Jussi Räsänen / 16.06.2023

Palkanlaskennan tehtävät ja yleisimmät käsitteet

Yhteiskäyttöinen kirjanpito-ohjelma

Palkanlaskenta tarkoittaa yrityksen palkanmaksun järjestämistä työsopimuksen puitteissa. Palkanlaskenta muodostuu useista toimenpiteistä, joiden hoitaminen vaatii taloushallinnon ammattitaitoa.

Palkanmaksulla työnantaja korvaa työntekijälle hänen suorittamansa työpanoksen. Hyvin hoidettu palkkahallinto heijastuu henkilöstön tyytyväisyyteen. Kääntäen, mikäli palkanmaksu ei toimi, on se varma keino hermostuttaa työntekijät.

Palkanlaskentaa säädellään ensisijaisesti työsopimuslain, työaikalain ja vuosilomalain puitteissa. Työlainsäädännössä on esimerkiksi palkanmaksuvelvollisuuksiin liittyviä pakottavia säännöksiä, joita ei voida jättää noudattamatta.

Artikkelin luettuasi sinulla on hyvä yleiskuva palkanlaskennasta sekä saat vastauksia palkanlaskun yleisimpiin kysymyksiin.

Etsitkö itsellesi palkanlaskijaa? Löydä sopiva palkanlaskija tai tai jätä tarjouspyyntö tilitoimistoille osoitteessa suomentilitoimistot.fi

Etsitkö itsellesi palkanlaskentaohjelmaa? Hyppää artikkelin kohtaan palkanlaskentaohjelma.

Palkanlaskennan tehtävät

Palkanlaskentaan kuuluvat muun muassa seuraavat tehtävät:

Palkanlaskennan yhteydessä käsitellään tavallisesti myös työntekijöiden matkakulut ja -laskut.

Palkanlaskenta koostuu palkkakausikohtaisesta palkanlaskennasta, kuukauden vaihteen töistä, mahdollisista neljännesvuositöistä ja vuositöistä.

Palkkakausikohtainen laskenta pitää sisällään seuraavat osa-​alueet: 

  • Henkilöiden perustietojen päivittäminen
  • Toistuvat ja muuttuvat palkkatapahtumat
  • Tuntiaineiston siirrot palkkaohjelmaan
  • Poissaolotiedot 
  • Lomatiedot
  • Saldojen kerrytykset
  • Vähennystapahtumat 
  • Palkka-​ajot 
  • Maksatus-​, tilitys-​ ja kirjanpidon toiminnot
  • Raportit
  • Tilastot sekä säännöllisiin viranomaisilmoituksiin liittyvät palkkahallinnon tehtävät.

Kuukausittain on tehtävä lisäksi työnantajan erillisilmoitus tulorekisteriin, jotta verohallinto saa tiedon työnantajan sairausvakuutusmaksun määrästä. 

Neljännesvuosittain tehtäviä töitä ei ole välttämättä jokaisessa yrityksessä.

Työehtosopimuksiin perustuva keskituntiansiolaskenta (KTA-laskenta) tehdään joko palkanmaksujaksoittain, kuukausittain tai vuosineljänneksittäin niille henkilöille, joiden palkkausperusteisiin se kuuluu. Taloushallintoliiton mukaan hyvään palkkahallintotapaan kuuluu hyödyntää KTA-​laskennassa järjestelmän automatiikkaa, mikäli järjestelmä sen mahdollistaa.

Ay-​jäsenselvitykset tehdään ammattiliitoille joko kuukausittain tai vuosineljänneksittäin, mikäli liitto ei ole toimittanut henkilökohtaisia viitenumeroita jäsenmaksujen maksamiseksi.

Aineistot siirretään useimmiten palkkaohjelmaan sähköisesti joko verkkopalkkana tai vakioidun Excel-​lomakkeen avulla. Tämä vähentää manuaalista työtä sekä siitä mahdollisesti aiheutuvia virheitä. Myös palkkajärjestelmässä tuotettavan tiedon käsittelyssä on mahdollista hyödyntää sähköisen taloushallinnon järjestelmän, kuten Procountorin, automaattitoimintoja ja liittymiä.

