Uusi tilinpäätös­toiminnallisuus tekee tilinpäätöksestä sujuvamman Procountorissa

Tilinpäätös on monelle yritykselle ja tilitoimistolle vuoden tärkeimpiä taloushallinnon prosesseja. Samalla se on usein työvaihe, johon liittyy paljon manuaalista kokoamista, tarkistamista, tiedostojen hallintaa ja eri järjestelmien välillä liikkumista.

Procountorin uusi tilinpäätötoiminnallisuus tuo tähän muutoksen. Olemme rakentaneet uudistetun tilinpäätösnäkymän, jonka avulla tilinpäätöksen laatiminen ja muokkaaminen onnistuu suoraan Procountorissa modernin, ohjatun työprosessin avulla.

Tavoitteena on tehdä tilinpäätöksestä nopeampi, varmempi ja vähemmän manuaalista työtä vaativa prosessi.

Ohjekirja: Uudistettu tilinpäätösnäkymä

Uusi tilinpäätös on saatavilla vain Procountorin uudistetuilla näkymillä. Kun uudistetut näkymät on aktivoitu, toiminnallisuus löytyy kohdasta Kirjanpito > Tilinpäätökset (uusi) tai Procountorin hakupalkin kautta.

Vanha prosessi: Word-pohjainen ja erillisiä vaiheita vaativa

Aiemmin tilinpäätösprosessi perustui pitkälti Word-dokumenttipohjaiseen työnkulkuun. Käytännössä tämä tarkoitti, että tilinpäätösdokumenttia rakennettiin ja muokattiin erillisessä tiedostossa, vaikka luvut ja kirjanpidon tiedot olivat Procountorissa.

Vanha prosessi saattoi tarkoittaa esimerkiksi:

• tietojen hakemista Procountorista

• dokumentin muokkaamista Wordissa

• lukujen tarkistamista erikseen

• liitetietojen täydentämistä manuaalisesti

• dokumenttien tallentamista ja jakamista eri paikkoihin

• prosessin toistamista seuraavana vuonna uudelleen samankaltaisena.

Tämä toimintatapa on tuttu ja toimiva, mutta samalla altis virheille ja turhille välivaiheille. Kun tietoa käsitellään järjestelmän ulkopuolella, kasvaa myös riski päällekkäiseen työhön, versionhallinnan haasteisiin ja ylimääräiseen tarkistamiseen.

Uusi prosessi: ohjattu tilinpäätös suoraan Procountorissa

Uusi tilinpäätösnäkymä korvaa Word-pohjaisen työnkulun modernilla, ohjatulla prosessilla. Tilinpäätös voidaan nyt laatia, muokata, tarkistaa, tallentaa arkistoon ja viedä PDF-muodossa suoraan Procountorissa.

Käyttäjä etenee tilinpäätöksessä selkeiden välilehtien kautta:

• Aloitussivu

• Tase

• Tuloslaskelma

• Liitetiedot

• Lisätiedot

• Allekirjoitus

• Esikatselu

Näin koko tilinpäätös rakentuu yhdessä näkymässä vaiheittain. Käyttäjän on helpompi hahmottaa, mitä on jo tehty ja mitä on vielä kesken.

Vanha vs. uusi prosessi

Suurin hyöty: vähemmän manuaalista työtä

Uusi toiminnallisuus hakee taseen ja tuloslaskelman luvut automaattisesti Procountorin kirjanpidosta. Asiakirjaa luotaessa ohjelma huomioi senhetkisen kirjanpidon tilanteen, ja tarvittaessa luvut voidaan päivittää myöhemmin Päivitä tiedot -toiminnolla.

Tämä vähentää manuaalista lukujen siirtämistä ja tarkistamista. Lisäksi käyttäjä voi hyödyntää joko Procountorin oletuspohjaa tai aiempaa tilinpäätöstä uuden tilinpäätöksen pohjana. Kun kerran tehtyä rakennetta voidaan hyödyntää myös seuraavina vuosina, tilinpäätösprosessi nopeutuu merkittävästi.

Ohjekirja: Tilikaudet

Valmis ja ammattimainen dokumentti suoraan järjestelmästä

Uuden tilinpäätöstoiminnallisuuden avulla käyttäjä voi muodostaa valmiin, ammattimaisen tilinpäätösasiakirjan suoraan Procountorista.

PDF-vienti sisältää muun muassa:

• kansilehden

• sisällysluettelon

• taseen

• tuloslaskelman

• liitetiedot

• allekirjoitukset

• tilinpäätösmerkinnän

• luettelon kirjanpidoista ja aineistoista.

Asiakirja voidaan viedä PDF-muodossa ja jakaa helposti esimerkiksi tilintarkastajalle, hallitukselle tai muille sidosryhmille.

Liitetiedot hallintaan yhdessä paikassa

Liitetietojen käsittely on yksi tilinpäätöksen työläimmistä vaiheista. Uudessa toiminnallisuudessa liitetietoja voi muokata, järjestää ja suodattaa suoraan tilinpäätösnäkymässä.

