Palkkahallinnon automaation vuosi 2026 – mitä uudistuksia Procountorin palkoissa on tapahtunut?

Palkkahallinto on yksi taloushallinnon eniten manuaalista työtä sisältävistä osa-alueista. Verokorttien hakeminen, viranomaisilmoitusten lähettäminen, palkkojen hyväksyntä ja tietojen täydentäminen ovat perinteisesti vaatineet useita työvaiheita ja käyttäjän aktiivista muistamista.

Tarve kehitykselle on noussut toistuvasti esiin asiakaskyselyissämme. Vuoden 2026 aikana Procountorissa onkin otettu merkittäviä askelia kohti pitkälle automatisoitua palkkaprosessia, jossa järjestelmä huolehtii rutiineista ja palkka-asiantuntija voi keskittyä tarkastamiseen, poikkeuksiin ja asiakastyöhön.

Olemme julkaisseet useita uusia ominaisuuksia, jotka vähentävät muistinvaraisia tehtäviä, manuaalista työtä, pienentävät virheriskiä ja säästävät aikaa. Samalla kehitystyö jatkuu aktiivisesti myös loppuvuoden aikana.

Muistathan aktivoida Procountorin uuden käyttöliittymän, jotta pääset nappaamaan automaatiot käyttöösi asetuksista! Ne hoitavat puolestasi rutiinitehtäviä, jotka aiemmin vaativat manuaalisia työvaiheita.

Katso videolta Procountor-palkkojen tuotepäällikkö Saija Halmeen tiivistys, mitä Procountorin palkoissa tapahtuu vuonna 2026.

Vuoden 2026 palkkahallinnon kehityspolku

Yhdistysten tulorekisteri-ilmoitukset helpottivat yhdistysasiakkaiden arkea

Vuoden ensimmäisiin palkkahallinnon uudistuksiin kuului yhdistysten tulorekisteri-ilmoitusten sujuvoittaminen.

Aiemmin yhdistysasiakkaiden piti käytännössä kiertää tekninen rajoite muuttamalla yhdistyksen tietoja, jotta ilmoitukset saatiin lähetettyä. Nyt ilmoitukset voidaan lähettää suoraan ilman ylimääräisiä työvaiheita.

Hyödyt:

• Vähemmän manuaalista työtä
• Vähemmän turhautumista
• Sujuvampi käyttökokemus yhdistyksille ja niitä palveleville tilitoimistoille

Verokorttien automaattinen haku poisti odottelun

Maaliskuussa julkaistu automaattinen verokorttihaku on yksi vuoden merkittävimmistä palkkahallinnon uudistuksista.

Aikaisemmin palkka-ajon aloittaminen saattoi viivästyä, kun käyttäjän täytyi ensin käynnistää verokorttien haku ja odottaa tietojen saapumista.

Nyt verokortit voidaan hakea automaattisesti ennen palkkojen laskemista, kun ominaisuus on otettu käyttöön asetuksista.

Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että:

• palkkojen laskeminen voidaan aloittaa heti
• verokorttitiedot ovat aina ajan tasalla
• virheriski pienenee
• palkkaprosessi nopeutuu

Ensimmäisissä käyttökokemuksissa automaatio on säästänyt jopa useita minuutteja jokaisella palkka-ajolla. Tilitoimistoissa ja suurissa organisaatioissa vaikutus kertautuu nopeasti merkittäväksi ajansäästöksi.

Lue lisää ohjekirjasta: Ennakonpidätystietojen nouto

Tulorekisteri-ilmoitukset lähtevät automaattisesti

Touko–kesäkuussa Procountoriin tuotiin automaattinen palkkatietoilmoituksen lähetys tulorekisteriin.

Aiemmin palkka-asiantuntijan piti palkkojen valmistuttua siirtyä erikseen muodostamaan ja lähettämään palkkatietoilmoitus. Jos ilmoitus unohtui tehdä, seurauksena saattoi olla ylimääräistä selvitystyötä tai jopa myöhästymismaksuja.

Nyt ilmoitus voidaan lähettää automaattisesti, kun palkat siirretään maksuun tai ne merkitään maksetuiksi.

Automaation ansiosta käyttäjän ei enää tarvitse:

• muistaa erillistä ilmoituksen lähetystä
• seurata määräpäiviä käsin
• tarkistaa jokaisen palkka-ajon jälkeen, onko ilmoitus varmasti lähtenyt

Mahdolliset lähetysvirheet näkyvät edelleen selkeästi Procountorin etusivun widgetissä, joten käyttäjä säilyttää näkyvyyden prosessiin.

