Mitä taloushallinnon digitalisaatio on ja miksi se kannattaa?

Taloushallinnon digitalisaatio tarkoittaa sitä, että laskutus, kirjanpito, palkanlaskenta ja raportointi hoidetaan sähköisesti ja mahdollisimman automaattisesti yhdessä järjestelmässä, ei käsin paperilta tai irrallisista tiedostoista. Käytännössä tieto liikkuu kuitista kirjanpitoon ja raportille ilman, että kukaan tallentaa sitä uudelleen.

Miksi tämä kannattaa? Koska se vapauttaa aikaasi rutiineista olennaiseen: näet yrityksesi talouden tilanteen reaaliaikaisesti, teet vähemmän virheitä ja pysyt lakimuutosten tahdissa automaattisesti.

Mitä taloushallinnon digitalisaatio tarkoittaa?

Perinteisesti taloushallinto on ollut paljon käsityötä: paperilaskuja, erillisiä Excel-taulukoita ja saman tiedon tallentamista moneen paikkaan. Digitaalisessa taloushallinnossa sama työ hoituu yhdessä ohjelmassa, ja järjestelmä tekee suuren osan vaiheista puolestasi.

Digitalisaatio koskee taloushallinnon kaikkia osa-alueita:

• Laskutus. Lähetät ja vastaanotat verkkolaskuja, jolloin laskun tiedot siirtyvät suoraan järjestelmään ilman käsin tallennusta.
• Ostolaskut ja kuitit. Kuitti kuvataan tai vastaanotetaan sähköisenä, ja se kirjautuu suoraan oikealle tilille.
• Kirjanpito. Tapahtumat kirjautuvat automaattisesti, kun lasku tai kuitti käsitellään. Kirjanpito pysyy ajan tasalla päivittäin.
• Palkanlaskenta. Palkat lasketaan ja ilmoitukset lähtevät viranomaisille automaattisesti.
• Raportointi. Tuloslaskelma, tase ja kassatilanne päivittyvät reaaliaikaisesti, joten näet luvut heti.

Olennaista on, että tieto kulkee näiden osa-alueiden välillä automaattisesti. Kun lasku on maksettu, se näkyy kirjanpidossa ja raportilla ilman erillistä työvaihetta.

Miksi taloushallinnon digitalisaatio on tärkeää?

Digitalisaatio ei ole itsetarkoitus, vaan keino saada aikaa ja tietoa. Tässä viisi syytä, miksi se kannattaa:

1. Säästät aikaa. Automaatio hoitaa rutiinit, kuten tallennuksen ja täsmäytyksen. Aika, joka ennen kului näppäilyyn, jää liiketoiminnan pyörittämiseen.
2. Näet talouden tilanteen reaaliaikaisesti. Kun kirjanpito on aina ajan tasalla, teet päätökset tuoreilla luvuilla etkä viime kuun tilinpäätöksen perusteella.
3. Teet vähemmän virheitä. Kun samaa tietoa ei tallenneta käsin moneen paikkaan, näppäilyvirheet ja tuplakirjaukset vähenevät.
4. Pysyt lakimuutosten tahdissa. Esimerkiksi verkkolaskujen ja vastuullisuusraportoinnin vaatimukset kasvavat. Ajantasainen ohjelmisto päivittyy puolestasi, joten et jää jälkeen.
5. Teet sujuvampaa yhteistyötä tilitoimiston kanssa. Kun te työskentelette samassa järjestelmässä, kirjanpitäjäsi ehtii neuvoa sinua eteenpäin sen sijaan, että aika menisi tositteiden pyörittelyyn.

Kun tieto liikkuu automaattisesti, aikaa jää sille, millä on eniten merkitystä ja todennäköisesti yritys on myös tuottavampi.

Mikä muuttaa taloushallintoa juuri nyt?

Taloushallinnon digitalisaatio etenee Suomessa vauhdilla, ja osa muutoksista tulee suoraan lainsäädännöstä.

Käynnissä oleva siirtymä reaaliaikatalouteen vaatii kaikkia harppauksia automatisoitujen työkalujen käyttöön, sillä vaatimukset päivittyvät jatkuvasti sekä Suomen että Euroopan unionin tasolla. Vastuullisuusraportointi velvoittaa jo suuryrityksiä, ja vaikutukset ulottuvat myös pienempiin palvelu- ja tavarantoimittajiin.

Samalla sähköiset Peppol-tilaussanomat ja sähköinen kuitti yleistyvät. Pian digitaalisen toimintaympäristön käyttö on monelle yritykselle käytännössä välttämätöntä, kun paperista luovutaan nopeasti. Tässä kehityksessä suomalaiset yritykset ovat Euroopan kärkeä: taloushallinnon sähköistämisessä olemme edellä useimpia Keski-Euroopan maita. (Lähde: Valtiokonttori)

Miten taloushallinnon digitalisointi aloitetaan yrityksessä?

Kaikkea ei tarvita kerralla, vaan yksi asia kerrallaan. Näillä pääset alkuun:

1. Kartoita nykytilanne. Mitkä vaiheet teette vielä käsin tai paperilla?
2. Valitse ohjelmisto, joka kattaa kaikki taloushallinnon tärkeimmät asiat. Laskutus, kirjanpito, palkat ja raportointi samassa paikassa säästävät eniten aikaa.
3. Ota verkkolaskutus käyttöön. Se on usein nopein tapa vähentää manuaalista työtä.
4. Sovi työnjaosta tilitoimiston kanssa. Samassa järjestelmässä työskentely tekee yhteistyöstä sujuvaa.

Procountorilla hoidat laskutuksen, kirjanpidon, palkanlaskennan ja raportoinnin samassa ohjelmassa. Aloitat pienellä ja laajennat, kun yrityksesi kasvaa.

Usein kysytyt kysymykset taloushallinnon digitalisaatiosta

• Procountor
• Sähköinen taloushallinto
• Yrityksille

Salla Kinnarinen

Työskentelen sisältömarkkinoinnin parissa ja seuraan läheltä taloushallinnon, ohjelmistokehityksen ja liiketoiminnan kehittämisen trendejä. Tavoitteeni on auttaa yrityksiä löytämään teknologiasta uusia oivalluksia ja käytännön ratkaisuja, jotka helpottavat arkea ja tukevat kasvua.