Kirjanpitolaki lyhyesti – ainakin nämä asiat yrittäjän pitää tietää

Vastuu yrityksen kirjanpidon järjestämisestä ja kirjanpitoaineistojen oikeellisuudesta on aina viime kädessä yrittäjällä itsellään. Kirjanpitolaki ja sen keskeiset periaatteet kannattaa siksi tuntea, vaikka olisitkin ulkoistanut kirjanpidon tekemisen tilitoimistolle.

Perusasiat ymmärtämällä helpotat yhteistyötä kirjanpitäjän kanssa ja saat tilitoimiston palveluista enemmän irti. Saatat huomata hyödyt myös säästettynä aikana ja rahana.

Tässä artikkelissa käymme tiivistetysti läpi olennaisimpia kirjanpitolakiin liittyviä asioita pienyrittäjän näkökulmasta.

Yritysten ja yrittäjien kirjanpitovelvollisuus pohjautuu kirjanpitolakiin. Käytännössä kirjanpidon tekemiseen vaikuttavat kuitenkin myös monet muut lait, asetukset ja ohjeistukset, kuten esimerkiksi:

• arvonlisäverolaki
• osakeyhtiölaki ja muita yhtiömuotoja koskevat lait
• laki elinkeinotulon verottamisesta
• kirjanpitoasetus ja kirjanpitolautakunnan yleisohjeet.

Kirjanpitolaki luo kuitenkin perustan sille, mitä asioita kirjanpidossa vähintään on huomioitava. 

Pienyrittäjän kannalta olennaisimmat kirjanpitolain pykälät liittyvät muun muassa tilinpäätöksen laatimisvelvoitteeseen ja sisältöön, tositteisiin sekä kirjanpitoaineiston säilyttämiseen.

Kirjanpitovelvollisuus

Kirjanpitovelvollisuus tarkoittaa yksinkertaistetusti sitä, että yritystoiminnan tuloista, menoista, varoista ja veloista on pidettävä kirjaa. Kirjanpidon pohjalta yritykselle laaditaan tilinpäätös. Kirjanpitovelvollisuuteen sisältyy myös se, että kirjanpidon aineistoja on säilytettävä vähintään kirjanpitolain vaatima aika.

Kirjanpitovelvollisia ovat lähtökohtaisesti kaikki yritykset, yhdistykset, säätiöt sekä yritystoimintaa harjoittavat luonnolliset henkilöt, kuten toiminimiyrittäjät. 

Poikkeuksiakin on: kirjanpitovelvollisuus ei koske esimerkiksi maatilataloutta tai kalastusta harjoittavia luonnollisia henkilöitä. Käytännössä heidänkin on silti tehtävä toiminnastaan muistiinpanoja verottajaa varten.

Kirjanpitovelvollisuus alkaa, kun liiketoimintaa ryhdytään harjoittamaan. Oikein laadittu kirjanpito muodostaa pohjan sille, että yrittäjä tai yritys päätyy maksamaan oikean määrän veroja.

Kirjanpitoa ei kuitenkaan tehdä vain verottajaa varten, vaan sen pohjalta laadituista ennusteista ja raporteista on hyötyä yrittäjälle itselleenkin. Myös rahoittajat, tavarantoimittajat ja muut vastaavat sidosryhmät osaavat arvostaa huolellisesti laadittua kirjanpitoa.

Yritysmuoto ja yritystoiminnan koko vaikuttavat kirjanpito- ja tilinpäätösvaatimuksiin. Tietyissä tilanteissa kirjanpito voidaan esimerkiksi laatia yhdenkertaisena eikä tilinpäätös ole pakollinen.

Yhdenkertainen ja kahdenkertainen kirjanpito

Kirjanpitovelvollisten yrittäjien ja yritysten on lähtökohtaisesti pidettävä aina kahdenkertaista kirjanpitoa. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa kaikista kirjanpidon tapahtumista tehdään merkintä vähintään kahdelle kirjanpidon tilille. 

Kirjaus tehdään toisen tilin oikealle puolelle (kredit) ja toisen tilin vasemmalle puolelle (debet). Kredit kertoo, mistä raha on peräisin ja debet osoittaa, mihin se kohdistuu. Kirjanpidosta on koko ajan nähtävissä, mihin rahaa on käytetty, mistä sitä on tulossa ja mitä laskuja yrityksellä on maksamatta. Tulojen ja menojen lisäksi myös varat ja velat ovat helposti tarkasteltavissa.

Kahdenkertainen kirjanpito on reaaliaikaista verrattuna yhdenkertaiseen kirjanpitoon, jossa kirjaukset tehdään sitä mukaa, kun rahaa tulee tilille tai lähtee sieltä. Yhdenkertainen kirjanpito on näin ollen maksuperusteista.

