Kirjanpito – mitä jokaisen yrittäjän tulisi tietää siitä?

Yrityksen kirjanpidolla tarkoitetaan laissa määrättyä velvollisuutta pitää kirjaa yrityksen tuotoista, kuluista, omaisuudesta, varoista ja veloista.  

Onneksi kirjanpitoa ei ole yrittäjän pakko tehdä itse, vaan voit ulkoistaa sen. Vastuu yrityksen kirjanpidon järjestämisestä on kuitenkin aina viime kädessä yrittäjällä itsellään. Kirjanpidon tärkeimmät periaatteet kannattaa siksi tuntea. Tämä artikkeli pyrkii vastaamaan kysymykseen: mitkä ovat sellaisia asioita, mitä jokaisen yrittäjän tulisi tietää kirjanpidosta?

Kirjanpito mahdollistaa muun muassa: 

• Yrityksesi taloudellisen tilanteen seuraamisen ja arvioinnin.
• Päätöksenteon perustuen talousdataan.
• Suunnitelmien toteutumisen seuraamisen.
• Verolainsäädännön ja kirjanpitolain noudattamisen.
• Yrityksen sisäisen ja ulkoisen raportoinnin. 

Tässä artikkelissa käydään tarkemmin läpi mitä kirjanpito tarkoittaa, mistä osista se koostuu ja mitkä ovat kirjanpidon keskeiset termit. Lisäksi saat myös käytännöllisiä ohjeita yrityksen kirjanpidon tekemiseen.

Yhdenkertainen kirjanpito on hyvin mahdollista tehdä myös itse, jos viitseliäisyyttä ja mielenkiintoa kirjanpitoon löytyy riittävästi. Siirry kirjanpitopohjaan tästä.

Jos etsit itsellesi kirjanpito-ohjelmaa tai olet kiinnostunut sähköisestä kirjanpidosta, hyppää artikkelin osioon: kirjanpito-ohjelmat vertailussa.

Jos etsit itsellesi kirjanpitäjää, Suomentilitoimistot.fi -sivustolta voit hakea eri hakukriteereillä itsellesi sopivia vaihtoehtoja.

Mitä on kirjanpito? 

Kirjanpito tarkoittaa erilaisten rahavirtojen säännönmukaisesta kirjaamista. Kirjanpidon tehtävänä on pitää yrityksen tulot, menot, varat ja velat ajan tasalla. Kirjanpidon avulla voidaan myös selvittää yrityksen jakokelpoisen voiton osuus sekä yrityksen varallisuusasema. 

Kirjanpito on yksi tapa kuvata, mitä yrityksessä on tietyllä aikavälillä tapahtunut; mitä on ostettu, mitä on myyty, miten varastot ovat kasvaneet ja miten velkoja on hoidettu. Yrityksen kirjanpito koostuu taseesta ja tuloslaskelmasta: tuloslaskelma kertoo toiminnan tuloksellisuuden, tase kuvaa yrityksen omaisuuden muotoa, vakavaraisuutta ja maksuvalmiutta.  

Yrityksessäsi on järjestettävä kirjanpito tavalla tai toisella, ja sinun täytyy varmistua siitä, että kirjanpito on hoidettu asianmukaisesti – lakia sekä hyvää kirjanpitotapaa noudattaen.  

Jos kirjanpito on sinulle aivan vierasta, on suositeltavaa ulkoistaa kirjanpito ja tilinpäätöksen tekeminen, koska se on samalla investointi omaan ydinliiketoimintaasi. Kun ulkoistat vieraat tehtävät toisaalle, voit itse keskittyä yrityksesi kehittämiseen. Tästä huolimatta on kirjanpidon perusteet hyvä ymmärtää edes pääpiirteittäin. 