Sama automaatio koskee myös matkalaskuja.

Lue lisää ohjekirjasta: Palkkatietoilmoitus

Automaattinen maksuaineiston lähetys pankkiin

Palkanlaskennan viimeisiin vaiheisiin on perinteisesti kuulunut maksuaineiston lähettäminen pankkiin. Vaikka palkat olisi jo tarkastettu ja hyväksytty, käyttäjän on pitänyt vielä erikseen huolehtia aineiston lähettämisestä.

Nyt syyskuussa julkaistun päivityksen avulla prosessi voi jatkua automaattisesti hyväksynnän jälkeen.

Kun palkat on hyväksytty, niiden matka jatkuu automaattisesti pankkiin. Näin palkkaprosessi etenee ilman erillisiä lähetysvaiheita ja käyttäjien muistettavaksi jää vähemmän kriittisiä työtehtäviä.

Maksuautomaation avulla:

• yksi manuaalinen työvaihe poistuu palkkaprosessista
• maksuaineiston lähettäminen ei jää muistamisen varaan
• palkat etenevät pankkiin nopeammin
• toistuva rutiinityö vähenee
• prosessi on yhdenmukainen jokaisella palkka-ajolla
• käyttäjälle jää enemmän aikaa poikkeustilanteiden käsittelyyn

Tässä kannattaa jatkaa samalla linjalla: mikä ongelma oli ennen, mitä automaatio tekee nyt ja mitä konkreettista hyötyä siitä syntyy.

Palkkalaskelmien automaattinen lähetys palkansaajille

Palkkaprosessin viimeinen vaihe on varmistaa, että työntekijät saavat palkkalaskelmansa. Aiemmin tämä on vaatinut erillisen työvaiheen palkanlaskennan jälkeen, jolloin lähetys on pitänyt käynnistää manuaalisesti.

Nyt syyskuun päivityksen myötä palkkalaskelmat voidaan lähettää automaattisesti heti, kun palkat on käsitelty hyväksytty, ilman erikseen manuaalisesti käynnistettävää prosessia.

Palkkalaskelmien automaattisen lähetyksen avulla:

• yksi manuaalinen työvaihe poistuu palkkaprosessista
• palkkalaskelmien lähettäminen ei jää muistin varaan
• työntekijät saavat palkkalaskelmansa ajallaan
• rutiinityö vähenee jokaisella palkka-ajolla
• koko palkkaprosessi etenee sujuvammin alusta loppuun

Kun hyväksyntä, maksaminen, palkkalaskelmien toimittaminen ja tulorekisteri-ilmoittaminen hoituvat automaattisesti, palkanlaskijan työssä jää enemmän aikaa poikkeustilanteisiin ja vähemmän muistettavia rutiinitehtäviä.

Palkkojen hyväksyntäkierto

Monissa yrityksissä palkat tarkastaa ennen maksua useampi henkilö. Käytännössä prosessi on kuitenkin hoidettu sähköposteilla, puheluilla tai erillisillä viesteillä ilman selkeää näkyvyyttä siihen, kuka on jo tarkastanut palkat ja mitä vielä odotetaan.

Aiemmin palkkalistat etenivät suoraan tilasta Kesken tilaan Hyväksytty, vaikka taustalla saattoi olla useamman henkilön tarkastusprosessi.

Nyt syyskuun julkaisun myötä Procountorin hyväksyntäkierron avulla palkkalistat voivat edetä vaiheittain:

Kesken → Asiatarkastettu → Hyväksytty

Näin jokaiselle vaiheelle on oma paikkansa järjestelmässä, ja prosessin eteneminen on helposti kaikkien osapuolten nähtävissä.

Käytännössä prosessi toimii näin:

1. Palkanlaskija laatii palkat.
2. Asiatarkastaja tarkastaa palkat ja lähettää ne hyväksyttäväksi.
3. Hyväksyjä saa sähköpostiinsa ilmoituksen, josta voi siirtyä suoraan Procountoriin
   tarkastamaan ja hyväksymään palkat.
4. Hyväksynnän voi tehdä myös suoraan mobiilissa.
5. Lopullisen hyväksynnän jälkeen palkkaprosessi voi jatkua automaattisesti seuraavaan
   vaiheeseen.

