Älykäs kuittienhallinta vähentää kuittijahtia ja vapauttaa aikaa olennaiseen

Puuttuva kuitti käynnistää helposti tutun ketjun: kirjanpitäjä lähettää viestin, yrityksen käyttäjä etsii dokumenttia sähköpostista tai puhelimestaan ja kirjanpitäjä palaa myöhemmin tarkistamaan, onko oikea kuitti saapunut. Procountorin älykäs kuittienhallinta kokoaa kuittien kohdistamisen sekä puuttuvien kuittien pyytämisen ja seurannan osaksi selkeää työnkulkua.

Yhden kuitin kohdalla kyse on minuuteista. Kun asiakkaita, kortinhaltijoita ja tapahtumia on paljon, kuittien kohdistamisesta ja puuttuvien kuittien hajanaisesta perään kyselystä muodostuu merkittävä työmäärä. Procountorin älykäs kuittienhallinta nopeuttaa jo toimitettujen kuittien kohdistamista luottokorttilaskuille ja tekee puuttuvien kuittien pyytämisestä, toimittamisesta ja seuraamisesta sujuvampaa.

Kuittiprosessi kuuluu taloushallinnon ohjelmistoon

Kuitteja käsitellään usein taloushallinnon järjestelmän ulkopuolella. Pyyntö lähtee sähköpostilla tai viestillä, kuitti saapuu toista kanavaa pitkin ja tieto asian valmistumisesta jää helposti yksittäisen ihmisen muistin varaan.

Älykäs kuittienhallinta korvaa tämän hajanaisen ja kuormittavan toimintatavan selkeällä prosessilla. Kuittien täsmäytyksen aikana kirjanpitäjä näkee, mitä puuttuu ja voi lähettää pyynnön puuttuvasta kuitista suoraan oikealta tapahtumalta. Yrityksen käyttäjä saa tehtävän, johon hän voi vastata mobiilisti. Procountor pitää molemmat osapuolet ajan tasalla ja kohdistamaa kuitin suoraan oikeaan paikkaan.

Uudistus jatkaa Procountorin vuoden 2026 tuotekehityksen suuntaa, jossa automaatio vähentää rutiinityötä ja käyttäjä voi keskittyä taloushallinnon poikkeuksiin sekä päätöksentekoon.

Syyskuun julkaisut muodostavat yhden työnkulun

Älykäs kuittienhallinta rakentuu kolmesta päätoiminnosta. Yhdessä ne auttavat kohdistamaan jo toimitetut kuitit helposti ja nopeasti sekä hoitamaan puuttuvien kuittien pyytämisen, toimittamisen ja seurannan Procountorissa.

Automaattiset kuittiehdotukset luottokorttilaskujen riveille

Puuttuvan kuitin pyytäminen ja toimittaminen Procountor Mobiilissa

Kuittipyyntöjen ja vastausten seuranta osana kuittipyyntöjen työnkulkua sekä kirjanpitäjän Tehtävälistalla

Procountor ehdottaa kuittia oikealle laskuriville

Kun luottokorttilasku saapuu, Procountor etsii luottokorttitapahtumien laskuriveille todennäköisen kuittiehdotuksen aiemmin toimitetuista kuiteista.

Kirjanpitäjä näkee laskurivin ja sitä vastaavan kuittiehdotuksen rinnakkain. Kirjanpitäjä tarkistaa kuitin ja hyväksyy kohdistuksen tai valitsee tarvittaessa toisen kuitin ehdotetuista vaihtoehdoista. Automaatio nopeuttaa etsimistä, mutta käyttäjä tekee lopullisen päätöksen. Toiminto tukee myös ulkomaanvaluutassa tehtyjä korttiostoja ja valuuttojen välistä täsmäytystä.

Puuttuvan kuitin voi pyytää suoraan Procountorissa

Kaikkia kuitteja ei ole toimitettu etukäteen. Silloin kirjanpitäjä voi lähettää kuittipyynnön suoraan Procountorista ilman erillistä sähköpostia, puhelua tai viestiketjua.