Kahdenkertainen kirjanpito, eli kirjanpidon tilit: debit ja kredit 

Kirjanpidossa tileiksi kutsutaan erilaisia rahan lähteitä ja kohteita – on tärkeää huomata, että sillä tarkoitetaan eri asiaa kuin arkikielen (pankki)tilillä. Tiliä voidaan havainnollistaa niin sanotulla tiliristikolla, jossa tilin vasenta puolta kutsutaan nimellä debet ja oikeaa puolta nimellä kredit. Debetiin merkitään aina rahan käyttö ja kreditiin vastaavan taloudellisen tapahtuman rahan lähde, jolloin rahan käytön summa on aina sama kuin rahan lähteenkin, jos kirjanpidossa ei ole tehty virheitä. Yksi kahdenkertaisen kirjanpidon alkuperäisiä ideoita olikin nimenomaan virheiden paljastuminen automaattisesti. 

Kirjanpitoon merkittävät liiketapahtumat luokitellaan seuraavasti: 

1. Menot

Menot kirjataan rahan käyttönä Menotilien Debet-puolelle. Samalla kirjataan myös vastaavansuuruinen erä kassatilin tai muun rahoitusomaisuustilin Kredit-puolelle (,josta raha otetaan). Menot jakautuvat lyhytvaikutteisiin ja pitkävaikutteisiin (usealla tilikaudella vaikuttaviin) menoihin. 

2. Tulot 

Tulot kirjataan rahan lähteenä Tulotilien Kredit-puolelle. Samalla kirjataan myös vastaavansuuruinen erä kassatilin tai muun rahoitusomaisuustilin Debet-puolelle (,jonne saatu rahamäärä menee). 

3. Rahoitustapahtumat 

Rahoitustapahtumat aiheutuvat menoista ja tuloista johtuvista maksuista. Tämän lisäksi rahoitustapahtumia ovat omistajien sijoitukset ja luotonantajilta saadut lainat sekä näitä vastaavat palautukset, korot ja osingot. 

4. Oikaisuerät 

Edellä mainittujen tapahtumien oikaisut. Nämä ovat usein virheen korjauksia tai voivat johtua esimerkiksi alennuksista johtuvista muuttuneista rahamääristä. 

5. Siirtoerät 

Siirtoerät muodostuvat, jos tulo tai meno siirretään toiselle talousyksikölle. 

Kirjanpitovelvollisuus – milloin yrityksen on tehtävä kirjanpito? 

Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia ja yrityksen johto vastaa siitä, että kirjanpito on hoidettu asiaankuuluvalla tavalla. Kirjanpito tarkoittaa yritystoiminnan tuottojen, menojen, omaisuuden, varojen ja velkojen jatkuvaa kirjaamista sekä vuosittaisen tilinpäätöksen tekemistä.  

Kirjanpitoon kerätään kaikki liiketoiminnasta syntyvät kuitit, sopimukset ja tositteet. Kirjanpidon on oltava siten ajan tasalla, että siitä voidaan tehdä kausivero- ja muut ilmoitukset veroviranomaiselle sekä lainmukaiset ilmoitukset muuta tarkoitusta varten. Tilinpäätös tehdään neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. 

Velvoitteet kirjanpidon pitämiseen sekä tilinpäätöksen julkistamiseen riippuvat yrityksen koosta ja yritysmuodosta. Alla tärkeimmät raja-​arvot ja asiat, jotka vaikuttavat siihen, minkälaista kirjanpitoa yrittäjän tai yhtiön on pidettävä. 

Mitä suurempi yritys, sitä vaativammat ovat kirjanpito-​ ja erityisesti tilinpäätösvaatimukset. Näitä vaatimuksia ajatellen yritykset ryhmitellään seuraaviin kokoluokkiin: 

Yritys on mikroyritys, jos enintään yksi alla olevista rajoista ylittyy päättyneellä ja sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella tilinpäätöspäivänä.

• Yrityksen taseen loppusumma 350 000 euroa.
• Yrityksen liikevaihto 700 000 euroa.
• Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä.

Yritys on pienyritys, jos enintään yksi alla olevista rajoista ylittyy päättyneellä ja sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella tilinpäätöspäivänä.

• Yrityksen taseen loppusumma 6 000 000 euroa.
• Yrityksen liikevaihto 12 000 000 euroa.
• Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä.

Yritys on suuryritys, jos vähintään kaksi alla olevista rajoista ylittyy päättyneellä ja sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella tilinpäätöspäivänä.

• Yrityksen taseen loppusumma 20 000 000 euroa.
• Yrityksen liikevaihto 40 000 000 euroa.
• Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 250 henkilöä.

