EtusivuSähköinen taloushallintoVerkkolaskutus

Verkkolaskujen lähettäminen yrityksille ja kuluttajille

Verkkolaskut ovat sähköisesti lähetettäviä laskuja. Verkkolaskutuksessa laskun tiedot ovat automaattisesti käsiteltävissä ja niistä voidaan tuottaa tietokoneen näytölle paperilaskua muistuttava näkymä. Verkkolaskun vastaanottajia voivat olla sekä yritykset että kuluttajat.

  • Ei sitoutumista
  • Tutustu valitsemallasi tavalla

Mitä on verkkolaskutus?

Verkkolaskutuksella tarkoitetaan sitä, että laskut kulkevat sähköisessä muodossa. Sähköinen laskutus toimii niin yritysten välisessä kaupassa kuin kuluttajakaupassakin.

Kuluttajaverkkolasku eli e-lasku on kuluttajan valitsemaan palveluun lähetetty verkkolasku, josta pääsee suoran yhteyden avulla maksamaan laskun verkkopankissa. Usein verkkolaskut lähetetään kuluttajille suoraan omaan verkkopankkiin, jossa maksaminen onnistuu näppärästi. 

Yritysten väliseen verkkolaskutukseen sovelletaan verkkolaskulakia, jonka mukaan yrityksillä on oikeus vaatia laskunsa toiselta yritykseltä sähköisessä muodossa.

Johdanto verkkolaskutukseen

Verkkolaskut yrityksille

Verkkolasku on sähköisesti välitettävä lasku. Verkkolaskulain mukaan yritysten välisessä kaupassa osapuolilla on oikeus vaatia lasku sähköisessä muodossa.

Verkkolaskutus tuo yritysten väliseen laskutukseen monia etuja, kun verkkolasku voidaan siirtää automaattisesti laskuttajan tai palveluntarjoajan järjestelmästä vastaanottajan taloushallinnon- tai muuhun järjestelmään.

Verkkolaskut kuluttajille

Kuluttajalle lähetetty verkkolasku eli e-lasku on kuluttajan valitsemaan palveluun lähetetty verkkolasku, josta on suora yhteys sähköiseen maksamiseen verkkopankissa.

Procountorin verkkolaskutuksen kautta on mahdollista lähettää Finvoice-muotoisia kuluttajaverkkolaskuja eli e-laskuja. E-lasku on kuluttajille tarjottava sähköinen lasku, joka lähetetään asiakkaan verkkopankkiin ja maksetaan verkkopankissa. Kuluttajaverkkolaskuksi kutsutaan kuluttajille suunnattua Finvoice-verkkolaskua.

Sähköinen laskutus säästää aikaa

Verkkolaskuista hyötyvät sekä vastaanottaja että lähettäjä.

  • Työaikaa säästyy, kun laskun tiedot siirtyvät eri taloushallinnon toimintoihin automaattisesti.
  • Laskun käsittely tehostuu.
  • Rahankierto nopeutuu.
  • Manuaalinen työ poistuu ja virheiden mahdollisuus pienenee.
  • Materiaalikulut vähenevät.
  • Verkkolasku on ekologinen vaihtoehto.
  • Laskutuksen luotettavuus ja virheettömyys kasvavat.
  • Laskujen käsittelykustannukset pienenevät.
Verkkolaskutus on suositeltavin tapa lähettää ja vastaanottaa laskuja. Kuvassa naiset keskustelevat verkkolaskuista.

Miten verkkolaskutus toimii?

Verkkolaskun luominen onnistuu helposti esimerkiksi sähköisen taloushallinnon ohjelmistolla. Laskun vastaanottaja saa laskun omaan ohjelmaansa verkkolaskuoperaattorin välityksellä. Lasku on vastaanottajan päässä helppo maksaa ohjelmassa muutamalla klikkauksella, eikä paperia tarvitse käsitellä kummassakaan päässä.