Hyväksyntäkierron avulla:

• useampi henkilö voi osallistua palkkojen tarkastukseen hallitusti
• tarkastus- ja hyväksyntävastuut ovat selkeitä
• prosessin eteneminen näkyy suoraan järjestelmässä
• sähköpostien ja erillisten viestien tarve vähenee
• hyväksyntä onnistuu nopeasti myös mobiililaitteella
• palkkojen maksaminen voidaan käynnistää vasta lopullisen hyväksynnän jälkeen

Kohdista palkkakustannukset tarkasti oikeille projekteille ja kustannuspaikoille

Palkkakustannusten kohdistaminen projekteille, kustannuspaikoille tai muille seurantakohteille on usein ollut haastavaa, etenkin silloin kun sama työntekijä tekee töitä usealle projektille tai yksikölle.

Syyskuusta alkaen palkkalaskelman rivejä voidaan dimensioida suoraan Procountorissa, jolloin palkkakustannukset kohdistuvat tarkasti oikeille seurantakohteille jo palkanlaskentavaiheessa.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että:

• eri palkkarivit voidaan kohdistaa eri projekteille, kustannuspaikoille tai muille
  seurantakohteille
• palkkakustannukset kirjautuvat automaattisesti oikeille dimensioille
• dimensiointitiedot voidaan tuoda CSV-tuonnilla tai API-rajapinnan kautta
• dimensioita voidaan lisätä, muokata ja täydentää suoraan palkkalistan palkkalaskelmilla
• projektien, kustannuspaikkojen ja liiketoimintayksiköiden kustannuksia voidaan seurata
  tarkemmin
• manuaalisten korjausten ja jälkikäteisen raportointityön tarve vähenee

Kenelle ominaisuus tuo eniten hyötyä?

• yrityksille, jotka seuraavat kustannuksia projekteittain
• organisaatioille, joilla on useita kustannuspaikkoja tai liiketoimintayksiköitä
• tilitoimistoille, jotka tuottavat asiakkailleen tarkkaa kustannusseurantaa
• yrityksille, jotka haluavat automatisoida tiedon siirtymisen työajanseuranta- tai ERP-
  järjestelmistä palkkahallintoon

Dimensiointitiedot voidaan tuoda automaattisesti CSV-tuonnilla tai API-rajapinnan kautta, mutta niitä voidaan myös ylläpitää joustavasti suoraan palkkalistan palkkalaskelmilla. Näin ratkaisu sopii sekä pitkälle automatisoituihin prosesseihin että tilanteisiin, joissa tietoja halutaan täydentää ennen palkkojen hyväksyntää.

Mitä vielä tapahtuu vuonna 2026?

Julkaisemme vielä useita ominaisuuksia, jotka vievät palkkaprosessia kohti entistä pidemmälle automatisoitua kokonaisuutta.

Joustavammat palkkalajit

Tukee paremmin erilaisia työehtosopimuksia, yrityskohtaisia käytäntöjä ja poikkeustilanteita.

Kohti palkkahallintoa, joka säästää aikaa

Vuoden 2026 aikana julkaistut uudistukset vähentävät muistettavia työvaiheita, pienentävät virheriskiä ja vapauttavat aikaa asiantuntijatyöhön.

Kun hyväksyntä, maksaminen, palkkalaskelmien toimittaminen ja tulorekisteri-ilmoittaminen hoituvat automaattisesti, palkanlaskijan työssä jää enemmän aikaa poikkeustilanteisiin ja vähemmän muistettavia rutiinitehtäviä.

Tavoitteemme on palkkahallinto, jossa järjestelmä huolehtii rutiineista ja palkka-asiantuntija voi keskittyä siihen, missä hänen osaamisestaan on eniten hyötyä – asiakkaiden neuvontaan, poikkeustilanteiden ratkaisemiseen ja lisäarvoa tuottavaan asiantuntijatyöhön.

Sinua saattaisi kiinnostaa myös artikkelimme: AI muuttaa taloushallintoa jo nyt – tältä näyttää uusi Procountor

• Yleinen

Jussi Räsänen

Jussi Räsänen, KTM, työskentelee Finago Procountorilla tuotemarkkinointipäällikkönä ja kirjoittaa taloushallinnon automaatiosta sekä muuttuvan sääntelyn vaikutuksista yritysten arkeen. Hänellä on erityinen kiinnostus talouden, työelämän ja lainsäädännön rajapintoihin. Jussi seuraa aktiivisesti taloushallinnon kehitystä ja uusia regulaatiovaatimuksia. Palaute ja asiantuntijakommentit: jussi.rasanen[at]finago.com