Pien- ja suuryrityksen väliin jäävät yritykset, joilla ylittyy vähintään kaksi pienyrityksen rajoista mutta toisaalta liikevaihto, taseen loppusumma tai henkilömäärä eivät ylitä tai ylittävät korkeintaan yhden arvon kohdalla suuryrityksen rajat. Näiden kohdalla puhutaan usein keskisuurista yrityksistä, jotka eivät voi käyttää mikro-​ tai pienyritysten helpotuksia, mutta joiden ei toisaalta tarvitse noudattaa suuryritysten vaatimuksia. 

Budjetointi, kassavirta ja tilinpäätös

Budjetointi

Yrityksen budjetointi on tärkeä osa yrityksen taloushallintoa ja sen tavoitteena on varmistaa yrityksen taloudellinen toimintakyky ja tulevaisuuden suunnitelmien toteutuminen. Budjetointi auttaa sinua seuraamaan tuloja ja menoja, jotta voit suunnitella ja hallita rahavirtoja tehokkaasti. 

Yksi merkittävä hyöty kirjanpidon ymmärtämisestä on, että sen avulla pysyt ajan tasalla siitä, miten yritykselläsi menee. Voit budjetoida kassavirtaa, arvioida toiminnan kehitystä ja huolehtia myös siitä, että yrityksesi raportointi on riittävällä tasolla. Lisäksi budjetointi antaa yritykselle mahdollisuuden varautua mahdollisiin taloudellisiin haasteisiin ja korjata niitä tarvittaessa. 

Yrityksen budjetointi ei ole pelkästään taloudellista, vaan se auttaa sinua saavuttamaan tärkeitä tavoitteita ja määrittelemään strateginen suunta. Budjetin avulla voit seurata tavoitteiden toteutumista ja tehdä tarvittavia muutoksia niiden saavuttamiseksi. Se auttaa hallitsemaan rahavirtoja, parantamaan voittomarginaalia ja saavuttamaan tavoitteitasi.

Kassavirta 

Kassavirta on yrityksen rahavirran mittari, joka kuvaa tilikauden aikana tapahtunutta rahavirran liikettä.

Kassavirta voidaan jaotella kolmeen eri luokkaan:

• Ensimmäinen on operatiivinen kassavirta, joka kuvaa yrityksen liiketoiminnan tuottamaa kassavirtaa.
• Toinen on investointikassavirta, joka kuvaa yrityksen investointeihin ja hankintoihin liittyvää kassavirtaa.
• Kolmas on rahoituskassavirta, joka kuvaa yrityksen rahoituskuluja ja rahoituksen hankintaa.

Riippumatta yrityksesi toimialasta voi sen toiminnan yksinkertaistaa niin, että se ostaa ja myy tavaraa tai palveluja, joista vastaanotetaan ja suoritetaan maksuja. Näitä myyntejä, ostoja ja rahasuorituksia kutsutaan liiketapahtumiksi – ne kertovat, millaista transaktioita yritystoimintasi pyörittämiseksi on tehty. Jotta nämä transaktiot olisivat jälkikäteen todennettavissa, jää niistä aina erilaisia tositteita, joiden pohjalle kirjanpito perustuu. 

Kun yritys ostaa tuotteita myytäväksi, syntyy siitä ensin ostolasku tai käteiskuitti. Kun yritys myy tuotteen tai palvelun omalle asiakkaalleen, on sen todentava tosite myyntilasku. Tositteen pohjalta tehdään kirjaus kirjanpitoon. Jos yrittäjänä teet kirjanpidon itse, teet kirjauksen alusta loppuun itse. Jos olet ulkoistanut kirjanpidon, täytyy sinun huolehtia siitä, että tosite päätyy kirjanpitäjälle. 