Verkkolaskutuksen etuja ovat sen turvallisuus, helppous ja nopeus. Manuaalisten tallennustyövaiheiden jäädessä pois, myös virheiden mahdollisuus katoaa.

Lue lisää blogista verkkolaskutuksen hyödyistä.

Verkkolaskulain merkitys verkkolaskujen lähetykseen ja vastaanottoon

Verkkolaskulain mukaan yritys voi velvoittaa laskuttajan lähettämään laskun verkkolaskuna. Laskun vastaanottajan ei siis tarvitse maksaa muilla tavoin saapuneita laskuja, jos se on ilmoittanut vastaanottavansa laskut verkkolaskuna.

Sinulla pitää olla myös valmius lähettää laskut verkkolaskuina, jos asiakkaanasi on yrityksiä, kuntia tai valtio.

Niin sanottu verkkolaskulaki eli laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta tuli voimaan julkisella puolella 1.4.2019. Se koskee keskushallintoviranomaisia ja yhteishankintayksiköitä. Muut kuin edellä mainitut hankintayksiköt tulivat lain piiriin 1.4.2020.

Lain taustalla on Euroopan parlamentin ja neuvoston verkkolaskutusdirektiivi, ja sen tarkoituksena on tehostaa yritysten taloushallintoa sekä julkisella että yksityisellä puolella. Laki määrittelee verkkolaskun eli sähköisen laskun laskuksi, joka on rakenteisessa, sähköisessä muodossa laadittu ja vastaanotettu. Sen myös täytyy noudattaa laskutuksen eurooppalaista standardia (EN 16931). Näin ollen skannattu tai PDF-muotoinen lasku ei täytä näitä lainmukaisia sähköisen laskun edellytyksiä.

Miten yrityksen kannattaa järjestää verkkolaskutus?

1. Käytä sähköistä kirjanpito-ohjelmistoa

Varmista, että käytät kirjanpito-ohjelmistoa, jonka toimintoihin kuuluu verkkolaskutus. Esimerkiksi Procountorissa myyntilaskun lähetystavaksi voi valita verkkolaskun ja järjestelmään voi suoraan vastaanottaa ostolaskut verkkolaskuina. Procountorissa verkkolaskujen vastaanottajia voivat olla sekä yritykset että kuluttajat.

2. Kehitä sujuva prosessi

On tärkeää luoda rutiinit, joiden avulla tiedot verkkolaskutusosoitteista saadaan ja tallennetaan jo etukäteen, jotta valmiin laskun lähettäminen käy sujuvasti. Procountoriin on liitetty koko Suomen kattava verkkolaskuosoitteisto, josta on mahdollista poimia omien asiakkaiden osoitteet liikekumppanin perustietoihin helposti. Verkkolaskujen lähettäminen ei kaadu näin ollen puuttuviin osoitetietoihin.

3. Tee aloituskartoitus

Kartoita asiakkaat, joiden kanssa verkkolaskutukseen siirtyminen on kaikkein kannattavinta. Ketkä asiakkaistanne saa teiltä kuukausittain eniten laskuja? Kannattaa myös selvittää, onko useammalla asiakkaallanne yhteinen vastaanottaja. Jos on, siitä on hyvä aloittaa.

Luotettavuutta Procountorin verkkolaskutusohjelmalla 

Verkkolaskujen vastaanottaminen Procountorilla säästää aikaa ja vaivaa

  • Lasku kirjautuu automaattisesti järjestelmään Vastaanotettu-tilaan eikä manuaalista tallennusta tarvita.
  • Laskulle syntyvät automaattisesti kirjanpitoviennit ostojen oletustileille.
  • Tuotekoodilla voidaan kohdistaa automaattisesti verkkolaskuna saapuneen ostolaskun tuotetiedot ostotuoterekisterissä olevaan tuotteeseen silloin, kun laskulla ja rekisterissä on käytetty samaa koodia.
  • Jos ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä, lähtee ensimmäiselle asiatarkastajalle automaattisesti sähköposti-ilmoitus saapuneesta laskusta.

