Pienyrittäjän kirjanpito sujuvasti: näin hoidat laskut, kuitit ja maksut

Perustit oman yrityksesi, koska halusit tehdä sitä, missä olet hyvä, ja rakentaa jotain omaa. Et perustanut yritystäsi pyörittääksesi kuittirumbaa. Kuitenkin yrityksen laskut, kuitit ja maksut on hoidettava, mutta ne eivät voi viedä aikaasi siltä tärkeimmältä eli asiakastyöltä tai vapaa-ajalta.

Hyvä uutinen on, ettei pienyrittäjän kirjanpidon tarvitse olla taakka. Kun myyntilaskut, ostolaskut, kuitit sekä maksut kulkevat samassa paikassa ja hoituvat myös puhelimella, kirjanpito syntyy lähes itsestään arjen ohessa. Kun teet sen yhdessä luotettavan kirjanpitäjän kanssa, sinun ei tarvitse osata kaikkea itse. Näin pääset alkuun.

Millaista kirjanpitoa pienyrittäjän pitää tehdä?

Pienen toiminimen kirjanpito voi olla yhdenkertaista ja maksuperusteista, eli tulot ja menot kirjataan sitä mukaa kuin raha liikkuu tilillä. Kahdenkertaiseen kirjanpitoon toiminimen on siirryttävä, jos kaksi kolmesta rajasta ylittyy: liikevaihto 200 000 €, taseen loppusumma 100 000 € tai yli 3 työntekijää. Osakeyhtiön kirjanpito on aina kahdenkertaista.

Käymme raja-arvot, maksu- ja suoriteperusteisuuden erot sekä kirjanpitovelvollisuuden tarkemmin läpi artikkelissa Kirjanpito – mitä jokaisen yrittäjän tulisi tietää siitä?

Mitä pienyrittäjän kirjanpito maksaa?

Pienyrittäjän kirjanpito maksaa tyypillisesti 10–250 € kuukaudessa. Hinta riippuu siitä, teetkö työn itse vai ostatko sen, sekä siitä, kuinka monta laskua ja kuittia yrityksellesi kertyy.

Ohjelmisto. Esimerkiksi Procountor Solo on yksin- ja pienyrittäjille suunniteltu laskutus- ja kirjanpito-ohjelma, jonka hinta on 11,90–31,90 €/kk + alv liikevaihdon mukaan. Kaikki ominaisuudet sisältyvät jokaiseen hintaan, eikä avausmaksua ole. Alle 6 kuukautta sitten perustettu yritys saa Solon käyttöön vuodeksi ilman kuukausimaksua. Lisäksi tulevat verkkolaskujen lähetys- ja vastaanottomaksut.

Kirjanpitäjä. Jos hoidat arjen itse ja kirjanpitäjä tekee loput, kirjanpitäjän palkkio on tyypillisesti muutamasta kympistä noin sataan euroon kuukaudessa. Solo-ohjelman ja kirjanpitopalvelun saa myös kiinteään kuukausihintaan, noin 50–100 €/kk.

Täysin ulkoistettu kirjanpito. Tilitoimiston hinta määräytyy yleensä tositemäärän mukaan ja on pienyritykselle noin 80–250 €/kk. Tilinpäätös, veroilmoitus ja palkanlaskenta hinnoitellaan usein erikseen.

Näin pidät kustannukset kurissa:

• Käytä yrityksellä yhtä pankkitiliä, joka on yhdistetty kirjanpito-ohjelmaan.
• Lähetä ja vastaanota laskut verkkolaskuina, jolloin ne kirjautuvat automaattisesti.
• Kuvaa kuitit heti, niin kirjanpitäjän ei tarvitse jäljittää puuttuvia tositteita.
• Kysy tilitoimistolta etukäteen, mitä kuukausihinta sisältää ja mistä veloitetaan erikseen.

Käytännössä: näin hoidat laskut, kuitit ja maksut helposti

Kun myyntilaskut, ostolaskut, kuitit ja maksut kulkevat samassa paikassa ja hoituvat myös puhelimella, kirjanpito syntyy lähes itsestään arjen ohessa. Kun teet sen yhdessä luotettavan kirjanpitäjän kanssa, sinun ei tarvitse osata kaikkea itse.

Lähetä myyntilaskut heti, vaikka puhelimella

Mitä nopeammin laskutat, sitä nopeammin saat rahat tilille. Siksi tärkein vinkki on tehdä myyntilasku heti, kun työ on valmis, eikä vasta kuukauden lopussa.