Yrityksen käyttäjä saa pyynnön Procountor Mobiiliin ja voi:

• avata tehtävän ja nähdä suoraan mikä kuitti tarvitaan
• ottaa kuitista kuvan tai valita valmiin kuvan puhelimelta
• toimittaa kuitin suoraan pyynnön kautta oikealle laskuriville
• toimitettu kuitti palautuu sille tapahtumalle, josta sitä pyydettiin.

Automaattiset muistutukset auttavat viemään asian loppuun. Kirjanpitäjän ei tarvitse ylläpitää omaa muistilistaa tai palata tarkistamaan eri viestikanavia.

Mobiili tekee vastaamisesta luontevan osan arkea. Kuitin voi toimittaa silloin, kun se on vielä helposti saatavilla, eikä asia jää odottamaan seuraavaa työpöydän ääressä vietettyä hetkeä.

Tehtävälista kertoo missä kuittipyynnöt etenevät

Tilitoimistossa kuittipyyntöjä voi olla avoinna useilla asiakkailla ja kirjanpitäjillä samanaikaisesti. Ilman yhteistä seurantaa niiden hallinta vaatii omia listoja, muistutuksia ja asiakkaiden tilanteiden tarkistamista yksi kerrallaan.

Avoimet kuittipyynnöt ja niiden tila ovat seurattavissa Procountorin Tehtävälistalta. Listan tehtävien kautta kirjanpitäjä näkee, kun laskun kuittipyynnöt ovat valmistuneet ja vaativat jälleen hänen huomiotaan.

Seuranta helpottaa työn suunnittelua ja vähentää turhia keskeytyksiä. Kirjanpitäjä voi käsitellä saapuneet kuitit sopivana kokonaisuutena sen sijaan, että jokainen vastaus pitäisi huomata erillisestä viestistä. Sama toimintatapa skaalautuu muutamasta asiakkuudesta suuriin asiakasmääriin.

Näin uusi työnkulku näkyy arjessa

Ajatellaan tilannetta, jossa luottokorttilaskulla on kymmenen tapahtumaa. Kahdeksan kuitin tiedot löytyvät jo Procountorista, mutta kaksi puuttuu.

Procountor ehdottaa sopivat kuitit kahdeksalle laskuriville. Kirjanpitäjä tarkistaa ja hyväksyy ehdotukset. Kahdesta puuttuvasta kuitista hän lähettää pyynnöt Procountorissa.

Yrityksen käyttäjät saavat tehtävät mobiiliin ja lisäävät kuitit. Kuitit palautuvat oikeille tapahtumille, minkä jälkeen kirjanpitäjä voi jatkaa laskun käsittelyä. Kuitteja ei enää tarvitse etsiä sähköpostista tai jaetuista kansioista, eikä kummankaan osapuolen tarvitse arvailla, onko asia jo hoidettu.

Konkreettiset hyödyt kirjanpitäjälle ja yrityksen käyttäjälle

Ajansäästö syntyy automaattisista kuittiehdotuksista, yhdenmukaisesta pyyntöprosessista ja siitä, että avoimet kuittipyynnöt pysyvät seurattavina Procountorissa.

Kirjanpitäjälle

Kirjanpitäjä käyttää vähemmän aikaa kuittien etsimiseen ja kohdistamiseen. Perään kyselyyn ja erilliseen seurantaan kuluva aika vähenee, ja huomion voi kohdistaa poikkeuksiin sekä asiantuntijatyöhön. Avoimet tehtävät ja automaattiset muistutukset vähentävät muistettavaa. Selkeä seuranta auttaa ehkäisemään myös puuttuvia kuitteja ja myöhäisiä korjauksia.

Yrityksen käyttäjälle

Pyyntö kertoo, mitä tarvitaan, ja siihen voi vastata mobiilisti. Asiaa ei tarvitse selvittää pitkässä viestiketjussa tai muistaa myöhemmin. Samalla yhteistyö kirjanpitäjän kanssa muuttuu ennakoitavammaksi.