Vuositöihin kuuluu palkkahallinnon tietojen täsmäyttäminen kirjanpitoon vähintään tilikausittain.

Vuositasolla palkkojen ja kirjanpidon täsmäytyksessä on huomioitava:

  • Rahapalkat ja luontaisedut
  • Matkakustannusten korvaukset
  • Työntekijöiltä perityt työttömyys-​ ja eläkevakuutusmaksut
  • Työnantajan sosiaaliturvamaksut.

Vuosi-ilmoituksiin voi kuulua lisäksi muun muassa ilmoituksia Verohallinnolle, Tilastokeskukseen, Elinkeinoelämän keskusliittoon ja työterveyteen.

Henkilön perustiedot ja työsuhdetiedot 

Taloushallintoliiton mukaan hyvän palkkahallintotavan mukaista on, että henkilön perustiedot ja niiden muutokset ilmoitetaan palkkahallintoon kirjallisesti ja dokumentoidaan siten, että tiedot ja voimaantulo ovat jälkikäteen todennettavissa. Henkilön tiedot voidaan siirtää myös HR-​järjestelmästä, kuten Mepcosta, mikäli sellainen on käytössä. 

Palkanlaskennassa tarvittavia työsuhdetietoja ovat muun muassa:

  • Työsuhteen alkaessa uuden palkansaajan tiedot, myös toistuvat palkkaperusteet kuten luontoisedut ja vähennykset
  • Työsuhteen aikana tapahtuvat henkilö-​ ja työsuhdetietomuutokset
  • Palkkaperusteiden muuttuessa esimerkiksi kuukausi-​ ja tuntipalkkatiedot, tulospalkkiot, keskituntiansio KTA, joka työehtosopimuksen mukaisesti voidaan laskea palkkakausittain tai neljännesvuosittain.
  • Työsuhteen päättyessä tieto työsuhteen päättymisestä sekä päättymissyy lopputilin maksamista varten. Työsuhteen päättymissyy välitetään tiedon käyttäjille Tulorekisterin palkkatietoilmoituksella.

Muuttuvat palkkatapahtumat 

Palkkatapahtuma-​aineisto pitää sisällään muun muassa:

  • Työaikalisiä
  • Ylitöitä
  • Bonuksia
  • Palkkiota 
  • Poissaoloja
  • Vähennettäviä eriä kuten palkasta perittävät lounasedut

Palkkatietojen tulee olla esimiehen tarkastamia ja hyväksyttyjä, esimerkiksi työaikajärjestelmässä.

Työaikakirjanpidon hoitaminen on työaikalain säätelemä työnantajan velvoite. Työaikakirjanpidon ja palkkatapahtumien on vastattava toisiaan.

Poissaolot on suositeltavaa käsitellä palkkaohjelmassa, kuten Procountorissa, jotta niitä voidaan seurata ajantasaisesti. Esimerkiksi vuosilomien kertyminen ja lomien seuranta voidaan näin hoitaa ohjelmassa eikä manuaalista seurantaa tarvita. Myös poissaolojen palkalliset ja palkattomat jaksot on suositeltavaa seurata järjestelmässä. Palkanlaskijan vastuulla on, että takautuvat poissaolomuutokset tulevat huomioiduksi, jotta maksuun menevä summa ja lomakertymät ovat varmasti oikein muutoksen jälkeen.

Vähennykset palkanlaskennassa 

Lakisääteisistä vähennyksistä ennakonpidätys, eläkevakuutusmaksut ja työttömyysvakuutusmaksut vähennetään työntekijän bruttopalkasta. Näiden vähennysten jälkeen nettopalkasta voidaan pidättää muitakin suorituksia, kuten esimerkiksi ammattiyhdistysmaksu, joko lakiin tai työntekijän ja työnantajan tekemään sopimukseen pohjautuen.