Kirjanpitolaki sallii yhdenkertaisen kirjanpidon vain toiminimiyrittäjille, joilla korkeintaan yksi seuraavista ehdoista on täyttynyt päättyneellä sekä sitä edeltäneellä tilikaudella:

• taseen loppusumma yli 100 000 euroa
• liikevaihto tai sitä vastaava tuotto yli 200 000 euroa
• palveluksessa keskimäärin yli kolme henkilöä.

Tilitoimistot tekevät käytännössä aina myös toiminimiyrittäjien kirjanpidot kahdenkertaisina. Yhdenkertainen kirjanpito sen sijaan on varsin tavanomainen valinta, jos toiminimiyrittäjä päättää tehdä kirjanpitonsa itse esimerkiksi Excelissä.

Tilikausi kirjanpitolaissa

Kirjanpitolaki määrittää yrityksen tilikauden pituudeksi 12 kuukautta. Yritystoiminnan alussa, lopussa tai tilinpäätösajankohtaa muutettaessa tilikausi voi kuitenkin olla vuotta lyhyempi tai pidempi ajanjakso. Enimmäiskesto tilikaudelle on 18 kuukautta.

Varsin monilla yrityksillä tilikausi on kalenterivuosi. Kahdenkertaista kirjanpitoa pitävillä yrityksillä tilikausi voi kuitenkin olla muukin 12 kuukauden pituinen ajanjakso. 

Yhdenkertaista kirjanpitoa tekevillä toiminimiyrittäjillä tilikausi on aina kalenterivuosi ja tilikauden enimmäispituus on 12 kuukautta.

Jos kirjanpitovelvollisella on useita liikkeitä, niillä kaikilla on kirjanpitolain mukaan oltava sama tilikausi.

Mikroyritys, pienyritys ja suuryritys kirjanpitolaissa

Kirjanpitolaissa on erikseen määritelty rajat mikroyrityksille, pienyrityksille ja suuryrityksille. Yrityksen kokoluokkaa koskevat rajat vaikuttavat muun muassa tilinpäätösvaatimuksiin. 

Suuryritysten on sisällytettävä tilinpäätökseen rahoituslaskelma ja laadittava toimintakertomus. Mikroyrityksiksi luokiteltavilta toiminimiyrittäjiltä puolestaan ei vaadita tilinpäätöstä.

Mikroyrityksen rajat

Mikroyrityksen määritelmän täyttää kirjanpitovelvollinen, jolla sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella ylittyi enintään yksi seuraavista rajapyykeistä tilinpäätöspäivänä:

• taseen loppusumma 350 000 euroa
• liikevaihto 700 000 euroa 
• palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä tilikauden aikana.

Pienyrityksen rajat

Pienyrityksen määritelmän täyttyminen puolestaan edellyttää, että enintään yksi seuraavista rajoista ylittyi päättyneellä ja sitä edeltäneellä tilikaudella:

• taseen loppusumma 6 miljoonaa euroa
• liikevaihto 12 miljoonaa euroa 
• palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä tilikauden aikana.

Suuryrityksen rajat

Suuryritykseksi luokitellaan sellainen kirjanpitovelvollinen, jonka päättyneellä ja sitä edeltäneellä tilikaudella ylittyi vähintään kaksi seuraavista arvoista:

• taseen loppusumma 20 miljoonaa euroa 
• liikevaihto 40 miljoonaa euroa 
• palveluksessa keskimäärin 250 henkilöä tilikauden aikana.

Kirjanpitolaki: liiketapahtumien kirjaaminen

Aina kun yritystoiminnassa liikkuu rahaa, tapahtumasta tulisi löytyä maininta kirjanpidosta. Liiketapahtumina kirjanpitoon merkitään tulot ja menot sekä rahoitustapahtumat ja niiden oikaisu- ja siirtoerät. Kirjanpito on järjestettävä niin, että kirjaukset ovat tarkasteltavissa aika- ja asiajärjestyksessä. 

Pääsääntöisesti liiketapahtumat merkitään kirjanpitoon suoriteperusteisesti. Se tarkoittaa, että kirjaukset tehdään, kun myyty tai ostettu tuote tai palvelu vastaanotetaan tai luovutetaan asiakkaalle.

Kirjanpitolaki sallii tulojen ja menojen kirjaamisen myös laskuperusteisesti tai maksuperusteisesti. 

