Ostolaskut ja niiden käsittely – tärkeimmät vinkit ja työkalut

Ostolaskut ovat tärkeä osa yrityksesi kirjanpitoa ja taloushallintoa. Ostolaskujen käsittely tarkoittaa laskujen tarkistamista, tallentamista ja hyödyntämistä. Sillä varmistetaan, että yritys saa maksettua laskunsa ajallaan.

Ostolaskujen seuranta auttaa sinua pitämään menot kurissa ja varmistamaan, että kaikki ostot ovat budjetin puitteissa. Niiden avulla voidaan myös seurata yrityksen taseen kehitystä ja varmistaa, että kaikki ostot ovat kirjanpidossa. Ostolaskulla voidaan myös vahvistaa yrityksen saamat alennukset tai laskutetut kulut.

Ostolaskun käsittelyyn on useita eri tapoja. Perinteisesti ostolaskut käsitellään manuaalisesti, eli käsin. Tämä on aikaa vievää ja alttiina virheille. Nykyään yhä useammat yritykset käyttävät sähköistä ostolaskujen käsittelyä, joka tekee prosessista nopeamman ja vähemmän virhealttiin.

Sähköinen ostolaskujen käsittely on helppoa ja tehokasta. Ostolaskut voidaan lähettää tai vastaanottaa verkkolaskuina suoraan yrityksen taloushallinto-ohjelmaan, jolloin niiden käsittely on nopeaa ja virheetöntä. Ostolaskujen sähköinen käsittely mahdollistaa myös automaattisen kirjanpidon ja raportoinnin. Lisäksi tekoäly analysoi laskut ja ehdottaa tiliöintejä nopeuttaen koko prosessia merkittävästi.

Ostolaskujen vastaanotto ja käsittely

Ostolaskujen käsittely on tärkeä osa yrityksen taloushallintoa, sillä se auttaa varmistamaan, että maksat vain oikeat laskut oikeaan aikaan. Selkeät säännöt ja prosessit laskujen vastaanottamiseen ja tarkistamiseen auttavat varmistamaan, että laskut käsitellään tehokkaasti.

Ostolaskujen käsittely etenee tyypillisesti näin:

• laskun vastaanotto (verkkolasku, PDF, skannattu tai paperinen lasku)
• laskun tarkistus (oikea hinta, tuote/palvelu, laskun saaja, viitetiedot)
• tiliöinti (kirjanpitotili, ALV)
• hyväksyntäkierto
• maksu
• kirjanpito ja arkistointi.

Perinteisesti ostolaskujen käsittely vaatii useita manuaalisia vaiheita, kuten toimittajan tunnistus, oikean kirjanpitotilin valinta, ALV-käsittelyn määrittely ja laskun reititys hyväksyjälle. Kun laskumäärät kasvavat, prosessi kuormittaa yritystä nopeasti ja sitoo merkittävän ajan taloushallinnon ajasta. Kyse on pitkälti toistuvasta työstä, joka voidaan automatisoida tekoälyllä.

Vuonna 2020 voimaan astunut verkkolaskulaki koskee sekä julkishallintoa että yrityksiä. Lain myötä yrityksillä on oikeus vaatia laskut verkkolaskuina. Lain myötä laskun vastaanottajalla on oikeus jättää maksamatta laskut, jotka tulevat paperisena tai PDF-muodossa, jos laskun toimitustavasta on erikseen sovittu tai on pyydetty verkkolaskua.

Sähköisten ostolaskujen vastaanotto on helppoa ja nopeaa, sillä laskut voit lähettää ja tarkistaa suoraan laskutusohjelmassa. Tämä vähentää paperin käyttöä ja nopeuttaa prosessia huomattavasti verrattuna perinteiseen paperilaskujen vastaanottoon. Verkkolaskujen vastaanotto on tehokas, aikaa säästävä ja ympäristöystävällinen tapa hallinnoida yrityksesi ostolaskuja. Lisäksi ostolaskujen käsittely onnistuu näppärästi mobiilisti.

Lue lisää ostolaskujen käsittelystä Procountorilla.

Miten tekoäly auttaa ostolaskujen käsittelyssä?

Tekoäly tehostaa merkittävästi ostolaskukäsittelyn manuaalista työtä.

Tekoälyn avulla voidaan

• tulkita laskun sisältö automaattisesti
• tunnistaa toimittaja ja kulutyyppi
• tehdä tiliöintiehdotuksia
• ohjata lasku oikealle hyväksyjälle.

Tekoäly hyödyntää historiadataa ja oppii jatkuvasti, jolloin sen tarkkuus paranee ajan myötä.

Tekoäly Procountorissa

Procountorissa tekoäly on osa taloushallinnon arkea ja varsikin ostolaskujen käsittelyssä siitä on merkittävä hyöty.