Procountor-ohjelmistolla lähetettävien verkkolaskujen etuja ovat nopeus ja virheettömyys

  • Verkkolaskujen tekeminen ja lähettäminen on helppoa ja vaivatonta.
  • Verkkolasku menee nopeasti perille ja on aina oikein ilman manuaalisia vaiheita.
  • Verkkolaskuun mukaan voidaan liittää yksi tai useampi liitetiedosto.

Procountorin työkalut verkkolaskujen hyödyntämiseen

  • Apixin ja pankkien verkkolaskuyhteyksien hyödyntäminen mahdollistaa verkkolaskujen käytön käytännössä minkä tahansa suomalaisen verkkolaskuosoitteen omaavan yrityksen kanssa.
  • Kaikkien verkkolaskujen mukana välitetään myös laskun liitetiedot, joko PDF-kuvana tai laskuhotelliin osoittavana linkkinä. Näin Procountorista lähetetty verkkolasku on vaivaton ratkaisu myös laskun vastaanottajalle.
  • Procountoriin on liitetty Tieke Ry:n ylläpitämä koko Suomen kattava verkkolaskuosoitteisto, josta pystyy poimimaan omien asiakkaiden osoitteet liikekumppanin perustietoihin helposti. Näin verkkolaskujen lähettäminen ei hyydy puuttuviin osoitetietoihin.

Miten ottaa verkkolaskutus käyttöön?

1. Ota ohjelmisto helposti käyttöösi

Verkkolaskutuksen käyttöönotto onnistuu helposti ottamalla Procountor-ohjelmisto käyttöön. Verkkokaupasta teet tilauksen näppärästi.

2. Avaa yhteydet

Procountorin käyttöönoton yhteydessä yritykselle voidaan avata verkkolaskuoperaattori Apixin verkkolaskutunnukset, jotka liitetään Procountoriin.

3. Hyödynnä verkkolaskuissa Finvoice-muotoa

Hyödynnä verkkolaskujen Finvoice-muotoa – Procountoriin voidaan liittää sekä Apixin että pankkien myöntämät Finvoice-muotoiset verkkolaskuosoitteet.

4. Lähetä laskusi

Myyntilaskutuksessa verkkolaskujen käyttöönotto onnistuu vaivattomasti: sähköisiä laskuja vastaanottaville asiakkaille haetaan sekä tallennetaan verkkolaskuosoitteet ja myyntilaskun lähetystavaksi valitaan verkkolasku. Tämän jälkeen lasku liitetietoineen lähtee sähköisesti nappia painamalla.

5. Ota käyttöön E-laskujen toiminnot

Hyödynnä verkkolaskujen Finvoice-muotoa – Procountoriin voidaan liittää sekä Apixin että pankkien myöntämät Finvoice-muotoiset verkkolaskuosoitteet.

6. Luo toimittajailmoitus

Toimittajailmoituksen avulla voit kätevästi ilmoittaa verkkolaskujen vastaanotto-osoitteesi toimittajille, jotta he voivat jatkossa toimittaa laskut verkkolaskuina suoraan Procountor-ympäristöösi. Lisätietoa toimittajailmoituksesta löydät Procountorin ohjekirjasta.

Aloita Procountoriin tutustuminen 20 sekunnissa

Turvallista ja aikaa säästävää taloushallintoa

  • Helppo myynti- ja ostolaskutus
  • Automatisoitu kirjanpito
  • Sujuva palkanlaskenta
  • Näppärä mobiilikäyttö
  • Paperiton yhteistyö tilitoimiston kanssa

Autamme eteenpäin oikean ohjelmiston valinnassa 👉

”Nykyisin talouden hoitoon menee viikossa vain 15 minuuttia” – Peter Nordlund, Toimitusjohtaja, Filterpark Oy