Työnantajan on perittävä työntekijän palkasta verot ennakonpidätyksenä. Ennakonpidätys toimitetaan verokortin mukaisesti. Jos työntekijä ei esitä verokorttia, ennakonpidätysprosentti on 60 prosenttia.

Maksatus 

Maksuja ova yleensä palkat, ay-​jäsenmaksut, ulosotot sekä työnantajan sairausvakuutusmaksu-​ ja ennakonpidätykset. Muita mahdollisia maksuja ovat esimerkiksi sairauskassa. Matkalaskujen käsittely ja maksatus tehdään, mikäli aihetta.

Päättyvät työsuhteet palkanlaskennassa

Työsuhteen päättyessä palkka on maksettava, jollei palkanmaksusta ole sovittu työsopimuslain 2 luvun 13 §:stä poiketen. Palkanmaksun viivästyessä työntekijällä on oikeus saada korkolain (633/1982) 4 §:ssä tarkoitetun viivästyskoron lisäksi täysi palkkansa enintään kuudelta odotuspäivältä. Työntekijällä on oikeus saada palkkaa odotuspäiviltä ainoastaan työsuhteen päättyessä. Jos palkanmaksu viivästyy työsuhteen aikana, työntekijä on oikeutettu ainoastaan viivästyskorkoon.

Hyvän palkkahallintotavan mukaisesti loppupalkan laskenta perustuu kirjalliseen työsuhteen päättämisilmoitukseen. Työsuhteen päättyessä tarkastetaan lomaoikeus ja lasketaan lomakorvaus, kertyneet saldot ja luontoisedut sekä muut erät, jotta työntekijän saatavat tulevat huomioitua. Myös mahdolliset työnantajan saatavat työntekijältä käsitellään sovitun mukaisesti.

Lopputili maksetaan yritys-​ tai työehtosopimuskohtaisesti joko erillisenä maksuna tai seuraavana normaalina palkanmaksupäivänä.

Palkkalaskelma

Kuvassa nainen tekee palkanlaskentaa läppärillä

Palkkalaskelmaa kutsutaan myös palkkakuitiksi, palkkatodistukseksi, palkkanauhaksi tai tilinauhaksi.

Työsopimuslain 16 § mukaan työnantajan on annettava työntekijälle laskelma, josta käyvät ilmi palkan suuruus ja sen määräytymisen perusteet.

Palkan määräytymisen perusteita ovat esimerkiksi

  •  Palkanmaksukauden aikana tehdyt työtunnit ja tuntipalkka
  •  Palkanlisien, kuten ilta- tai yötyölisien suuruus ja tuntien määrä.

Palkkalaskelma on lain mukaan vapaamuotoinen. Suomen Standardoimisliiton mukaan palkkatodistukseen tulisi merkitä:

  • Työntekijän nimi, ammatti ja syntymäaika
  • Työnantajan nimi ja toimipisteen sijaintikunta
  • Palvelussuhteen alkamispäivä ja mahdollinen päättymispäivä
  • Maksettu ennakonpidätyksen alainen palkkakertymä edelliseltä kalenterivuodelta, kuluvalta kalenterivuodelta sekä viimeiseltä palkanmaksukaudelta
  • Palkanmaksukausi
  • Viimeisenä palkanmaksukautena toimitettu ennakonpidätys
  • Vuoro- ja kausityöstä maksetut lisät viimeiseltä palkanmaksukaudelta
  • Palkanmaksun yhteydessä maksetut lomarahat ja lomakorvaukset.


YEL vai TYEL?

Samuli miettii yel vai tyel kuvassa

Palkka voidaan maksaa joko yrittäjän eläkevakuutuksen (YEL) tai työnantajan eläkevakuutuksen (TYEL) piiriin kuuluvana riippuen siitä, tehdäänkö työ toimeksiantona vai työsuhteessa.

Työn tilaaja ja -tekijä voivat solmia keskenään työ- tai toimeksiantosopimuksen. Katso artikkelimme aiheesta onko maksettava kompensaatio palkkaa vai työkorvausta.

