Ostolaskut ja niiden käsittely – tärkeimmät vinkit ja työkalut

Ostolaskut ovat tärkeä osa yrityksesi kirjanpitoa ja taloushallintoa. Ostolaskujen käsittely tarkoittaa tarkoittaa laskujen tarkistamista, tallentamista ja hyödyntämistä. Sillä varmistetaan, että yritys saa maksettua laskunsa ajallaan.

Ostolaskujen seuranta auttaa sinua pitämään menot kurissa ja varmistamaan, että kaikki ostot ovat budjetin puitteissa. Niiden avulla voidaan myös seurata yrityksen taseen kehitystä ja varmistaa, että kaikki ostot ovat kirjanpidossa. Ostolaskulla voidaan myös vahvistaa yrityksen saamat alennukset tai laskutetut kulut.

Ostolaskun käsittelyyn on useita eri tapoja. Perinteisesti ostolaskut käsitellään manuaalisesti, eli käsin. Tämä on aikaa vievää ja alttiina virheille. Nykyään yhä useammat yritykset käyttävät sähköistä ostolaskujen käsittelyä, joka tekee prosessista nopeamman ja vähemmän virhealttiin.

Sähköinen ostolaskujen käsittely on helppoa ja tehokasta. Ostolaskut voidaan lähettää tai vastaanottaa verkkolaskuina suoraan yrityksen taloushallinto-ohjelmaan, jolloin niiden käsittely on nopeaa ja virheetöntä. Ostolaskujen sähköinen käsittely mahdollistaa myös automaattisen kirjanpidon ja raportoinnin.

Ostoreskontra – mikä se on?

Ostoreskontra on luettelo vastaanotetuista ostolaskuista eli ostoveloista ja maksetuista laskuista sekä niiden hinnoista. Ostoreskontrasta voi tarkistaa milloin laskuja on erääntymässä ja paljonko niiden maksamiseen tarvitaan rahaa.

Ostoreskontra toimii myös arkistona erilaisia tarpeita, kuten raportointia varten. Historiatietoa tarkastellaan kun halutaan selvittää esimerkiksi mitä palveluja on ostettu tai miten tietyn toimittajan hinnat ovat kehittyneet.

Ostoreskontrassa voidaan pitää kirjaa kaikista ostoihin liittyvistä asiakirjoista, kuten tarjouspyynnöistä, ostotilauksista, vastaanottoilmoituksista ja laskuista. Tämä auttaa yritystä seuraamaan menojaan ja varmistamaan, että kaikki ostot ovat tarkoituksenmukaisia ja sopimuksia noudatetaan. Ostoreskontra auttaa myös varmistamaan, että yrityksesi on aina varustettu tarvittavilla tavaroilla ja palveluilla.

Tutustu artikkeliin ostoreskontrasta Isoltan sivuilta.

Ostolaskujen vastaanotto ja käsittely

Ostolaskujen käsittely on tärkeä osa yrityksen taloushallintoa, sillä se auttaa varmistamaan, että maksat vain oikeat laskut oikeaan aikaan. Selkeät säännöt ja prosessit laskujen vastaanottamiseen ja tarkistamiseen auttavat varmistamaan, että laskut käsitellään tehokkaasti.

Ostolaskujen käsittely alkaa, kun saat laskun. Ennen maksamista lasku tarkistetaan varmistaakseen, että se on oikein. Tämä voi sisältää tarkistuksen, että hinta on mitä pitääkin, että tuotteet tai palvelut ovat samat kuin ne, joita tilattiin ja että laskun saaja on oikea. Voit vaatia laskujen vastaanottamista tietyllä tavalla tai tiettyjä tietojen, kuten käsittelyä helpottavien viitetietojen, näkymistä laskulla.

Jos laskussa on virheitä tai puutteita, voit palauttaa sen lähettäjälle tai pyytää täydentämään tarvittavia tietoja. Kun kaikki tarvittavat tiedot ovat oikein, lasku hyväksytään ja se lähetetään maksettavaksi.