Käyttäjä voi esimerkiksi:

• valita, mitkä liitetiedot sisällytetään asiakirjaan

• muuttaa liitetietojen järjestystä

• lisätä omia liitetietoja

• muokata tekstiä ja taulukoita

• hyödyntää automaattisesti täyttyviä taulukkoarvoja.

Esimerkiksi oman pääoman muutokset sekä laskelma jakokelpoisesta vapaasta omasta pääomasta voidaan täyttää automaattisesti kirjanpitotiedoista.

Työskentely onnistuu avoimilla ja suljetuilla tilikausilla

Uusi tilinpäätöstyökalu mahdollistaa työskentelyn sekä avoimien että suljettujen tilikausien kanssa. Tämä tuo joustavuutta erityisesti tilanteisiin, joissa tilinpäätöstä täydennetään tai tarkastellaan myöhemmin.

Tilinpäätös voidaan muodostaa suljetulle tilikaudelle, ja käyttäjä voi valita tilikauden aloitusvaiheessa. Kun valinnat on tehty ja tilinpäätös käynnistetty, ne lukittuvat vain luku -tilaan, jotta prosessin perusta säilyy hallittuna.

Selkeämpi prosessi vähentää kognitiivista kuormaa

Tilinpäätöksen tekeminen vaatii tarkkuutta. Siksi toiminnallisuuden käytettävyydellä on suuri merkitys.

Uudessa tilinpäätösnäkymässä prosessi on rakennettu niin, että käyttäjä etenee loogisesti vaiheesta toiseen. Välilehtien välillä voi liikkua vapaasti, eivätkä muutokset katoa näkymän sisällä liikuttaessa. Tallentamattomista muutoksista varoitetaan vasta, jos käyttäjä on poistumassa tilinpäätösnäkymästä kokonaan.

Käyttäjän kannalta tämä tarkoittaa vähemmän stressiä ja parempaa hallinnan tunnetta: on helpompi pysyä kärryillä siitä, mitä on tehty ja mitä seuraavaksi pitää tehdä.

Vanha työkalu säilyy vielä käytössä

Uusi tilinpäätösnäkymä on saatavilla Procountorin uudistetuissa näkymissä. Word-pohjaiset versiot säilyvät perinteisillä näkymillä toistaiseksi.

Tulevaisuuden kehityksen suunta on kuitenkin selvä: tilinpäätösprosessia viedään kohti yhtenäisempää, ohjatumpaa ja digitaalisempaa työnkulkua.

Tämä on tärkeää myös tulevien vaatimusten näkökulmasta. 1.7. 2027 ja sen jälkeen alkavilta tilikausilta alkaen iXBRL-vaatimukset tulevat lisäämään tarvetta rakenteiselle ja digitaaliselle tilinpäätöstiedolle. Uutta tilinpäätöstoiminnallisuutta kehitetään tähän suuntaan.

Näin saat uuden tilinpäätös­toiminnallisuuden käyttöösi

Uusi tilinpäätös on saatavilla vain Procountorin uudistetuilla näkymillä.

Saat sen käyttöösi aktivoimalla uudistetut näkymät Procountorissa kohdasta: Perustiedot > Aktivoi näkymät.

Kun uudistetut näkymät ovat käytössä, löydät uuden tilinpäätöstyökalun kohdasta: Kirjanpito > Tilinpäätökset (uusi). Uuden tilinpäätöksen voi avata myös Procountorin hakupalkin kautta.

Tilinpäätös osaksi modernia taloushallintoa

Uusi tilinpäätöstyökalu on osa Procountorin laajempaa kehityssuuntaa, jossa taloushallinnon prosesseja tehdään entistä sujuvammiksi, ohjatummiksi ja automaattisemmiksi.

Tilinpäätöksen ei tarvitse olla irrallinen dokumenttiprojekti järjestelmän ulkopuolella. Kun luvut, liitetiedot, dokumentti ja vienti ovat samassa prosessissa, työskentely selkeytyy ja aikaa säästyy.

Uusi tilinpäätös Procountorissa tarkoittaa ennen kaikkea tätä: nopeampi, varmempi ja vähemmän manuaalista työtä vaativa tapa tehdä tilinpäätös.

Ohjekirjalinkit

• Uudistettu tilinpäätösnäkymä

• Arkistoidut tilinpäätöstiedot

• Tilikaudet

• Procountor

Jussi Räsänen

Jussi Räsänen, KTM, työskentelee Finago Procountorilla tuotemarkkinointipäällikkönä ja kirjoittaa taloushallinnon automaatiosta sekä muuttuvan sääntelyn vaikutuksista yritysten arkeen. Hänellä on erityinen kiinnostus talouden, työelämän ja lainsäädännön rajapintoihin. Jussi seuraa aktiivisesti taloushallinnon kehitystä ja uusia regulaatiovaatimuksia. Palaute ja asiantuntijakommentit: jussi.rasanen[at]finago.com