi pitänyt selittää asia sähköpostilla kirjanpitäjälle, joka olisi päässyt tekemään muokkauksen.

Siipiweikoilla koetaan, että siitä on paljon hyötyä, sekä yrityksellä että kirjanpitäjällä on sama näkymä käytettävissään, sillä se helpottaa työnjakoa. Erityismaininnan saa lisäksi Procountorin ohjeet ja kattava ohjekirja, jotka on koettu todella hyödyllisksi ja olleet ahkerassa käytössä.

Anniina kertoo, että suosittelee ilomielin Procountoria ja Finadeckiä myös muille ravintola-alan yrityksille. Tulevaisuudessa yrityksen uudet franchising-yrittäjät saavat käyttöönsä valmiin paketin, kun he aloittavat suoraan Procountorin ja Finadeckin asiakkaina. Patteri näkee, että nykyisen ratkaisun etu on siinä, että se soveltuu taloushallinnon asiantuntijan lisäksi erinomaisesti myös henkilölle, jolle taloushallinnon maailma on vieras.

”Procountorin ja Finadeckin avulla he voivat keskittyä omaan osaamisensa ja ravintolan pyörittämiseen”, Anniina päättää.