Tilinpäätös

Kirjanpitäjä tekee tositteen perusteella kirjauksen kirjanpitoon. Tosite kertoo hänelle liiketapahtuman sisällön. Kirjausten perusteella laaditaan tilinpäätös, joka sisältää keskeisinä osina tuloslaskelman ja taseen. Tilinpäätöksen pohjalta tehdään myös yrityksen tuloveroilmoitus. Liiketapahtumien käsittely on pitkälti automatisoitua, mutta kirjanpitäjän asiantuntemus on tarpeen monessa kohdin, esimerkiksi automatisointisääntöjä luotaessa, oikeiden veroratkaisujen suunnittelussa sekä johtopäätösten ja suositusten laatimisessa yrittäjän käyttöön. 

Tilinpäätös on laskelma ja tilinpäätösasiakirjojen kokonaisuus, joka selvittää yrityksen tai organisaation tuloksen ja varallisuusaseman. Tilinpäätös laaditaan aina tilikausittain (normaalisti 12 kk) ja se tulee toimittaa kaupparekisteriin kahden kuukauden kuluessa tilinpäätöksen vahvistamisesta. Lue kattava artikkelimme aiheesta: Tilinpäätös – mikä se on, milloin se pitää laatia ja miksi?

Pienyrityksen kirjanpito – yhdenkertainen kirjanpito 

Kahdenkertaisen kirjanpidon, joka esiteltiin aiemmin, lisäksi pienet yritykset voivat tehdä kirjanpitonsa yhdenkertaisena. Se on kirjanpitoa yksinkertaisimmillaan – kirjaukset voidaan tehdä esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla allekkain. Yhdenkertainen kirjanpito on maksuperusteista, eli kirjaukset tehdään rahaliikenteen mukaan. Tapahtuman ajankohta on kirjanpidossa siis se hetki, jolloin maksu maksetaan. 

Jos seuraavista kriteereistä täyttyy korkeintaan yksi, voi toiminimi tehdä kirjanpitonsa yhdenkertaisena: 

• Taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa.
• Liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa.
• Yrityksen palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.

Halutessaan yksityinen elinkeinoharjoittaja voi kuitenkin aina tehdä kirjanpitonsa myös kahdenkertaisena. 

Yhdenkertainen kirjanpitopohja 

Yhdenkertainen kirjanpito on hyvin mahdollista tehdä myös itse, jos viitseliäisyyttä ja mielenkiintoa kirjanpitoon löytyy riittävästi.  

Tällä sivulla annamme sinulle ohjeet ja ilmaisen excel-pohjan yhdenkertaisen kirjanpidon tekemiseen.

Maksuperusteinen vai suoritusperusteinen kirjanpito  

Pienet yritykset, joiden liikevaihto on alle puoli miljoonaa, voivat tehdä kirjanpitonsa maksuperusteisesti. Vuoden 2017 alusta lähtien avoinna olleen mahdollisuuden tavoite on auttaa pieniä yrityksiä parantamaan maksuvalmiuttaan. Monille pienyrittäjille kuvio on valitettavan tuttu. Yrityksen laskuihin, veroihin ja muihin menoihin tarvittaisiin rahaa, mutta sitä ei ole tilillä riittävästi. Töitä on tehty, palveluja on myyty ja rahaa on tulossa, mutta laskujen yhä pitenevien maksuaikojen vuoksi maksuvalmius on hetkellisesti heikko.    

Mitä maksuperusteinen kirjanpito tarkoittaa? 

Kirjanpito on mahdollista hoitaa suorite- tai maksuperusteisesti. Valinnalla on väliä, koska peruste vaikuttaa siihen, milloin yrityksesi tulot ja menot merkitään kirjanpitoon. 

Maksuperusteisessa mallissa tulot ja menot merkitään kirjanpitoon sille samalle päivälle, jolloin yrityksen tilille tulee tai sieltä lähtee rahaa, eli heti kun saat asiakkaaltasi suorituksen tai kun yrityksesi maksaa laskun. Yrityksesi maksuvalmius paranee, sillä arvonlisäveron maksupäivä lasketaan vasta siitä päivästä, jolloin yritys saa suorituksen tililleen. 

Maksuperusteisen kirjanpidon käyttäminen edellyttää yritykseltä seuraavaa: 

• Kyseessä on toiminimi, tai 
• Yrityksen tilikauden liikevaihto on enintään 500 000 euroa. 

Mitä suoriteperusteinen kirjanpito tarkoittaa? 