Työnantaja on velvollinen järjestämään työntekijöilleen lakisääteisen eläketurvan. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen on otettava työntekijöille TyEL-vakuutus ja on osallistuttava sen kustannuksiin.

Vakuutusmaksu perustuu tulorekisteriin ilmoitettuihin palkkoihin, ja vuonna 2023 TyEL-perusmaksu on 25,30 prosenttia työntekijöiden palkasta. Vakuutusmaksuun osallistuvat sekä työnantaja että työntekijä. Työntekijän maksuosuus on työntekijän iästä riippuen joko 7,15 tai 8,65 prosenttia. Työnantajan maksuosuus on keskimäärin 17,37 prosenttia (2023).

Yritys tarvitsee TyEL-vakuutuksen työntekijälleen, jos

  • Työntekijä on työsuhteessa,
  • Hän on täyttänyt 17 vuotta ja
  • Yritys maksaa työntekijälle palkkaa vähintään 65,26 euroa kuukaudessa (2023).

YEL-vakuutusmaksu on alle 53-vuotiailla ja yli 63-vuotiailla 24,10 % sekä 53–62-vuotiailla 25,60 %.

Yrittäjä tarvitsee YEL-vakuutuksen, jos

  • Yrittäjä on 18–69-vuotias
  • Yrittäjä työskentelee yrityksessään
  • Yrittäjätoiminta kestää vähintään neljä kuukautta
  • Arvioitu YEL-työtulo on yli 14 088 euroa vuodessa (2023).

Mikä on tulorekisteri?

Nainen miettii tulorekisteriä

Tulorekisteriä säätelee laki tulotietojärjestelmästä. Se tuli voimaan tammikuussa 2018 ja tulorekisteri otettiin käyttöön 1.1.2019.

Tulorekisteri on Verohallinnon ylläpitämä sähköinen tietokanta, jonne ilmoitetaan tiedot maksetuista palkoista, eläkkeistä ja etuuksista. Palkanmaksua hoitavat tahot, kuten tilitoimistot, työnantajat ja taloushallinnon sovellukset, ilmoittavat tiedot jokaisesta henkilöstä palkanmaksun jälkeen reaaliaikaisesti rekisteriin

Palkanmaksun kannalta tulorekisteri tehostaa palkanmaksun prosessia. Verohallinnolle, Työllisyysrahastolle, työeläkeyhtiöille ja Eläketurvakeskukselle ei tarvitse erikseen tehdä ilmoituksia, vaan riittää, että palkasta on tehty ilmoitus palkanmaksun jälkeen tulorekisteriin.

Ilmoitus palkanmaksun tiedoista pitää tehdä tulorekisteriin viimeistään 5 päivää palkanmaksun jälkeen. Työnantajan erillisilmoitus (ennakonpidätykset ja työantajasuoritukset) pitää tehdä palkanmaksua seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä, jos työnantaja kuuluu työnantajarekisteriin. 

​​Säännöllisenä työnantajana toimivan yrityksen pitää aina ilmoittautua Verohallinnon ylläpitämään työnantajarekisteriin. Yritys on säännöllinen työnantaja mikäli seuraavat ehdot täyttyvät:

  • Yritys maksaa vakituisesti palkkaa kahdelle tai useammalle työntekijälle.
  • Yritys maksaa vakituisesti palkkaa yhdelle työntekijälle ja lisäksi yhdelle tai useammalle työntekijälle, joiden työsuhde on tilapäinen tai tarkoitettu lyhytaikaiseksi.
  • Yritys maksaa palkkaa samanaikaisesti vähintään kuudelle työntekijälle, vaikka heidän työsuhteensa olisivat tilapäisiä ja tarkoitettu lyhytaikaisiksi.

Katso ohjeet palkkatietoilmoituksen lähettämiseen tulorekisteriin Procountorin ohjekirjasta: palkkojen ilmoittaminen tulorekisteriin.

Loma-ajan palkka

Kuvassa naiset kävelee. Loma-ajan palkka mielessä.