• Laskuperustetta käytettäessä kirjaukset tehdään laskussa olevan päivämäärän mukaan. 
• Maksuperusteisuus puolestaan tarkoittaa, että tulot ja menot kirjataan, kun yrityksen tilille tulee tai sieltä lähtee rahaa. 

Toiminimiyrittäjille sallittu yhdenkertainen kirjanpito on maksuperusteista. Maksuperustetta sovellettaessa yritystoiminnan senhetkiset ostovelat ja myyntisaamiset on kuitenkin aina voitava selvittää.

Kirjanpitolaki määrää, että käteismaksut on kirjattava viipymättä. Muutoin kirjausten takaraja pohjautuu pitkälti arvonlisäverotuksen määräaikoihin. Arvonlisäveroilmoitus laaditaan kirjanpitomerkintöjen pohjalta, ja suurin osa yrityksistä antaa alv-ilmoituksen joka kuukausi.

Tositteet kirjanpidossa kirjanpidolain mukaan

Kirjanpitoon tehtävät kirjaukset todennetaan asianmukaisilla tositteilla. Tavanomaisimpia esimerkkejä tositteista ovat kuitit sekä osto- ja myyntilaskut. 

Tositteet on päivättävä ja numeroitava tai muulla tavalla yksilöitävä. Kirjanpitomerkinnän, tositteen ja liiketapahtuman yhteyden tulee olla ongelmitta todennettavissa jälkikäteen. Tällöin puhutaan audit trailista eli aukottomasta kirjausketjusta.

Tärkeintä tositteessa on sen tietosisältö. Ostoa tai myyntiä koskevasta tositteesta on tultava selkeästi ilmi, mitä tuotteita tai palveluita on myyty tai ostettu, milloin ja mihin hintaan. Pakolliset laskumerkintävaatimukset on lueteltu tarkemmin arvonlisäverolaissa.

Välillä tositteen sisältämiä tietoja voi olla syytä täydentää itse. Esimerkiksi kaikkien ostojen kohdalla ei välttämättä ole itsestäänselvyys, miten kyseinen hankinta liittyy yrityksen liiketoimintaan. Tällöin asiasta on annettava selvitys kirjanpitäjälle, jotta hän voi kirjata tapahtuman kirjanpitoon. 

Monesti tosite koostuu useammasta kuin yhdestä asiakirjasta. Esimerkiksi myyntilaskujen kohdalla luettelo myydyistä tavaroista toimitusaikoineen saatetaan laskun sijaan merkitä erilliselle lähetteelle. Tässä tapauksessa myös lähete tarvitaan osaksi tositeaineistoa.

Välillä kirjanpitoon tehtäviä merkintöjä voi myös olla tarve korjata tai täydentää, eikä merkintää voida todentaa ulkopuolisen tahon antamalla tositteella. Tällöin yrittäjä tai hänen kirjanpitäjänsä voi itse laatia muistiotositteen, joka on varmennettava asianmukaisella tavalla. Muistiotosite voi koskea esimerkiksi sitä, miten yrityksen tekemä hankinta jaksotetaan kirjanpidossa pidemmälle ajanjaksolle.

Tositemerkintöihin ja tositteiden toimittamiseen liittyvät epäselvyydet tai viivästykset ovat yleinen syy, jonka takia pienyrittäjän kirjanpidon hinta saattaa joskus nousta ennakoitua suuremmaksi. Siksi tositteisiin liittyvät käytännöt kannattaa aina käydä tarkasti läpi kirjanpitäjän kanssa heti yhteistyön alussa.

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen ja säilytysajat

Kirjanpito ja sen sisältämä tositeaineisto on säilytettävä siten, että aineistot ovat tarvittaessa helposti tarkasteltavissa ja tulostettavissa. Kirjanpidon säilytys voidaan toteuttaa sähköisesti, paperilla tai näiden yhdistelmänä.

Kirjanpitolaissa määritelty kirjanpitoaineiston säilytysaika on pääsääntöisesti vähintään 6–10 vuotta aineistolajista riippuen.

Kuusi vuotta säilytettävää aineistoa ovat tositteet, kuten myynti– ja ostolaskut, matkalaskut, palkkalaskelmat ja tiliotteet. Säilytysaika lasketaan sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyy.

Sen sijaan tilinpäätökset, toimintakertomukset, kirjanpidot, tililuettelot sekä luettelot kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymispäivästä lukien.

Mainitut määräajat ovat vähimmäisaikoja. Monia aineistoja voi olla perusteltua säilyttää pidempäänkin. Kirjanpitolain lisäksi myös muu lainsäädäntö voi asettaa vaatimuksia aineistojen säilytykselle. Esimerkiksi arvonlisäverolaissa on mainittu, että kiinteistöinvestoinnin suorittamiseen liittyvät laskut ja tositteet on pidettävä tallessa vähintään 13 vuotta.