Vuonna 2020 voimaan astunut verkkolaskulaki koskee sekä julkishallintoa että yrityksiä. Lain myötä yrityksillä on oikeus vaatia laskut verkkolaskuina. Lain myötä laskun vastaanottajalla on oikeus jättää maksamatta laskut, jotka tulevat paperisena tai PDF-muodossa, jos laskun toimitustavasta on erikseen sovittu tai on pyydetty verkkolaskua.

Sähköisten ostolaskujen vastaanotto on helppoa ja nopeaa, sillä laskut voidaan lähettää ja tarkistaa suoraan erityisen sähköisen laskujen hallintajärjestelmän, kuten taloushallinto-ohjelman kautta. Tämä vähentää paperin käyttöä ja nopeuttaa prosessia huomattavasti verrattuna perinteiseen paperilaskujen vastaanottoon. Verkkolaskujen vastaanotto on tehokas, aikaa säästävä  ja ympäristöystävällinen tapa hallinnoida yrityksesi ostolaskuja. 

Lue artikkeli aiheesta: ostolaskujen käsittelyn prosessi Procountorissa

Yhteistyö tilitoimiston kanssa

Yhteistyö tilitoimiston kanssa alkaa usein sillä, että tilitoimisto tutustuu yrityksesi nykyisiin prosesseihin ja auttaa niiden parantamisessa. Tämä voi sisältää esimerkiksi järjestelmien ja prosessien automatisoimista sekä käytännön neuvoja ja ohjeita ostolaskujen käsittelyn parantamiseen.

Tilitoimisto voi myös tarjota apua ostolaskujen tarkastamisessa ja hyväksymisessä. Kirjanpitäjä voi esimerkiksi tarkastaa ostolaskut ennen niiden hyväksymistä.

Kirjanpitäjä voi tarjota apua myös ostolaskujen arkistoinnissa ja niiden kirjanpidollisessa käsittelyssä tai raportoinnissa. 

Etsitkö itsellesi kirjanpitäjää? Löydät tilitoimiston kätevästi Suomen tilitoimistot -sivustolta yli tuhannen tilitoimiston joukosta.

Ostolaskujen arkistointi ja raportointi

Ostolaskujen arkistointi tarkoittaa niiden tallentamista ja säilyttämistä järjestelmällisesti, jotta niitä voidaan tarvittaessa tarkastella tai käyttää raportoinnissa.

Ostolaskujen arkistointi on tärkeää, sillä se mahdollistaa jälkikäteen yrityksen menojen seurannan ja varmistaa, että kaikki ostot ovat tarkoituksenmukaisia ja että sopimuksia noudatetaan. Ostolaskujen tulisi olla arkistossa selkeitä ja luettavissa. Yrityksen kirjanpidossa käytetään usein erilaisia kirjanpito-ohjelmia, jotka helpottavat ostolaskujen arkistoinnin hallintaa.

Raportointi puolestaan auttaa sinua ymmärtämään menoja ja tekemään päätöksiä tulevaisuuden toiminnan suunnitteluun. Raportoinnissa voidaan esittää tietoja esimerkiksi yrityksesi kuluerien jakaumasta eri kategorioihin tai eri ajanjaksoille. Tällä tavalla voit nähdä, missä kohdin menoja on mahdollista säästää tai missä kohdin on tarvetta lisätä investointeja.

Yhteenvetona ostolaskujen arkistoinnilla ja raportoinnilla varmistetaan että pystyt seuraamaan menoja ja raportoinnilla pystyt tekemään tietoon perustuvia päätöksiä tulevaisuuden toiminnan suunnitteluun.

• Procountor
• Sähköinen taloushallinto
• Yrityksille

Jussi Räsänen

Jussi työskentelee Procountorilla kynäseppona. Otan hyvin mielelläni palautetta ja asiantuntijakommentteja vastaan jussi.rasanen[at]finago.com tai LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/jussi-r%C3%A4s%C3%A4nen-66859a35/