Procountor Junior on AI-ominaisuus, mikä

• käy läpi ostolaskun tiedot lasku- ja rivitasolla
• tekee automaattisia tiliöintiehdotuksia
• ehdottaa kirjanpitotiliä, ALV-statusta ja vähennysprosenttia
• oppii aiemmista kirjauksista ja parantaa tarkkuutta jatkuvasti.

Procountor Junior pystyy käsittelemään suuria laskumääriä tehokkaasti ja kirjanpito muuttuu entistä reaaliaikaisemmaksi.

Lue lisää tekoälystä Procountorissa.

Yhteistyö ostolaskuissa tilitoimiston kanssa

Yhteistyö tilitoimiston kanssa alkaa usein sillä, että tilitoimisto tutustuu yrityksesi nykyisiin prosesseihin ja auttaa niiden parantamisessa. Tämä voi sisältää esimerkiksi järjestelmien ja prosessien automatisoimista sekä käytännön neuvoja ja ohjeita ostolaskujen käsittelyn parantamiseen.

Tilitoimisto voi myös tarjota apua ostolaskujen tarkastamisessa ja hyväksymisessä. Kirjanpitäjä voi esimerkiksi tarkastaa ostolaskut ennen niiden hyväksymistä.

Kirjanpitäjä voi tarjota apua myös ostolaskujen arkistoinnissa ja niiden kirjanpidollisessa käsittelyssä tai raportoinnissa. 

Etsitkö itsellesi kirjanpitäjää? Löydät tilitoimiston kätevästi Suomen tilitoimistot -sivustolta yli tuhannen tilitoimiston joukosta.

Sähköinen ostoreskontran hallinta

Ostoreskontra tarkoittaa kokonaisuutta, jossa seurataan yrityksen ostolaskuja, eräpäiviä ja maksuja. Ostoreskontra varmistaa, että laskut käsitellään oikein ja maksetaan ajallaan. Kun laskutus hoidetaan sähköisesti, ostoreskontra päivittyy automaattisesti, mikä helpottaa hallintaa ja varmistaa ajantasaisen näkyvyyden yrityksen menoihin.

Miksi sähköinen ostoreskontra kannattaa?

• Parempi näkyvyys: Seuraa eräpäiviä ja kassavirtaa reaaliaikaisesti.
• Automaattinen aineistonhallinta: Laskut ja niihin liittyvät dokumentit tallentuvat turvallisesti yhteen paikkaan.
• Sujuvampi prosessi: Hyväksyntä ja maksaminen onnistuvat ilman manuaalista tiedonsiirtoa.

Ostolaskujen arkistointi ja raportointi

Ostolaskujen arkistointi tarkoittaa niiden tallentamista ja säilyttämistä järjestelmällisesti, jotta niitä voidaan tarvittaessa tarkastella tai käyttää raportoinnissa.

Ostolaskujen arkistointi on tärkeää, sillä se mahdollistaa jälkikäteen yrityksen menojen seurannan ja varmistaa, että kaikki ostot ovat tarkoituksenmukaisia ja että sopimuksia noudatetaan. Ostolaskujen tulisi olla arkistossa selkeitä ja luettavissa. Yrityksen kirjanpito-ohjelma helpottaa ostolaskujen arkistoinnin hallintaa.

Raportointi puolestaan auttaa sinua ymmärtämään menoja ja tekemään päätöksiä tulevaisuuden toiminnan suunnitteluun. Raportoinnissa voidaan esittää tietoja esimerkiksi yrityksesi kuluerien jakaumasta eri kategorioihin tai eri ajanjaksoille. Tällä tavalla voit nähdä, missä kohdin menoja on mahdollista säästää tai missä kohdin on tarvetta lisätä investointeja.

Yhteenvetona ostolaskujen arkistoinnilla ja raportoinnilla varmistetaan että pystyt seuraamaan menoja ja raportoinnilla pystyt tekemään tietoon perustuvia päätöksiä tulevaisuuden toiminnan suunnitteluun.

• Procountor
• Sähköinen taloushallinto
• Yrityksille

Jussi Räsänen

Jussi Räsänen, KTM, työskentelee Finago Procountorilla tuotemarkkinointipäällikkönä ja kirjoittaa taloushallinnon automaatiosta sekä muuttuvan sääntelyn vaikutuksista yritysten arkeen. Hänellä on erityinen kiinnostus talouden, työelämän ja lainsäädännön rajapintoihin. Jussi seuraa aktiivisesti taloushallinnon kehitystä ja uusia regulaatiovaatimuksia. Palaute ja asiantuntijakommentit: jussi.rasanen[at]finago.com