Suoriteperusteisessa kirjanpidossa merkitystä on sen sijaan palvelun ajankohdalla, tavaran luovituksella tai sen vastaanottamisella. Tämä malli on niin sanottu tavallinen tapa tehdä kirjanpitoa. Sen etuna on taloustilanteen helppo seuranta, kun koko ajan tiedetään, milloin rahaa on tulossa yritykseen sisään ja milloin sitä on lähdössä ulospäin.    

Yrityksen tilinpäätös tulee tehdä aina suoriteperusteisesti.  

Maksuperusteinen alv-menettely tuo turvaa pienyritykselle 

Maksuperusteisen mallin merkittävä etu pienyrityksille paljastuu arvonlisäveron käsittelystä. Maksuperusteisessa menettelyssä myyntien ja ostojen alvien maksupäivä lasketaan hetkestä, jolloin raha aktuaalisesti saapuu yrityksen tilille. Veroja ei tarvitse maksaa siis ennen kuin tilillä on, millä maksaa. Suoriteperusteisessa mallissa sen sijaan on mahdollista, että laskuun liittyvän arvonlisäveron eräpäivä koittaa, vaikka asiakas ei ole vielä maksanut laskuaan. Pienyrittäjän näkökulmasta maksuperusteisuus voi olla merkittävä parannus ja oiva mahdollisuus maksuvalmiuden parantamiseen. 

Hyvä kirjanpitotapa – mitä tarkoittaa hyvä kirjanpitotapa? 

Hyvä kirjanpitotapa tarkoittaa kirjanpitolakia ja -asetusta täydentäviä periaatteita ja sääntöjä kirjanpidossa sekä tilinpäätöksen laadinnassa noudatettavista menettelytavoista. Kysymys on myös ohjeista kirjanpitolain oikeasta soveltamisesta. 

Hyvän kirjanpitotavan keskeisin lähde on Kirjanpitolautakunnan lausunnot ja yleisohjeet. Kirjanpitolautakunta (KiLa) ylläpitää voimassa olevia yleisohjeita ja lausuntoja. Muita hyvän kirjanpitotavan lähteitä ovat yhteisölainsäädäntö ja EU-direktiivit sekä kansainväliset tilinpäätösstandardit, kuten IFRS. 

Toiminimen kirjanpito itse vai ulkoistamalla? 

Usein tämä on yksi ensimmäisistä kysymyksistä, mitä aloittava yrittäjä pohtii: tehdäkö toiminimen kirjanpito itse vai pitäisikö hankkia kirjanpitäjä? Yleisin syy tehdä toiminimen kirjanpito itse on rahansäästö, mutta toisaalta kirjanpito voi viedä paljon aikaa ja etenkin vasta-alkajalle mahdollisten virheiden selvittely voi olla isokin haaste. Paljon riippuu yrityksen toiminnan luonteesta, omasta osaamistasosta ja oppimishalusta sekä riskinsietokyvystä.  

Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että pienelle yritykselle kirjanpidon ulkoistaminen on edullista ja se mahdollistaa varsinaiseen liiketoimintaan keskittymisen. Jos olet perustamassa osakeyhtiötä eikä sinulla ole perustason ymmärrystä kirjanpidosta, voi olla fiksua ottaa kirjanpitäjä heti alusta asti mukaan. Jos kirjanpito tuntuu luontevalta ja yrittämisen aloittaa toiminimellä, voi kirjanpidosta selvitä aivan hyvin itse. 

On kuitenkin suositeltavaa ajatella kirjanpitäjää myös taloudellisena neuvonantajana, jolla on paljon osaamista yleisimmistä yrittäjän kohtaamista haasteista. Hyvä kirjanpitäjä auttaa keskittymään oikeisiin asioihin ja tukee silloin, kun suunta on hukassa. Parhaimmillaan kirjanpitäjä onkin yrittäjän luottokumppani, joka mahdollistaa menestyksen. Lue lisää aiheesta Yrityksen perustaminen –nettisivuilta: Kannattaako yksityisen elinkeinonharjoittajan tehdä kirjanpitonsa itse? 

Kirjanpidon hinta – mitä kirjanpito maksaa toiminimelle tai osakeyhtiölle? 