Vuosilomalain mukaan työntekijällä on oikeus saada vuosilomansa ajalta pääsääntöisesti sama palkka kuin työssä ollessaan. Palkkaan kuuluvat luontoisedut annetaan vuosiloman aikana vähentämättöminä. Luontoisedut, jotka eivät ole työntekijän käytettävissä vuosiloman aikana, korvataan rahalla. 

Vuosilomapalkka on maksettava ennen loman alkamista. Enintään kuuden päivän pituiselta vuosilomalta palkka voidaan maksaa palkanmaksupäivänä. 

Vuosilomalain 2 luvun 5 § mukaan työntekijällä on oikeus saada lomaa kaksi ja puoli arkipäivää kultakin täydeltä lomanmääräytymiskuukaudelta. Jos työsuhde on lomanmääräytymisvuoden loppuun mennessä jatkunut yhdenjaksoisesti alle vuoden, työntekijällä on oikeus saada lomaa kaksi arkipäivää kultakin täydeltä lomanmääräytymiskuukaudelta. Loman pituutta laskettaessa päivän osa pyöristetään täyteen lomapäivään.

Lomaraha tai lomaltapaluuraha ei perustu vuosilomalakiin. Se on työehtosopimuksissa sovittu lisä (usein. 50 prosenttia lomapalkasta), joka maksetaan yleensä kesäloman yhteydessä.

Lomanmääräytymisvuosi on 1.4. alkava ja 31.3. päättyvä aika, jolta työntekijä ansaitsee vuosilomaa täysien lomanmääräytymiskuukausien perusteella.

Täysi lomanmääräytymiskuukausi on sellainen kalenterikuukausi, jonka aikana työntekijälle on kertynyt vähintään 14 työpäivää.

Kesälomakausi alkaa 2.5. ja päättyy syyskuun lopussa. Talvilomakausi on 1.10.–30.4. Lomakauden aikainen loma on työnantajan määrättävissä, mutta lomakauden ulkopuolelle työnantaja ei voi määrätä lomaa. 

Lue lisää artikkelistamme: lomapalkan laskeminen

Luontoisedut

Ukkeli juhlii luontaisetuja kuvassa

luontoisedulla tarkoitetaan työnantajan muuna kuin rahana työstä suorittamaa vastiketta palkansaajalle. Luontoisetu on siis työnantajan järjestämä ja kustantama tavara tai palvelu, jonka työnantaja luovuttaa palkansaajan käyttöön.

Luontoisedussa palkansaaja saa vain käyttöoikeuden hyödykkeeseen. Sen sijaan omistusoikeus ei siirry työntekijälle. Käyttöoikeus lakkaa viimeistään työsuhteen päättyessä.

Tuloverolain 64 §:n 1 momentin mukaan työnantajalta saatu luontoisetu on veronalaista ansiotuloa ja se arvioidaan käypään arvoon. Verohallinto määrää vuosittain luontoisetujen käypien arvojen laskentaperusteet.

Verottajan vuotuisessa päätöksessä on vahvistettu arvot yleisimmille luontoiseduille kuten asuntoedulle, autoedulle, ravintoedulle ja puhelinedulle. Lue lisää: Verohallinnon päätös vuodelta 2023 toimitettavassa verotuksessa noudatettavista luontoisetujen laskentaperusteista.

Työntekijän saamat luontoisedut ovat rahapalkan veroisia, niistä on maksettava palkan sivukulut ja ne myös kerryttävät työn­tekijän eläkettä. 

Verokortti

Nainen katselee kuvassa horisonttiin ja miettii verokorttia

Verokortista selviää palkanlaskijaa varten työntekijän ennakonpidätysprosentti. Työnantaja pidättää verokortin perusteella osan palkasta ja tilittää sen verottajalle.

Verokortissa on tuloraja, jonka mukaan ennakonpidätysprosentti on laskettu koko vuodelle. Ennakkoarvio perustuu viime vuoden tietoihin tai työntekijän itse arvioimiin vuosituloihin ja niistä tehtäviin vähennyksiin. 