Pienyrittäjille suunnitellulla kirjanpidon ohjelmassa teet ja lähetät laskun missä tahansa, myös puhelimella, keikan tai työn päätteeksi. Laskut kannattaa lähettää verkkolaskuna, koska ne maksetaan jopa kuusi päivää nopeammin kuin esimerkiksi sähköpostilla lähetetyt PDF-laskut. Lisäksi ohjelma muodostaa laskuille automaattisesti viite- ja laskunumeron, jolloin ne kohdistuvat kirjanpidossa oikeisiin tapahtumiin automaatiolla. Tämä kaikki voi nopeuttaa laskutusta jopa 30–50 %.

Ketterällä pienyrittäjän kirjanpito-ohjelmalla laskutus ei jää roikkumaan ja yrityksen saatavat liikkuvat ajallaan. Rahat nopeasti yrityksen pankkitilille on pienyrittäjälle usein tärkeämpää kuin mikään muu talouden mittari.

Nappaa kuitit talteen ja maksa ostolaskut

Lompakot ja taskun pohjat täynnä kuitteja tilikauden lopussa on jokaisen yrittäjän painajainen. Ne myös katoavat helposti. Helpoin tapa on kuvata kuitti puhelimella talteen heti ostoksen jälkeen. Vielä parempi, kun kuvaat sen kirjanpito-ohjelman mobiililla suoraan yrityksen kirjanpitoon. Ohjelma tallentaa kulutyypin ja ALV-tiedon automaattisesti, joten sinun ei tarvitse kuin tarkistaa, että kaikki meni niin kuin piti.

Myös ostolaskut kannattaa vastaanottaa verkkolaskuina samaan paikkaan, jolloin ne eivät huku sähköpostiin. Tekoäly lukee laskun tiedot ja ehdottaa tiliöinnin puolestasi, joten manuaalista käsittelyä jää vähän. Ostolaskujen maksu onnistuu myös suoraan samassa ohjelmassa. Sinun ei tarvitse naputtaa tilinumeroita ja summia erikseen verkkopankkiin, joten virheet vähenevät ja aikaa säästyy. Samalla pysyt kärryillä siitä, mikä on maksettu ja mikä erääntyy pian. Yrityksen rahatilanne on jatkuvasti näkyvissä, eikä vasta jälkikäteen.

Lue lisää pienyrittäjän kirjanpito-ohjelman ominaisuuksista.

Jaa työ kirjanpitäjän kanssa

Sinun ei tarvitse hoitaa kaikkea itse. Sujuvinta on jakaa työ niin, että sinä hoidat arjen eli laskut, kuitit ja maksut. Kirjanpitäjä vastaa vaativammasta osasta kuten tilinpäätöksestä, kirjanpidon oikeellisuudesta ja neuvonnasta.

Tämä toimii parhaiten, kun teillä on sama järjestelmä käytössä. Silloin tieto liikkuu reaaliajassa, eikä sinun tarvitse lähettää tiedostoja kuukausittain. Kirjanpitäjä näkee tilanteen samaan aikaan kuin sinä ja voi antaa neuvoja ajoissa, ei vasta tilikauden päätyttyä.

Sopivan kumppanin löydät Suomen tilitoimistot -palvelusta.

Näin tekoäly ja automaatio helpottavat kirjanpitoa

Monet yrittäjät aloittavat kirjanpidon usein Excelillä, mutta tämän hallinta voi nopeasti käydä työlääksi.

Tekoäly ja automaatio hoitavat yhä suuremman osan kirjanpidon rutiinista, joten pienyrittäjälle jää vähemmän hallinnollista näpertelyä. Tässä muutama konkreettinen esimerkki siitä, mitä ne ovat käytännössä.

Kirjanpito-ohjelman perusominaisuuksiin kuuluu:

