Paras kirjanpito-ohjelma yritykselle – mitä kannattaa ottaa huomioon?

Kirjanpito-ohjelman valinta on yrityksen yksi tärkeimmistä päätöksistä. Se on yrityksen taloushallinnon kivijalka, jonka tarkoitus on tehdä kirjanpidon rutiineista sujuvia, vähentää manuaalista työtä ja pitää talouden luvut ajan tasalla. Parhaimmillaan se ei ole vain paikka, jossa kirjanpito tehdään, vaan arvokas työkalu talouden johtamiseen ja päätösten tekemiseen.

Mutta mistä tietää, mikä on paras kirjanpito-ohjelma omalle yritykselle? Paras kirjanpito-ohjelma ei nimittäin ole sama kaikille yrityksille. Eri tekijät vaikuttavat parhaan mahdollisen ohjelmiston valintaan. Näitä ovat mm. yrityksen koko, toimiala, taloushallinnon prosessit ja yhteistyö tilitoimiston kanssa.

Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä asioita yrityksen kannattaa vertailla, jotta oikea kirjanpito-ohjelma löytyy. Lisäksi kerromme myös tilitoimiston näkökulmasta, mitä asioita sen kannattaa arvioida.

Paras kirjanpito-ohjelma löytyy tarpeiden perusteella

Kirjanpito-ohjelmia on tarjolla paljon. Ylätasolla niiden ominaisuudet näyttävät melko samoilta. Määrittelemällä omia tarpeita hieman tarkemmin, oikea ohjelma voi löytyä helpommin. Esimerkiksi pienyrityksen tarpeet eroavat kasvuyrityksistä. Tilitoimistolle kirjanpito-ohjelman valinta on strateginen päätös, koska se vaikuttaa suoraan siihen, millaista palvelua asiakkaille voidaan tarjota.

Lisäksi hinta on monelle yritykselle kiinnostavin asia, mutta sen perusteella valintaa ei suoraan kannata tehdä. Vertailua kannattaa tehdä sen perusteella, mitä oikeasti haluaa ja tarvitsee kirjanpito-ohjelmalta.

Esimerkiksi näillä kysymyksillä pääsee hyvin alkuun:

• Tehdäänkö kirjanpito itse vai hoitaako sen tilitoimisto?
• Miten laskuja ja kuitteja käsitellään?
• Kuinka paljon yrityksellä on myynti- ja ostolaskuja?
• Miten palkanlaskenta on hoidettu?
• Mitä muita ohjelmia yritys käyttää? Tarvitaanko automaattista yhteyttä niiden välille?
• Millaisia raportteja tarvitaan päätöksenteon tueksi?
• Mitkä ovat yrityksen kasvusuunnitelmat?
• Onko yrityksellä kansainvälistä liiketoimintaa (valuutat, eri alv-säännöt)?
• Tilitoimisto: miten asiakkuuksia hallitaan ja työnjako eri taloushallinnon tehtävien välillä hoidetaan?

Kun tarpeet ovat selvillä, eri ohjelmistoja on huomattavasti helpompi vertailla.

1. Helppokäyttöisyys ratkaisee arjen sujuvuuden

Kirjanpito-ohjelmaa käytetään usein päivittäin. Siksi käyttökokemuksella on suuri merkitys.

Hyvä ohjelmisto tekee tavallisista työvaiheista mahdollisimman suoraviivaisia. Laskujen käsittelyn, maksamisen, kuittien toimittamisen, kirjanpidon ja raportoinnin pitäisi onnistua ilman turhia työvaiheita.

Helppokäyttöisyyttä kannattaa arvioida eri käyttäjien näkökulmasta. Yrittäjälle tärkeintä voi olla esimerkiksi laskujen lähettäminen ja talouden seuraaminen, kun taas kirjanpitäjälle olennaisia ovat tehokkaat työkalut kirjanpidon, täsmäytysten, tiliöintien ja raportoinnin tekemiseen.

Myös mobiilikäyttö on hyvä huomioida. Kun kuitit voi käsitellä ja talouden tilannetta seurata puhelimella, taloushallinto ei ole sidottu tietokoneen näytön varaan.