Tilinpäätös kirjanpitolaissa

Kirjanpitolaki säätelee niin tilinpäätöksen laatimisvelvoitetta kuin sisältöä. Lyhyesti ilmaistuna tilinpäätös tarkoittaa tilikaudelta laadittavaa laskelmaa, joka kertoo yrityksen tuloksen ja varallisuusaseman.

Kenet laki velvoittaa laatimaan tilinpäätöksen?

Lähtökohtaisesti tilinpäätösvelvoite koskee kaikkia yrityksiä. Poikkeuksen muodostavat yksityiset elinkeinonharjoittajat eli toiminimiyrittäjät. 

Heiltä vaaditaan tilinpäätös vain, jos tilikausi on muu kuin kalenterivuosi tai vähintään kaksi seuraavista ehdoista täyttyy kahdella peräkkäisellä tilikaudella.

• taseen loppusumma yli 350 000 euroa
• liikevaihto yli 700 000 euroa
• palveluksessa tilikauden aikana on keskimäärin yli 10 henkilöä.

Yleensä tilitoimistot laativat aina tilinpäätöksen myös toiminimiasiakkaille, vaikka laki ei siihen pakottaisikaan. 

Liiketoiminnasta tarvitaan joka tapauksessa tilinpäätöstasoista tietoa veroilmoituksen tekemistä varten. Toiminimiyrittäjä saattaa tarvita tilinpäätöstä myös liiketoimintansa rahoitus- tai lupa-asioita hoitaessaan tai henkilökohtaisissa tarkoituksissa, kuten asuntolainaa hakiessaan.

Tilinpäätöksen sisältö

Kirjanpitolaki määrittää, että tilinpäätöksen sisältö koostuu:

• taseesta, joka kuvaa yrityksen taloudellista asemaa tilinpäätöspäivänä
• tuloslaskelmasta, joka kuvaa yrityksen tuloksen muodostumista
• taseen ja tuloslaskelman liitetiedoista.

Suuryritysten ja yleisen edun kannalta merkittävien yhteisöjen (esim. pankit ja vakuutusyhtiöt) tilinpäätösten tulee sisältää myös rahoituslaskelma liitteineen. Rahoituslaskelma selvittää yrityksen varojen hankintaa ja niiden käyttöä.

Lisäksi tilinpäätökseen on liitettävä toimintakertomus, jos kyseessä on:

• julkinen osakeyhtiö 
• osuuskunta tai osakeyhtiö, jota ei määritellä mikro- tai pienyritykseksi 
• yleisen edun kannalta merkittävä yhteisö.

Tilinpäätös ja toimintakertomus tulee laatia neljän kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä. 

Kirjanpitolain mukaan tilinpäätöksen on annettava oikea ja riittävä kuva yritystoiminnan tuloksen muodostumisesta ja yrityksen taloudellisesta asemasta. Asia todennetaan tilintarkastuksessa, josta on säädetty erikseen tilintarkastuslaissa. Tilintarkastusvelvollisuus ei koske toiminimiyrittäjiä ja kaikkein pienimpiä yrityksiä.

Viime kädessä vastuu tilinpäätöksen oikeellisuudesta on yrityksen johdolla. Siksi tilinpäätöksen allekirjoittamiseen ei kannata suhtautua pelkkänä muodollisuutena. Lisätietoa tilinpäätöksestä löydät aihetta käsittelevästä artikkelistamme.

Kirjanpitolaista löytyy lisäksi omat säädöksensä niin konsernitilinpäätöksille kuin kansainvälisten standardien (IFRS) mukaan laadittaville tilinpäätöksille.

Lisätietoa kirjanpitolaista

Kirjanpitoa koskeva lainsäädäntö elää jatkuvasti. 

• Tarkista ajantasainen kirjanpitolaki aina Finlex.fi:stä. Lain lopusta löydät lisätietoa muutossäädösten voimaantulosta ja soveltamisesta. 
• Samasta osoitteesta löydät myös kirjanpitoasetuksen.
• Kirjanpitolautakunnan yleisohjeisiin voit tutustua osoitteessa kirjanpitolautakunta.fi.

• Johtaminen ja raportointi
• Lainsäädäntö ja verotus
• Tilitoimisto
• Yrityksille

Jussi Räsänen

Jussi työskentelee Procountorilla kynäseppona. Otan hyvin mielelläni palautetta ja asiantuntijakommentteja vastaan jussi.rasanen[at]finago.com tai LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/jussi-r%C3%A4s%C3%A4nen-66859a35/