• Kuitit ja kulut nopeammin. Kuittien ja kulujen käsittely on jopa 30-50 % nopeampaa, kun jokaista kuitin tietoa ei tarvitse naputella käsin. Tekoäly lukee tarvittavat tiedot kuitista ja sinun tarvitsee vain tallentaa tiedot. Ohjelma hoitaa ne automaattisesti kirjanpitoon. Ohjelma myös muistuttaa puuttuvista kuiteista.
• Pankki ja laskut automaattisesti ajan tasalla. Maksut, tilitapahtumat ja laskut siirtyvät automaattisesti pankin ja ohjelman välillä ilman erillisiä kirjauksia. Näet helposti, mitkä laskut on maksettu ja mitkä odottavat maksua. Jos asiakas ei maksa laskua ajallaan, maksumuistutukset ja perintä hoituvat automaattisesti. Näin kassavirta pysyy paremmin hallinnassa ja aikaa säästyy laskujen seurannasta.
• Tiedät yhdellä silmäyksellä, miten yritykselläsi menee. Talouden tärkeimmät tiedot löytyvät samasta näkymästä. Näet myynnin kehityksen, avoimet laskut, tulevat maksut ja muut tärkeät tehtävät ilman erillisiä raportteja. Ohjelma muistuttaa sinua olennaisista asioista, jotta mikään ei pääse unohtumaan. Saat paremman kokonaiskuvan yrityksesi taloudesta ja voit tehdä päätöksiä ajantasaisen tiedon pohjalta.

Tekoälyn ja automaation tarkoitus on vapauttaa aikaa tärkeämpään työhön. Procountor Solossa monet taloushallinnon rutiinit hoituvat pitkälti automaattisesti taustalla, jolloin sinä voit keskittyä työhösi ja päätöksentekoon ja kirjanpitäjäsi talouden neuvontaan. Tekoäly auttaa, ehdottaa ja automatisoi, mutta lopullinen hallinta säilyy aina käyttäjällä. Lisäksi tekoälyn käyttö on läpinäkyvää ja turvallista: näet, mihin ehdotukset perustuvat, ja yrityksesi tiedot pysyvät suojattuina. Tämä tekee taloushallinnosta sujuvampaa, luotettavampaa ja vie vähemmän aikaa.

Näin valitset kirjanpito-ohjelman pienyritykselle

Ohjelma on pienyrittäjän arjen työkalu, joten valitse se sen mukaan, miten helpoksi se tekee arkesi. Kiinnitä huomiota näihin:

• Helppokäyttöisyys. Ohjelman pitää olla selkeä myös silloin, kun kirjanpito ei ole erikoisalaasi.
• Mobiili mukana. Voit laskuttaa ja kuvata kuitit puhelimella siellä, missä työsi tapahtuu.
• Laskutus ja kirjanpito samassa. Kun laskut, kuitit ja maksut kulkevat samassa palvelussa, tieto siirtyy automaattisesti eikä samaa tehdä kahteen kertaan.
• Automaatio ja tekoäly. Hyvä ohjelma lukee laskut, ehdottaa tiliöinnit ja vähentää käsityötä.
• Yhteys tilitoimistoon. On kätevää, että sinä ja kirjanpitäjäsi käytätte samaa ohjelmaa.
• Tuki ja ohjeet. Selkeät ohjeet ja tavoitettava asiakaspalvelu auttavat, kun kysyttävää tulee.

Vertailemme vaihtoehtoja tarkemmin jutussa paras kirjanpito-ohjelma.

Vinkit sujuvaan kirjanpitoon

Kun laskut, kuitit ja maksut hoituvat sujuvasti samassa paikassa ja hyvä kumppani on tukenasi, aikasi vapautuu siihen, missä olet parhaimmillasi. Muutama tapa, joilla pidät pienyrittäjän kirjanpidon kunnossa lähes vaivatta:

• Pidä yrityksen ja oman talouden rahaliikenne erillään. Avaa yritykselle oma pankkitili heti alussa. Se selkeyttää kaiken.
• Laskuta heti. Tee myyntilasku samana päivänä, kun työ on valmis. Raha liikkuu nopeammin.
• Tallenna kuitit saman tien. Kuvaa kuitti puhelimella ostoksen jälkeen, niin se ei katoa.
• Anna automaation hoitaa rutiinit. Kun ohjelma lukee ja tiliöi tapahtumat, sinulle jää vain tarkistaminen.
• Sovi työnjako kirjanpitäjän kanssa. Kun tiedätte, kuka tekee mitäkin, mikään ei jää roikkumaan.

Usein kysytyt kysymykset pienyrittäjän kirjanpidosta

• Procountor
• Sähköinen taloushallinto
• Yrityksille

Salla Kinnarinen

Työskentelen sisältömarkkinoinnin parissa ja seuraan läheltä taloushallinnon, ohjelmistokehityksen ja liiketoiminnan kehittämisen trendejä. Tavoitteeni on auttaa yrityksiä löytämään teknologiasta uusia oivalluksia ja käytännön ratkaisuja, jotka helpottavat arkea ja tukevat kasvua.