2. Automaatio säästää aikaa ja vähentää manuaalista työtä

Yksi tärkeimmistä asioista kirjanpito-ohjelmaa valittaessa on automaation ja älykkyyden taso. Kuinka paljon ohjelma osaa tehdä rutiinitehtäviä puolestasi ja auttaa taloustietojen analysoinnissa? Se säästää merkittävästi aikaa ja vähentää inhimmillisiä virheitä.

Kirjanpito-ohjelman automaatio takaa myös ajantasaisen kirjanpidon. Kun kirjanpito muodostuu automaattisesti laskutuksen, tiliotteiden ja kuittien perusteella, niin yrittäjällä ja tilitoimistolla on aina ajantasainen näkymä kassavirtaan ja yritystoiminnan kehittämiseen.

Kannattaa selvittää esimerkiksi:

• Tunnistaako ohjelmisto laskujen ja kuittien tietoja?
• Voiko ostolaskujen tiliöintiä automatisoida?
• Siirtyvätkö pankkitapahtumat automaattisesti ohjelmistoon?
• Muodostuuko kirjanpito automaattisesti kuittien ja laskutuksen perusteella?
• Voiko viranomaisilmoitukset lähettää suoraan järjestelmästä?
• Mitä toistuvia työvaiheta voi automatisoida?
• Miten tekoälyä voi hyödyntää kirjanpidossa ja taloushallinnossa?

Automaation ja tekoälyn hyödyntäminen kirjanpito-ohjelmassa tarkoittaa, että:

• yrittäjälle vapautuu enemmän aikaa tuottavalle työlle.
• toimitusjohtajalle vapautuu enemmän aikaa liiketoiminnan kehittämiseen.
• kirjanpitäjälle vapautuu enemmän aikaa talouden analysointiin ja neuvontaan.

Lue lisää, miten tekoäly auttaa kirjanpidossa: AI muuttaa taloushallintoa jo nyt – tältä näyttää uusi Procountor

3. Löytyvätkö kaikki tarvittavat ominaisuudet kirjanpidon tekemiseen?

Yrityksen kirjanpito on yksi osa-alue koko yrityksen taloushallinnosta. Tätä kokonaisuutta kannattaa hallita yhdessä ohjelmassa ja tarvittaessa yhdistellä eri ohjelmistoja toisiinsa integraatioilla. Tavoite on, että manuaalista naputtelua ja tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen olisi mahdollisimman vähän.

Kirjanpito-ohjelman perusominaisuuksiin kuuluu:

• myynti- ja ostolaskut
• matka- ja kululaskut
• palkanlaskenta
• pankkiyhteydet ja viranomaisilmoitukset
• raportointi
• dokumenttien sähköinen arkistointi.

Kun nämä ominaisuudet yhdistetään AI:n kanssa, niin yrityksen kirjanpito hoituu hetkessä. Laskujen lähetyksestä, tiliöinteihin ja raportointiin. Lue Procountorin tekoälystä >>

4. Yhdistä tarvittavat ohjelmistot toisiinsa

Jos yrityksellä on esimerkiksi verkkokauppa, toiminnanohjausjärjestelmä, kassajärjestelmä tai työajanseuranta, kannattaa tarkistaa, löytyykö kirjanpito-ohjelmaan valmista yhteyttä.

Hyvin toimiva ja luotettava yhteys eri ohjelmistojen välillä vähentää tietojen manuaalista syöttämistä entisestään ja pienentää virheiden riskiä.

Integraatioita kannattaa arvioida erityisesti yrityksen nykyisten järjestelmien lisäksi myös tulevaisuuden tarpeiden näkökulmasta. Yrityksen kasvaessa järjestelmätarpeet voivat muuttua nopeasti.

Tilitoimiston näkökulmasta toimivat ja monipuoliset yhteydet eri järjestelmien välillä mahdollistavat eri toimialojen palvelemisen tehokkaasti.

5. Tietoturva ja vastuullisuus

Kirjanpito-ohjelmassa käsitellään luottamuksellisia tietoja, joten tietoturva ja luotettavuus ovat perusedellytyksiä.

Pilvipohjainen ohjelmisto mahdollistaa, että lain ja tietoturvan edellyttämät päivitykset hoituvat automaattisesti eikä käyttäjän tarvitse huolehtia niistä.