Usein kirjanpidon ulkoistamista epäröidään, sillä sen kustannukset eivät ole selvillä, tai niiden suuruus pelottaa. Pohdinnan vaikeutta ei vähennä se, että tarkkoja lukuja kirjanpitohinnoista on välillä vaikea hahmottaa edes hinnastojen lukuja syynäämällä. 

Mitä kirjanpito sitten maksaa pienyrittäjälle? Tähän ei ole yhtä yksittäistä vastausta, koska yrityksiä on niin moneen lähtöön. Voit saada kirjanpidon kiinteään läpinäkyvään hintaan noin 50 € / kk – 100 € / kk, tai voit joissain tapauksissa ottaa kirjanpidon perustuen tunti- tai tositemäärään. 

Useimmiten tilitoimistot veloittavat erikseen työllistävämmistä tehtävistä kuten tilinpäätöksen tekemisestä. Kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin, ettei kirjanpitokustannuksesi nousisi tarpeettomasti: 

• Teetkö ahkerasti ulkomaankauppaa? Se voi aiheuttaa lisähommia kirjanpitäjällesi. 
• Kryptovaluutat voivat olla tulevaisuutta, mutta kirjanpitäjällesi ne aiheuttavat kosolti harmaita hiuksia. 
• Käytettyjen tavaroiden kauppa voi aiheuttaa kirjanpitäjällesi ylimääräistä näpertelyä.
• Ostatko ja myytkö kaiken käteisellä? Ehkä Saksassa, mutta Suomessa verkkolaskutuksessa on automaatioon perustuvat etunsa. 
• K.I.S.S., eli Keep It Simple Stupid on hyvä ohjenuora esimerkiksi pankkitilien hallinnointiin. Tarvitsetko todella neljää eri tiliä yrityksellesi, vai olisiko sinulle ja kirjanpitäjällesi helpompaa, että kaikki yrityksesi rahaliikenne hallinnoidaan yhdellä, kirjanpito-ohjelmaan liitetyllä tilillä? 

Lue kattava artikkeli Yrityksen perustaminen –sivustolta aiheesta: Mitä uuden yrittäjän tai yrityksen kirjanpito maksaa?  

Suomentilitoimistot.fi -sivustolta löydät sadoittain tilitoimistoja, joihin voit ottaa suoraan yhteyttä ja neuvotella hinnasta. 

Sähköinen kirjanpito – ohjelmat vertailussa 

Teitpä sitten kirjanpitosi itse tai ulkoistat sen kirjanpitäjäsi hoidettavaksi, sähköisellä kirjanpito-ohjelmalla hoidat rutiinit helposti ja aikaa säästäen. 

Kirjanpidon huolelliseen organisoimiseen kannattaa panostaa. Sähköisen taloushallinnon ohjelmiston avulla kirjanpito onnistuu yhdessä ohjelmistossa alusta loppuun saakka. Esimerkiksi myynti- ja ostolaskujen käsittely, matkalaskut ja palkanmaksu onnistuvat yhdestä ohjelmasta. 

Myös automaattinen tilinpäätös, raportointi ja yritykselle tärkeiden taloudellisia tietoja arkistointi hoitu helposti. Kirjanpito-ohjelmat ovat saatavilla erilaisilla kustannuksilla ja ominaisuuksilla, joten kannattaa valita ohjelma, joka sopii tarpeisiisi parhaiten. Jotkut ohjelmat tarjoavat perusominaisuudet, kun taas toiset tarjoavat monia lisäominaisuuksia, kuten integraatioita muihin taloushallinnon työkaluihin. 

Tässä Yrityksen perustaminen –sivuston artikkelissa on vertailtu seitsemää kirjanpito-ohjelmaa aloittavalle yrittäjälle.

• Johtaminen ja raportointi
• Lainsäädäntö ja verotus
• Sähköinen taloushallinto
• Tilitoimisto
• Yrityksille

Jussi Räsänen

Jussi työskentelee Procountorilla kynäseppona. Otan hyvin mielelläni palautetta ja asiantuntijakommentteja vastaan jussi.rasanen[at]finago.com tai LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/jussi-r%C3%A4s%C3%A4nen-66859a35/