Nykyiset työkalut muodostavat pohjan seuraaville parannuksille

Procountorissa on jo mobiili kuittien kuvaus, tietojen automaattinen tunnistus ja tekoälyavusteiset kulutyyppiehdotukset. Lue lisää siitä, miten tekoäly näkyy Procountorissa jo nyt. Kuitteja voi käsitellä myös tiliotetapahtumien sekä matka- ja kululaskujen yhteydessä.

Syyskuussa julkaistut toiminnot täydentävät tätä kokonaisuutta luottokorttilaskujen käsittelyyn. Uusi täsmäytys- ja pyyntörakenne luo perustan, jonka varaan kuittiprosessia voidaan automatisoida vaiheittain lisää.

Kuittien täsmäytys luottokorttilaskuille toimii kaikissa suomalaisissa Procountor-ympäristöissä, kun käyttäjä on aktivoinut uudistetun käyttöliittymän. Täsmäytys edellyttää, että kuitin maksutavaksi on merkitty Luottokortti ja käyttäjällä on tehtävän edellyttämät käyttöoikeudet ostolaskuille ja kuittien käsittelyyn.

Mitä rakennamme seuraavaksi

Älykkään kuittienhallinnan kehitys jatkuu. Nyt julkaistut työkalut ovat perusta, jonka päälle rakennamme seuraavat vaiheet.

Sujuva työnkulku kuitilta kirjanpitoon. Tavoitteena on tuoda tiliöintien käsittely osaksi samaa luontevaa työnkulkua, jotta kuitin tietoja voidaan hyödyntää kirjanpidossa nykyistä sujuvammin. Kuitin tietoja ja tekoälyavusteisia ehdotuksia hyödynnetään nykyistä laajemmin, jotta manuaaliset kirjanpidon vaiheet vähenevät ja kirjaukset yhdenmukaistuvat.

Joustavampi matka- ja kululaskujen tuoterekisteri. Joustavampi ja paremmin yritysten tarpeisiin mukautettava rekisteri luo perustan asiakaskohtaisille asetuksille ja tekee kuittien käsittelystä entistä sujuvampaa.

Kuitin tuominen Ask-tekoälyassistentin avulla. Kuitin lisäämistä kehitetään Ask -tekoälyassistentin avulla.

Älykkäiden työkalujen laajentaminen. Myöhemmissä vaiheissa uusia kohdistamis- ja pyyntötyökaluja on tarkoitus laajentaa tiliotetapahtumiin ja muille tositetyypeille.

Suunta on selvä: kuitti toimitetaan kerran, Procountor ohjaa sen oikeaan paikkaan ja kirjanpitäjä saa tarvitsemansa tiedot ilman ylimääräistä kuittijahtia.

Vähemmän säätöä ja sujuvampi yhteistyö

Älykäs kuittienhallinta tekee kuittien käsittelystä hallitun prosessin, joka toimii Procountorin sisällä alusta loppuun. Kirjanpitäjä säästää aikaa ja saa paremman näkyvyyden avoimiin tehtäviin. Yrityksen käyttäjä voi vastata pyyntöihin helposti mobiilissa ja tietää heti, mitä häneltä odotetaan.

Kun rutiinityö ja edestakainen viestittely vähenevät, molemmille jää enemmän aikaa olennaiseen.

Tutustu Procountorin älykkääseen kuittienhallintaan ja ota sujuvampi kuittiprosessi osaksi yrityksesi tai tilitoimistosi arkea.

• Yleinen

Jussi Räsänen

Jussi Räsänen, KTM, työskentelee Finago Procountorilla tuotemarkkinointipäällikkönä ja kirjoittaa taloushallinnon automaatiosta sekä muuttuvan sääntelyn vaikutuksista yritysten arkeen. Hänellä on erityinen kiinnostus talouden, työelämän ja lainsäädännön rajapintoihin. Jussi seuraa aktiivisesti taloushallinnon kehitystä ja uusia regulaatiovaatimuksia. Palaute ja asiantuntijakommentit: jussi.rasanen[at]finago.com