Kirjanpitoaineiston säilyttämiseen liittyy myös lakisääteisiä vaatimuksia. Verohallinnon mukaan esimerkiksi tilinpäätös ja kirjanpidot on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Luotettava kirjanpito-ohjelma takaa, että nämä tiedot on arkistoitu lain edellyttämällä tavalla ja löytyvät helposti. Tämä on erityisen tärkeää myös tilitoimistoille, jotka kantavat vastuuta kymmenistä asiakkuuksista.

Procountor toimii ISO 27001 -tietoturvasertifikaatin mukaisesti. Lue tarkemmin Procountorin tietoturvasta.

6. Kirjanpito-ohjelman hinta

Eri kirjanpito-ohjelmien hinnat ja paketit vaihtelevat. Kannattaa selvittää, mikä hinnoittelumalli sopii parhaiten omalle yritykselle. Halvin kuukausihinta ei aina tarkoita edullisinta ratkaisua. Pakettia kannattaa arvioida kokonaisuutena ja selvittää nämä asiat:

• Mitä perushintaan kuuluu?
• Maksaako laskujen lähetys ja vastaanotto erikseen?
• Tuleeko käyttäjistä lisäkuluja?
• Mitä lisäominaisuudet maksavat?
• Mitä yhteydet eri ohjelmistojen välillä maksavat?
• Kuinka paljon käyttöönotto maksaa? Sisältyykö koulutus?
• Tilitoimiston hinta?

Lisäksi kannattaa arvioida oman työn hintaa. Jos ohjelmiston avulla säästyy esimerkiksi useita tunteja kuukaudessa, voi hieman kalliimpi ohjelmisto olla kokonaisuutena edullisempi.

Katso kirjanpito-ohjelman ajankohtaiset kampanjat ja paketit >>

Katso yksinyrittäjän ajankohtaiset kampanjat ja hinnat >>

7. Asiakastuki ja käyttöönotto

Hyvä kirjanpito-ohjelma tarjoaa myös riittävästi apua ja koulutusta, jotta ohjelmistosta saadaan paras hyöty irti.

Voit tarkistaa esimerkiksi:

• Millä kielillä asiakaspalvelua on saatavilla?
• Millaisia ohjeita, koulutuksia ja muuta tukimateriaalia on saatavilla?
• Onko käyttöönottoon saatavilla asiantuntijan tukea?
• Millaista tukea tilitoimistolle on tarjolla?

Entä jos yrityksellä on tilitoimisto?

Monelle yritykselle paras kirjanpito-ohjelma on ennen kaikkea ohjelmisto, jota oma tilitoimisto käyttää. Jos kirjanpito ulkoistetaan, ohjelmiston valintaa ei kannata tehdä täysin erillään tilitoimistosta.

Tilitoimiston kanssa kannattaa keskustella esimerkiksi:

• Mitä ohjelmistoa tilitoimisto käyttää?
• Mitä taloushallinnon tehtäviä tilitoimisto hoitaa?
• Mitä yritys hoitaa itse?
• Miten laskujen hyväksyntä ja maksaminen toimivat?
• Miten kuitit toimitetaan kirjanpitoon?
• Mitä raportteja yritykselle toimitetaan?
• Miten yhteydenpito ja neuvonta toimivat?
• Miten palvelu muuttuu yrityksen kasvaessa?

Hyvä ohjelmisto mahdollistaa sen, että yrittäjä ja kirjanpitäjä voivat käyttää samaa järjestelmää ja näkevät saman ajantasaisen tiedon. Tällöin yrittäjän ei tarvitse lähettää kirjanpitäjälle erikseen esimerkiksi laskuja, kuitteja tai raportteja eri kanavia pitkin.

Huolellinen vertailu auttaa löytämään ohjelmiston, joka säästää aikaa, vähentää virheitä ja antaa enemmän aikaa keskittyä tuottavaan työhön sekä liiketoiminnan kehittämiseen. Oikea kirjanpito-ohjelma on sijoitus sujuvampaan yrityksen arkeen.

• Procountor
• Sähköinen taloushallinto
• Tilitoimisto
• Yrityksille

Salla Kinnarinen

Työskentelen sisältömarkkinoinnin parissa ja seuraan läheltä taloushallinnon, ohjelmistokehityksen ja liiketoiminnan kehittämisen trendejä. Tavoitteeni on auttaa yrityksiä löytämään teknologiasta uusia oivalluksia ja käytännön ratkaisuja helpottamaan arkea ja kasvun tukemiseen.