Verokorttiin on merkitty koko vuotta varten summa, johon asti käytetään perusprosenttia. Rajan ylittymisen jälkeen käytetään kaikkiin tuloihin loppuvuoden ajan verokortin lisäprosenttia.

Työntekijä voi pyytää verottajalta uuden muutosverokortin, jos tulorajaa on tarve muuttaa kesken vuoden. Muutosverokortti korvaa aina aikaisemman verokortin.

Työntekijä voi tilata verokortin Verohallinnon OmaVero-palvelusta. Verokortin voi tulostaa palvelusta, tallentaa sen sähköisenä tai verottaja voi postittaa sen suoraan työnantajalle. Jos verokorttia ei toimiteta, niin työnantajan pitää tehdä  60% ennakonpidätys.

Jos työnantajalla on käytössä rajapintapalvelu (VeroAPI), niin uudet verokortit saapuvat automaattisesti Verohallinnolta. Esimerkiksi Procountor-järjestelmässä verokortit saadaan verottajalta suorasiirtona tammikuussa. Verokorttitiedot saadaan kaikille työsuhteille, jotka ovat voimassa suorasiirron hetkellä. Lue lisää Procountorin verokortin suorasiirrosta

Palkanlaskentaohjelma

Nainen katsoo läppäriä ja laskee palkkaa palkanlaskentaohjelmalla

Palkkahallinnon tehokkaaseen hoitamiseen tarvitaan nykyään palkanlaskentaohjelma tai palkkahallinnon järjestelmä. 

Modernin sähköisen palkkahallinnon järjestelmän käyttöönotto onkin usein tehokkain ja suoraviivaisin vaihtoehto palkkahallinnon hoitamiseen. Hyvä järjestelmä vähentää palkkahallinnon työvaiheita ja säästää työaikaa.

Usein paras vaihtoehto on antaa palkkahallinto tilitoimistokumppanin vastuulle, jolloin myös yritys hyötyy tilitoimiston käyttämän nykyaikaisen järjestelmän tuomista helpotuksista arjessa.

Mepco-palkanlaskentaohjelma sopii parhaiten keskisuurille ja suurille organisaatiolle. Pienyrityksille Mepco-ratkaisu kannattaa hankkia tilitoimiston palvelun kautta.

Hyvä vaihtoehto palkanlaskentaan on Procountor, jolla

  • Voit laatia palkkalistoja ja tarvittaessa muokata palkkalaskelmia
  • Kun palkkalaskelmat ovat valmiita lähetettäviksi ja maksettaviksi, ne voidaan lähettää palkansaajille ja maksaa joko tilisiirtona tai palkanmaksu-maksutapaa käyttäen
  • Palkkojen maksaminen onnistuu suoraan Procountorista, eikä erillistä maksuliikenneohjelmaa tarvita
  • Palkkatiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon, taloushallinnon raporteille ja viranomaisilmoituksille
  • Palkkatietojen ilmoittaminen tulorekisteriin toteutetaan palkkatietoilmoituksen ja työnantajan erillisilmoituksen avulla
  • Palkat siirtyvät verkkopalkkana turvallisesti työntekijän verkkopankkiin

Lisätietoa palkanlaskennan eri vaiheista löytyy Procountorin ohjekirjasta: Palkanlaskenta vaiheittain

Laske palkat helposti suoraan Procountorilla automaattitoimintojen ja valmiiden rajapintojen avulla

Helppokäyttöinen palkanmaksuohjelma, josta löydät kaikki tärkeimmät ominaisuudet palkanmaksuun. Tilisanomien selvityksen mukaan Procountor on Suomen suosituin palkanmaksuohjelma (2022).

Jussi Räsänen

Jussi työskentelee Accountor Finagolla markkinoinnin ja myynnin asiantuntijana. Otan hyvin mielelläni palautetta ja asiantuntijakommentteja vastaan jussi.rasanen[at]finago.com